»Naši podatki so vendar v Evropi.« Ta stavek pogosto slišimo, ko podjetja govorijo o Microsoft 365, OneDrive ali Copilotu. Navadno celo drži – in vseeno pomaga manj, kot bi pričakovali. Odločilno namreč ni le, kje stoji strežnik, temveč tudi, čigav je.
V tem prispevku razumljivo in brez panike pojasnjujemo, kaj se skriva za CLOUD Act, v čem se zasebna naročnina razlikuje od poslovne in kje so vaši podatki, ko delate z 1Tool.
Patriot Act, CLOUD Act, FISA – kaj pravzaprav velja?
Pri dostopu ZDA mnogi še vedno pomislijo na Patriot Act iz leta 2001. Danes sta pomembnejša dva druga zakona:
- CLOUD Act (2018): ameriška podjetja morajo na odredbo ameriških oblasti izročiti podatke – ne glede na to, v kateri državi stoji podatkovni center. Strežnik v Frankfurtu, na Dunaju ali v Zürichu tega ne spremeni, dokler je ponudnik ameriški koncern.
- FISA, oddelek 702: ameriškim obveščevalnim službam dovoljuje nadzor oseb, ki niso državljani ZDA, pri ameriških ponudnikih komunikacijskih in oblačnih storitev. Prav ta določba je bila razlog, da je Sodišče Evropske unije razveljavilo dva prejšnja sporazuma o podatkih med EU in ZDA (»Safe Harbor« leta 2015 in »Privacy Shield« leta 2020).
Microsoft je to leta 2025 odkrito priznal pred francoskim senatom: na vprašanje, ali lahko podjetje zagotovi, da podatki francoskih strank nikoli ne bodo brez soglasja posredovani ameriškim oblastem, je bil odgovor po smislu: ne, tega ne more zagotoviti. Microsoft po lastnih navedbah takšne zahteve preverja in se jim, kjer je mogoče, upre – pravna obveznost pa ostaja.
»Ampak saj obstaja sporazum o varstvu podatkov?«
Da. Od leta 2023 velja okvir EU-ZDA za zasebnost podatkov (Data Privacy Framework), od leta 2024 tudi njegova švicarska različica. Microsoft je certificiran. Prenos podatkov v ZDA je s tem pravno dopusten.
Dve stvari morate pri tem vedeti:
- Sporazum ureja, ali se podatki smejo prenesti – ne preprečuje pa, da bi ameriške oblasti do njih dostopale.
- To je že tretji tovrstni sporazum. Oba predhodnika je Sodišče Evropske unije razveljavilo. Ali bo sedanji zdržal, je odvisno tudi od političnih razmer v ZDA.
Zasebna ali poslovna naročnina: velika razlika
Pogost primer v manjših podjetjih: poslovni dokumenti pristanejo v OneDrivu zasebnega računa Microsoft – na primer z naročnino Microsoft 365 Personal, Family ali Premium. To je priročno, a za poslovne podatke napačno mesto:
- Brez zaveze glede lokacije shranjevanja. »EU Data Boundary« in hramba podatkov v Švici pri Microsoftu veljata le za poslovne pogodbe (Business in Enterprise). Pri zasebnih naročninah se lahko podatki shranjujejo ali obdelujejo tudi v ZDA.
- Brez pogodbe o obdelavi podatkov v smislu GDPR. Če podatke strank shranjujete v zasebnem računu, vam manjka pogodbena podlaga, ki jo kot podjetje potrebujete do svojih strank.
- Funkcije UI. Kar vnesete v Copilot, se lahko obdeluje zunaj Evrope. Zaupne ponudbe, kadrovski podatki ali zdravstveni podatki tja ne sodijo.
- Kraj, kjer ste, ni pomemben. Ali delate iz Gradca, Münchna ali Züricha, nič ne spremeni – merodajno je, kje se vodi račun.
Tudi s poslovno pogodbo in evropsko lokacijo podatkov CLOUD Act še vedno velja. Poslovna pogodba položaj bistveno izboljša, temeljnega vprašanja pa ne reši.
Kje so vaši podatki v 1Tool?
1Tool razvija in upravlja Körbler GmbH v Avstriji. Vaši podatki o strankah, ponudbe, računi, projekti in dokumenti so shranjeni na naših strežnikih v podatkovnem centru v Welsu (Zgornja Avstrija). Upravlja ga ITandTEL, podjetje avstrijske skupine eww.
- Avstrijski upravljavec, avstrijsko pravo – noben ameriški koncern, ki bi ga lahko prisilili k izročitvi podatkov
- Delovanje s certifikatom ISO/IEC 27001 pri upravljavcu podatkovnega centra
- 100 % zelena elektrika, večinoma iz regionalnih hidroelektrarn
- Redundantno napajanje z dvema sistemoma UPS in zasilnim agregatom
- Varstvo podatkov po GDPR – podrobnosti o obdelavi podatkov z veseljem osebno preučimo z vami
Iskreno: kje so izjeme
Ne želimo vam obljubljati ničesar, kar ne drži. Obstajajo funkcije, pri katerih podatki namenoma dosežejo drugega ponudnika – in sicer le, če jih vklopite sami:
- Povezava poštnega predala Microsoft 365: če svoj predal Outlook povežete z 1Tool, gredo e-poštna sporočila seveda prek Microsofta – natanko tako, kot če bi jih pisali neposredno v Outlooku. Tako deluje povezava.
- Funkcije UI: umetna inteligenca v 1Tool deluje z lastnim ključem vašega podjetja pri ponudniku UI. Brez tega ključa je UI izklopljena in nič ne zapusti podatkovnega centra.
Sami torej odločate, kateri podatki gredo kam – običajno pa velja: vaši podatki ostanejo v Avstriji.
Kaj pa dokumenti Office?
Kdor Microsoft uporablja predvsem za Word, Excel in PowerPoint, lahko v 1Tool dela neposredno z EuroOffice: odpira, ureja in deli dokumente – brez licence Microsoft in brez tega, da bi datoteke zapustile strežnike 1Tool. Več o integraciji EuroOffice.
Kontrolni seznam: kako dobro so zaščiteni podatki vašega podjetja?
✅ Ali so podatki strank le v poslovnih računih – ne v zasebnih oblačnih naročninah?
✅ Ali imate z vsakim ponudnikom oblaka pogodbo o obdelavi podatkov?
✅ Ali veste, v kateri državi ima ponudnik sedež – ne le podatkovni center?
✅ Ali je določeno, katere podatke je dovoljeno vnašati v orodja UI?
✅ Ali so posebej občutljive datoteke dodatno šifrirane, preden gredo v ameriški oblak?
Če pri kateri točki oklevate, se splača pogledati natančneje.
Sklep
Evropski podatkovni center je dober, evropski ponudnik je boljši. Za zasebne fotografije in dokumente je Microsoft 365 trdna izbira. Pri podatkih o strankah, ponudbah in računih vašega podjetja pa bi morali vedeti, kdo lahko na koncu dostopa do njih.
Z 1Tool so vaši poslovni podatki pri avstrijskem ponudniku v avstrijskem podatkovnem centru – in CRM, ponudbe, račune, projekte, zahtevke ter dokumente imate v eni rešitvi.
👉 Bi radi videli, kako bi to izgledalo v vašem podjetju? Dogovorite se za predstavitev.
Opomba: ta prispevek ponuja splošen pregled in ni pravni nasvet.
Več prispevkov:
Microsoft 365 v 1Tool: povežite poštni predal – z navodili za vaš IT1Tool nadomešča Microsoft OfficeVibe coding z 1Tool: platforma pod vašo aplikacijo UI