En muchas empresas, las solicitudes de soporte llegan primero a un buzón de correo normal y desde allí hay que trasladarlas manualmente a un sistema de tickets. Esto lleva tiempo, es propenso a errores y hace que las solicitudes se atiendan con distinta rapidez según la carga de trabajo. Además, alguien tiene que decidir qué departamento o qué grupo de contactos es responsable de una solicitud entrante. 1Tool elimina este paso manual del proceso supervisando automáticamente los correos entrantes y convirtiéndolos directamente en tickets.
Supervisar buzones automáticamente
1Tool puede supervisar automáticamente buzones de correo mediante IMAP o mediante cuentas de Microsoft. En cuanto llega un nuevo correo a un buzón supervisado, se detecta sin que nadie tenga que revisar el buzón manualmente ni reenviar el mensaje. El proceso se ejecuta en segundo plano, independientemente de la hora del día a la que llegue una solicitud.
Conversión automática en tickets y comentarios
Los correos entrantes se convierten automáticamente en tickets o, si ya existe un ticket correspondiente, en comentarios del ticket. Así, cada correo relevante se convierte automáticamente en un caso trazable en el sistema de tickets, sin necesidad de copiar o volver a introducir el contenido manualmente. Las respuestas a una conversación ya en curso se asignan al ticket existente, de modo que todo el historial de una solicitud permanece visible en un solo lugar.
Asignación automática a un departamento o grupo de contactos
Además de la conversión, 1Tool asigna automáticamente un nuevo ticket al departamento o grupo de contactos adecuado. De este modo, la solicitud llega directamente a donde debe tramitarse, sin que nadie tenga que leer antes el correo y reenviarlo manualmente. Para su equipo, esto significa tiempos de respuesta más cortos y un reparto más equilibrado de las solicitudes, independientemente de cuántos correos estén llegando en ese momento.
Preguntas frecuentes
¿Qué tipos de buzones puede supervisar 1Tool?
1Tool puede supervisar automáticamente tanto buzones IMAP clásicos como cuentas de Microsoft.
¿Cada correo entrante se convierte en un nuevo ticket?
Los correos entrantes se convierten automáticamente en tickets o, si ya existe un ticket correspondiente, se asignan como comentario del ticket.
¿Tengo que asignar manualmente las solicitudes entrantes a un departamento?
No, 1Tool asigna automáticamente un nuevo ticket al departamento o grupo de contactos adecuado.
¿Cuántos correos de soporte se siguen trasladando a mano a tickets en su empresa?