Napačen račun preprosto izbrisati se sliši kot najhitrejša rešitev, z računovodskega vidika pa je to problematično: brisanje je v nasprotju z načelom sledljivosti in lahko pri davčnem pregledu sproži vprašanja. Zato 1Tool uporablja posebno funkcijo za storniranje računov, ki popravke pravilno dokumentira, namesto da bi podatke preprosto odstranila.
Posebno pogovorno okno za storno namesto preprostega brisanja
Za storniranje računa je v 1Toolu na voljo posebno pogovorno okno. Namesto da bi račun odstranilo iz sistema, vas to okno vodi skozi postopek storniranja in zagotovi, da je popravek pravilno evidentiran. Poleg tega obstaja nastavitev, s katero določite, kako se sistem pri storniranju konkretno obnaša, tako da lahko postopek prilagodite svojim zahtevam.
Izvirni račun ostane ohranjen
Storno ustvari popravno knjižbo v obliki dobropisa, ki ostane povezana z izvirnim računom. Izvirni račun torej ne izgine iz sistema, temveč skupaj s pripadajočim popravkom ostaja kadar koli sledljiv. Kdor si pozneje ogleda zgodovino računa, takoj vidi, da je bil storniran in zakaj, ter neposredno ob njem najde ustrezno popravno knjižbo.
Zakaj je to pomembno z računovodskega vidika
Pri knjigovodstvu, skladnem z GoBD (nemškimi načeli pravilnega knjigovodstva), je sledljivost sprememb osrednje načelo: enkrat evidentiranih poslovnih dogodkov se ne sme za nazaj spremeniti ali odstraniti brez sledi. Storno knjižba, ki ostane povezana z izvirnim računom, to načelo izpolnjuje, medtem ko bi preprosto brisanje prav to sled uničilo. Pomembno je tudi v odnosu do strank: pri vprašanjih o storniranem računu lahko na podlagi povezanega popravka natančno ugotovite, kaj je bilo prvotno zaračunano in kako je bilo nato popravljeno.
Pogosta vprašanja
Ali se storniran račun izbriše iz sistema?
Ne. Izvirni račun ostane ohranjen in je skupaj s popravno knjižbo še naprej sledljiv.
Kako tehnično poteka storniranje?
Prek posebnega pogovornega okna, ki ustvari popravno knjižbo v obliki dobropisa, povezano z izvirnim računom.
Ali lahko prilagodim obnašanje pri storniranju?
Da, za to obstaja nastavitev, ki določa obnašanje sistema pri storniranju.
Bi radi izvedeli, kako funkcija storniranja v 1Toolu deluje v praksi?