Kdor vodi večji projekt, pozna vprašanje: kje pravzaprav smo? Doslej je to pogosto pomenilo pregledovanje seznama nalog, iskanje po gantogramu ali hitro sestavljanje Excelove tabele za vodstvo.
Za to ima 1Tool zdaj pregled za vodstvo – dodatno stran za vsak projekt. Običajni pogled projekta z nalogami, gantogramom in vsemi podrobnostmi ostane nespremenjen. Pregled za vodstvo pride zraven: za vse, ki ne urejajo vsake naloge, ampak želijo stanje videti na en pogled. Brez nastavitev, neposredno iz nalog, ki jih že vodite.
Kaj prikazuje pregled za vodstvo
- Napredek v odstotkih. Koliko nalog je opravljenih, kot število in kot vrstica – zeleno za opravljeno, rumeno za v delu.
- V delu, Odprte, Zapadle. Tri ploščice takoj pokažejo, koliko teče, koliko še čaka in kaj je že čez rok.
- Naslednji roki. Prihajajoči roki kot časovnica, z nalogo, odgovorno osebo in »še 5 dni«. Kar bo kmalu zapadlo, je označeno rdeče.
- Vsa področja z nalogami. Vsako področje projekta v svoji tabeli s stanjem, odgovorno osebo, datumom in »3 od 5 opravljenih«.
- Dokazila neposredno pri nalogi. Priloženi dokumenti so v stolpcu Dokumenti in se odprejo s klikom – priročno za prevzeme, pogodbe ali poročila o pregledih.
- Časovni načrt. Čisto spodaj gantogram pokaže, kdaj se posamezno področje začne in konča.
Kako deluje
Pregled za vodstvo ne potrebuje dodatnega vzdrževanja. Bere naloge, ki jih v projektu že ustvarjate:
- Področja = glavne naloge. Vsaka glavna naloga v projektu postane področje, na primer Prenova, IT ali Marketing. Njen opis je ob naslovu.
- Naloge = podnaloge. Posamezne korake ustvarite kot podnaloge – z Dodeljeno in Rokom.
- Zaključek s stikalom. En klik v stolpcu Opravljeno – napredek, ploščice in roki se takoj preračunajo.
- Označevanje »v delu«. Pri nalogi vnesite odstotek opravljenega, pa šteje kot V delu.
- Filtriranje in iskanje. Z Vse, Odprte, V delu in Opravljene ali iskalnim poljem najdete vsako nalogo v nekaj sekundah.
Pregled odprete v projektu prek menija z Prikaži pregled za vodstvo.
Komu koristi pregled za vodstvo
- Vodstvu: stanje projekta v desetih sekundah – brez spraševanja in brez poročila o stanju.
- Vodjem projektov: kaj je zapadlo, kaj pride ta teden? Časovnica rokov odgovori, preden postane tesno.
- Projektom z dokazili: certifikacija, revizija, sofinanciran projekt ali načrt skladnosti, kot je NIS2 – pri vsaki nalogi je ustrezen dokument, pregled pa pokaže, kaj manjka.
- Selitvam, odprtjem, uvedbam: veliko udeleženih, veliko rokov, en fiksni datum – prav za to je pregled narejen.
Pogosta vprašanja
Ali pregled za vodstvo nadomesti dosedanji pogled projekta?
Ne. Pregled za vodstvo je dodatna stran. V pogledu projekta delate naprej kot običajno – pregled iste naloge povzame za vodstvo in vodje projektov.
Ali moram projekte preurediti?
Ne. Pregled za vodstvo uporablja glavne naloge in podnaloge, ki jih že imate. Če so vaše naloge že tako razdeljene, je pregled takoj pripravljen.
Kakšna je razlika do gantograma?
Gantogram je namenjen načrtovanju in premikanju rokov. Pregled za vodstvo prikazuje stanje: napredek, roke in odprte točke. Časovni načrt kot gantogram pa najdete tudi na dnu pregleda.
Ali so zapadle naloge posebej prikazane?
Da. Ploščica Zapadle jih prešteje, v tabelah pa je njihov datum rdeč. Naslednji roki prikazujejo le odprte naloge od danes naprej.
Preizkusite pregled za vodstvo
Že delate z 1Tool? Odprite projekt in v meniju kliknite Prikaži pregled za vodstvo – to je vse.
Še ne uporabljate 1Tool? Preizkusite 1Tool brezplačno ali se dogovorite za predstavitev – z veseljem vam pregled za vodstvo pokažemo v živo.