Nabava, skladiščenje in spletna trgovina iz enega vira
Mednarodni koncerni z lokacijami v desetinah držav se pri promocijskih izdelkih srečujejo s tipičnim izzivom: darila, ki ustrezajo celostni podobi blagovne znamke, je treba nabaviti, skladiščiti in razdeliti podružnicam po vsem svetu, ponekod pa jih celo prodajati končnim strankam ali zaposlenim – ne da bi pri tem izgubili nadzor nad podobo znamke, proračunom in zalogo. Prav tu se pokaže, kako dragoceno je upravljanje promocijskih izdelkov, podprto z ERP-sistemom in integrirano spletno trgovino.
Dva modula, en proces: nabava ter skladiščenje/dispozicija
Celoten proces profesionalnega upravljanja promocijskih izdelkov lahko razdelimo na dva jasno ločena modula. Modul 1, nabava, zajema dejansko izvedbo nakupa, vključno s pogajanji o cenah, nadzorom rokov dobave in ponovnim naročanjem opredeljenih artiklov. Modul 2, skladiščenje in dispozicija, pokriva fizično skladiščenje asortimana v skladišču z vodenjem zalog ter njegovo dispozicijo, vključno z odpremo, prek spletne trgovine na ravni posameznega artikla. Modula se med seboj dopolnjujeta, lahko pa ju oddamo tudi ločeno – odvisno od tega, ali podjetje skladiščenje izvaja samo ali ga v celoti preda zunanjemu izvajalcu.
B2B-distribucija lokacijam po vsem svetu
Osrednji asortiman promocijskih izdelkov se z vodenjem zalog skladišči na eni lokaciji in med letom razdeljuje podružnicam v številnih državah. Ko zaloga artikla na posamezni lokaciji pade na nič, lahko samodejno sprožimo ponovno naročilo. Za pregleden asortiman se priporoča zavestna omejitev na obvladljivo število artiklov, razporejenih v različne cenovne razrede – od cenovno ugodnih množičnih daril do kakovostnih premium daril. Količinsko razdelitev po cenovnih razredih skupaj določita naročnik in ponudnik storitve ter jo za vsako sezono (poletno oziroma zimsko obdobje) opredelita na novo.
Sezonski paketi namesto posameznih naročil med letom
Namesto številnih majhnih posameznih naročil skozi leto se je obnesla dvakratna letna odprema, združena v poletni in zimski paket za vse opredeljene lokacije. Komisioniranje artiklov in večjezično komunikacijo z lokacijami centralno izvaja ponudnik storitve, kar občutno zmanjša administrativno breme na strani podjetja. Za tekoče, kratkoročne potrebe posameznih lokacij – na primer za artikle s stalno visokim povpraševanjem – je mogoče dodatno opredeliti t. i. evergreene, ki se prevzemajo postopoma, pri čemer se naročnik zaveže k odkupu dogovorjene letne količine.
Dogodki in posebne priložnosti ločeno
Poleg rednega asortimana mednarodno dejavna podjetja redno oddajajo enkratna naročila za dogodke in letne priložnosti – od sejemskih nastopov do sezonskih akcij. Da za takšne priložnosti ni potrebno dodatno skladiščenje, je dobava lahko izvedena neposredno partnerju dogodka na fiksno določen datum. Tako glavno skladišče ostane vitko, blago za dogodke pa ne izkrivlja zaloge v spletni trgovini.
Prodaja končnim strankam in zaposlenim kot razširitev
Profesionalno zasnovan asortiman promocijskih izdelkov je mogoče tudi komercialno izkoristiti, ne le za B2B: del asortimana se lahko – v dogovoru z imetnikom blagovne znamke – prodaja neposredno končnim strankam, dopolnjen z lastnimi artikli, opredeljenimi posebej za prodajo končnim kupcem. Prav tako je mogoče izvajati programe popustov za zaposlene, pri katerih se sedanji in nekdanji zaposleni z navedbo svoje kadrovske številke registrirajo na posebni platformi in nakupujejo po ugodnejših cenah. V obeh primerih ostaja opredelitev pravic do uporabe znamke in morebitnega deleža prihodkov imetnika znamke osrednji del pogodbe.
Spletna trgovina kot tehnična hrbtenica
Da naročil, zalog in dispozicije ni treba usklajevati po e-pošti ali v Excelovih tabelah, potrebujemo lastno spletno trgovino na ravni artiklov, prek katere lahko pooblaščeni zaposleni na posameznih lokacijah neposredno naročijo, kar potrebujejo. Vmesnik do sistema za upravljanje blaga naročnika (npr. SAP) zagotavlja celovito preglednost med naročilom, zalogo in računovodstvom. Za vnos in vzdrževanje artiklov v spletni trgovini je odgovoren ponudnik storitve, ki skrbi tudi za zanesljive dobavne roke pri prvi in ponovni nabavi ter za jasno določen delovni čas skladišča in roke za oddajo naročil za dostavo isti ali naslednji delovni dan.
Odobritev znamke in zagotavljanje kakovosti
Vsak nov artikel se pred proizvodnjo opremi z besedno in figurativno znamko naročnika in ga je treba formalno odobriti – na podlagi zavezujočega vzorca ali, če to proizvodno ni mogoče, na podlagi fotografij ali simulacij tiska. Jasni roki za odziv pri odobritvi in opredeljene tolerance pri barvnih odstopanjih zagotavljajo nemoten proizvodni proces, ne da bi ogrozili podobo znamke. Poleg tega se splača redna ustvarjalna izmenjava – na primer dvakrat letno, v skladu s sezonskimi cikli – da asortiman sproti preverjamo, sledimo trendom in skupaj uskladimo nove predloge artiklov.
Zaključek: promocijski izdelki kot celovit proces namesto posameznega naročila
Upravljanje promocijskih izdelkov za mednarodna podjetja je veliko več kot občasno naročanje daril. Kdor nabavo, skladiščenje, sezonske pakete, dogodke, prodajo končnim strankam in zaposlenim ter s SAP povezano spletno trgovino obravnava kot en celovit proces, zmanjša administrativno breme, zagotovi skladnost z znamko po vsem svetu in ustvari resnično preglednost stroškov na vseh lokacijah – ne da bi se morale notranje ekipe ukvarjati s skladiščno logistiko ali usklajevanjem odprem.