Visuelle Orientierung
Nutzen Sie farbige Ordner zur besseren Übersicht.
1Tool · Functions Documents Module
Functions Documents Module
Document management
With the 1Tool document management software you can organize your files.
What is behind it
A professional document management system (DMS) is indispensable for companies that want to optimize their work processes, create transparency and improve collaboration. With 1Tool document management software, we not only offer you a powerful solution, but also the perfect complement to traditional workflows.
The main functions of a DMS:
Automatisierte Workflows
Dokumente werden nach vordefinierten Regeln automatisch verteilt und verarbeitet.
Archivierung und Revisionssicherheit
Sichere Aufbewahrung von Dokumenten gemäß gesetzlicher Anforderungen.
Zugriffsrechte
Detaillierte Berechtigungskonzepte für maximale Sicherheit.
What the 1Tool document management software offers
Our software is specifically designed to simplify your processes and save you time. With intuitive features and a user-friendly interface, organizing documents is a breeze:
Hochladen und Strukturieren
Erstellen Sie Ordner, benennen Sie Dateien und passen Sie die Struktur Ihren Bedürfnissen an.
Effiziente Suche
Finden Sie Dokumente schnell dank durchsuchbarer Metadaten.
Teilen und Kommentieren
Teilen Sie Dokumente sicher und fügen Sie Anmerkungen hinzu.
Zentrale Verwaltung
Alle Dateien an einem Ort – immer und überall zugänglich.
The advantages of digital document management
A digital DMS such as 1Tool not only creates order, but also offers a multitude of advantages for companies:
Zeitersparnis
Reduzierte Suchzeiten durch strukturierte Ablage und intelligente Suchfunktionen.
Bessere Zusammenarbeit
Gemeinsame Nutzung von Dokumenten für Teams an verschiedenen Standorten.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Versionierung und Protokollierung sorgen für Klarheit.
Flexibilität
Zugriff auf Dokumente von überall und zu jeder Zeit – auch mobil.
Kosteneffizienz
Automatisierte Workflows und zentralisierte Datenhaltung reduzieren manuelle Aufwände.
Rechtskonformität
Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und Data privacystandards wie DSGVO.
Workflows: Automation made easy
A modern DMS is more than just a filing system – it is an active part of your company. With the help of workflows, documents can be automatically forwarded to the relevant departments and processed there. This not only saves time, but also reduces errors.
Example: Invoice receipt
A DMS automatically recognizes relevant information such as the invoice number, checks it against existing data in the ERP system and forwards the invoice for approval. After checking, the invoice is archived and is available for future use.
On-premise or cloud: which DMS is right for you?
On-Premise-DMS
Installiert auf lokalen Servern, mit maximaler Kontrolle über Daten.
Cloud-DMS
Zugriff von überall, ohne lokale Installation. Updates und Wartung werden vom Anbieter übernommen. Ideal für moderne, flexible Arbeitsweisen.
DMS and ERP: a powerful combination
Integrating a DMS with your ERP system ensures seamless processes and greater data consistency. Missing or incorrect data can be added automatically and all documents are archived in an audit-proof manner.
Conclusion: The path to optimal document management
With a professional document management system like 1Tool, you can increase the efficiency of your company in the long term. You save time, improve collaboration and create the basis for future-oriented working methods. Experience the benefits of our software in a free demo and take the first step towards more efficient document management.
Works together with
What it costs
You pay per workstation, not per feature. Cancellable monthly, servers in Austria.
See 1Tool on your own business
Thirty minutes, your processes, our software — no obligation and no jargon.
Try it free