Pogosta vprašanja o varstvu podatkov

Naši zaposleni dostopajo do podatkov strank le, če je stranka to zahtevala od službe za podporo strankam ali če je dostop do podatkov potreben za zagotavljanje storitev, preprečevanje ali odpravljanje težav s storitvami ali tehničnih težav ali če je družba 1Tool to dolžna storiti v skladu z obvezno pravno ureditvijo.

1Tool pravno zavezujoče izjavlja, da so bile vse osebe, pooblaščene za obdelavo podatkov, pred začetkom svojih dejavnosti zavezane k varovanju zaupnosti. Zlasti obveznost varovanja zaupnosti oseb, pooblaščenih za obdelavo podatkov, ostane v veljavi tudi po prenehanju njihove dejavnosti in odhodu od ponudnika storitev. Obveznost ohranjanja zaupnosti je treba upoštevati tudi za podatke pravnih oseb in poslovnih partnerstev. Z našimi partnerji (Brunner Webhosting, ITandTEL) obstajajo tudi ločeni sporazumi o zaupnosti.

Če mora 1Tool podatke razkriti v skladu z obveznimi zakonskimi predpisi, 1Tool ne bo preverjal podatkov o strankah, jih posredoval tretjim osebam ali se nanje skliceval.

Podatke, ki presegajo vaše podatke, zlasti podatke, ki ste nam jih dali na voljo za izključno notranje pogodbene namene, bomo tretjim osebam posredovali le, če smo k temu zakonsko zavezani ali če je to potrebno za zaščito naših zakonitih interesov.

Izbris, ki ga zahtevate, bo običajno izveden v 2 delovnih dneh.

Možno je tudi izbrisati posamezne zapise podatkov, vendar moramo poudariti, da izbris posameznih zapisov podatkov, če ni natančno opredeljeno, kaj je treba izbrisati, povzroči stroške, ki jih moramo zaračunati svojim strankam.

Če je treba obnoviti podatke, je treba poskrbeti, da se izbrisani podatki ne obnovijo.

Če se podatki zbirajo na vaši spletni strani prek Typo3, WordPress ali naše programske opreme 1Tool (npr. prek e-novic ali kontaktnega obrazca), mora biti v izjavi o varstvu podatkov navedeno, da je družba Körbler GmbH obdelovalec ter da se podatki zbirajo, obdelujejo in uporabljajo v vašem imenu.

Zaradi načela zmanjševanja in izogibanja podatkom je lahko pogoj za registracijo le e-poštni naslov.
Vsebina glasila mora biti posameznemu uporabniku prepoznavna že ob registraciji. Uporabniki morajo biti obveščeni tudi o tem, da se lahko kadar koli odjavijo od prejemanja novic.

Takoj ko zbirate osebne podatke tudi prek obrazca za pošiljanje novic/kontaktov (npr. ime, naslov, e-pošta), morate obiskovalca v pravilniku o zasebnosti obvestiti o tem, kako se ti podatki uporabljajo. Zato mora biti vsak obrazec opremljen s potrditvenim poljem, ki uporabniku omogoča pošiljanje vnosa šele po aktivaciji/privolitvi.

Besedilo za izjavo o privolitvi in politiko zasebnosti lahko preprosto shranite v orodjein1tool.

Ne, tudi predhodno veljavno pridobljeno soglasje ne izgubi svoje veljavnosti. Vendar morate imeti dokazilo o privolitvi (npr. v pisni obliki ali na podlagi digitalnih zapisov).

Če na primer nimate veljavnega soglasja zainteresiranih strank, jim ne smete več pošiljati e-poštnih sporočil. Ker mora vsaka obdelava podatkov temeljiti na veljavni pravni podlagi, je treba podatke nemudoma izbrisati tudi, če ni bilo dano veljavno soglasje.

Če želite v program 1Tool shraniti potrebne nastavitve za zaščito podatkov, kliknite na Osnovni podatki – Zaščita podatkov. Tu morate najprej na splošno aktivirati aplikacijo in vnesti ime nastavitev za varstvo podatkov (npr. ime obrazca, za katerega ustvarjate besedilo privolitve). Nato lahko sami določite individualno besedilo privolitve za svoje potrditveno polje ali pa ustrezno prilagodite predlagano varianto (npr.: dodajanje imena podjetja, teme glasila itd.).

Naslednji korak je vnos pravilnika o zasebnosti. To lahko vstavite kot besedilo v orodje 1Tool ali – če že obstaja stran z vašo uredbo o varstvu podatkov – jo povežete navzven. Na vašo zahtevo bomo z veseljem pripravili tudi ustrezno politiko zasebnosti.

Na koncu morate označiti potrditveno polje in navesti obrazce, za katere naj bi veljala privolitev in politika zasebnosti.

Priporočljivo je, da ima vsako podjetje imenik predelave, tj. seznam vseh postopkov predelave v podjetju. Ta imenik obdelave mora vsebovati informacije o postopkih obdelave podatkov v podjetju in mora biti izdelan v pisni obliki, najbolje v elektronski obliki. Za vse podatke v podjetju je treba opredeliti informacije, kot so namen obdelave podatkov, prejemniki, načrtovano obdobje hrambe itd.

V orodju 1Tool lahko obiščete Osnovni podatki – Varstvo podatkov – Katalog obdelave lahko najprej vnesete vse potrebne podatke za skupine stikov, ki ste jih ustvarili. To storite tako, da dvakrat kliknete v ustreznem stolpcu in dodate svoje podatke ali, če osebne podatke posredujete v tretje države, označite ustrezno potrditveno polje. Nato izberite obdobje shranjevanja in vnesite splošni opis tehničnih in organizacijskih ukrepov za varnost obdelave podatkov.

Poleg postopkov obdelave v orodju 1Tool lahko v ta imenik obdelave sami dodate dodatne vrstice, da bi v njem zabeležili postopke obdelave vašega podjetja, ki potekajo zunaj njega.