Organigram običajno prikazuje le eno stvar: trenutno stanje. Kdo je bil pred letom dni na katerem delovnem mestu, katera struktura je veljala v času določenega projekta ali kako se je oddelek spreminjal skozi čas – na takšna vprašanja posnetek trenutnega stanja ne more odgovoriti. Prav tu nastopi organigram v orodju 1Tool, ki ne prikazuje le trenutne strukture, temveč hrani tudi celotno zgodovino sprememb.
Več kot le posnetek trenutnega stanja
V posebnem pogledu v 1Tool si lahko ogledate zgodovino sprememb uporabnikov: kdo je bil kdaj na katerem delovnem mestu in kje v strukturi. Tako organigram iz zgolj trenutnega posnetka postane orodje, ki prikaže spremembe skozi čas. To je še posebej pomembno, kadar je treba slediti kadrovskim menjavam, reorganizacijam ali napredovanjem – bodisi iz organizacijskih razlogov bodisi zato, ker je treba razjasniti vprašanje iz preteklosti.
Izvoz preteklih stanj
Poleg vpogleda v zgodovino 1Tool omogoča tudi izvoz stanja na določen datum. Namesto da bi iz posameznih sprememb mukoma sestavljali, kakšna je bila struktura v resnici na določen dan, to stanje preprosto izvozite. To je dragoceno za retrospektivne analize, za dokumentacijo za nadzorne organe ali za notranjo sledljivost, kadar je treba naknadno ugotoviti, kdo je bil v določenem trenutku odgovoren za katero področje.
Zakaj to ni le prijeten dodatek
Organigram brez zgodovine odgovori le na vprašanje, kako je zdaj. Ko pa pridejo na vrsto kadrovske menjave, nasledstva ali retrospektivne analize, to ne zadošča več. Prav v rastočih podjetjih s pogostimi strukturnimi spremembami se vprašanje »Kako smo bili pravzaprav takrat organizirani?« pojavlja pogosteje, kot bi pričakovali. Z zgodovino sprememb in izvozom preteklih stanj na to vprašanje v 1Tool odgovorite brez zamudnega rekonstruiranja.
Sledljivost kot stranski učinek
Praktična korist organigrama z zgodovino sprememb se pogosto pokaže šele naknadno, ko se pojavi vprašanje, na katerega ob prvotni postavitvi strukture ni nihče pomislil. Kdo je bil odgovoren za oddelek v času določenega dogodka, katera struktura je veljala, ko je bila sprejeta neka odločitev, ali kako se je delovno mesto spreminjalo skozi več reorganizacij? Ker 1Tool zgodovino vodi neprekinjeno, ni treba naknadno iz posameznih dokumentov, e-poštnih sporočil ali spomina sodelavcev rekonstruirati, kaj je v določenem trenutku dejansko veljalo. Izvoženo preteklo stanje namesto tega zagotavlja zanesljivo in takoj uporabno podlago – za notranja pojasnila ali za dokumentacijo nasproti tretjim osebam.
Pogosta vprašanja
Ali lahko v 1Tool preverim, kdo je bil v preteklosti na katerem delovnem mestu?
Da. V posebnem pogledu je prikazana zgodovina sprememb uporabnikov, torej kdo je bil kdaj na katerem delovnem mestu in kje v strukturi.
Ali je mogoče izvoziti preteklo stanje organigrama?
Da. 1Tool omogoča ciljni izvoz stanja na določen datum.
Za koga je zgodovina sprememb organigrama še posebej pomembna?
Predvsem za podjetja s pogostimi kadrovskimi menjavami ali reorganizacijami ter za retrospektivne analize in notranjo sledljivost odgovornosti.
Kako bi danes odgovorili na vprašanje, kako je bila vaša organizacija strukturirana pred letom dni?