V mnogih prodajnih procesih je med pripravo ponudbe in pravno veljavnim podpisom stranke še vedno prekinitev: natisni, daj podpisati, skeniraj, znova arhiviraj. Pri zavarovalnih ponudbah, kjer hitrost pogosto odloča o sklenitvi posla, je to nepotrebna ovira. Zato ima 1Tool vgrajeno funkcijo elektronskega podpisa, s katero se ponudbe in predlogi podpišejo neposredno v sistemu – brez dodatnega orodja in brez papirja.
Dva podpisa, en postopek
Funkcija podpisa zajame tako podpis podjetja kot podpis stranke v obliki slike. Oba podpisa sta povezana z ustrezno zavarovalno ponudbo oziroma ponudbo, zato je celoten postopek podpisovanja – podjetje in stranka – sledljiv na enem mestu. Pri zavarovalnih ponudbah 1Tool dodatno shrani čas pošiljanja (sent_at), čas podpisa (signed_at) in pot do podpisanega dokumenta. Tako lahko kadar koli dokažete, kdaj je bila ponudba poslana in kdaj je bila dejansko podpisana.
Podpis brez lastnega računa
Ključna točka v praksi: stranka prejme ponudbo prek javne povezave za podpis, ki ne zahteva prijave. Stranki tako ni treba ustvariti uporabniškega računa, se prijaviti ali namestiti dodatne programske opreme. Odpre povezavo, preveri ponudbo in jo takoj podpiše – precej nižja ovira kot pri mnogih zunanjih rešitvah za podpisovanje, ki zahtevajo lasten račun. Za posrednika ali prodajnika to pomeni manj vprašanj, manj prekinjenih postopkov in hitrejše sklepanje poslov.
Zunanje orodje ni potrebno
Ker je funkcija podpisa vgrajena neposredno v 1Tool, ni treba povezovati ločene storitve, kot je DocuSign ali podobne rešitve. Ponudba, podpis in pripadajoči časovni žigi so v enem sistemu – to ne zmanjša le stroškov licenc za dodatno orodje, temveč tudi trud za usklajevanje podatkov med dvema sistemoma. Prav pri zavarovalnih ponudbah, kjer je pomembna sledljivost časa pošiljanja in podpisa, je ta neprekinjena dokumentacija v enem sistemu otipljiva prednost.
Pogosta vprašanja
Ali mora stranka za podpis ustvariti uporabniški račun?
Ne. Ponudba je poslana prek javne povezave za podpis brez prijave, ki jo stranka lahko odpre in podpiše brez lastnega računa.
Kateri časi se pri zavarovalnih ponudbah dodatno beležijo?
1Tool shrani čas pošiljanja (sent_at) in čas podpisa (signed_at) ponudbe ter pot do podpisanega dokumenta.
Ali se beleži tudi podpis podjetja, ne le podpis stranke?
Da. Podpis podjetja in podpis stranke se shranita kot slika ob zavarovalni ponudbi oziroma ponudbi.
Bi radi digitalni podpis za svoje ponudbe videli v živo?