Para muchas empresas, una firma de correo electrónico uniforme forma parte de una imagen profesional, pero en la práctica suele ser laboriosa de implantar. A menudo las firmas deben crearse de forma centralizada y después distribuirse a cada empleado, que a su vez tiene que configurarlas en su propio programa de correo. Si algo cambia, como un número de teléfono o el logotipo, el trabajo vuelve a empezar. Sobre todo cuando hay cambios frecuentes en el equipo o modificaciones habituales de los datos de contacto, este esfuerzo se acumula de forma notable. 1Tool lo resuelve permitiendo que cada empleado gestione él mismo su firma de correo directamente en el sistema, de forma individual e independiente de sus compañeros. Mantener la propia firma pasa así a formar parte del trabajo habitual en el CRM, en lugar de ser una tarea adicional fuera de él.
Firmas individuales para cada empleado
En 1Tool, cada empleado puede crear, editar y, si es necesario, eliminar su propia firma de correo. La firma se guarda individualmente para cada empleado, de modo que puede mantenerse con independencia de las firmas de los demás compañeros. Esto significa que, si un empleado cambia su extensión o su puesto, no afecta a las firmas de nadie más en la empresa, y nadie tiene que intervenir de forma centralizada para que el cambio se aplique. Para las empresas con varios empleados que envían correos en nombre de la empresa, se obtiene así una solución en la que cada uno es responsable de sus propios datos, sin necesidad de coordinarse con un departamento central. Esta responsabilidad propia descarga al mismo tiempo a áreas centrales como TI o la gestión administrativa, que de lo contrario se encargarían de cada pequeño cambio en una firma concreta. En su lugar, cada empleado se ocupa de que sus propios datos estén actualizados.
Edición en el editor de texto enriquecido
Para editar la firma se dispone de un editor de texto enriquecido. Con él, los empleados pueden dar formato a su firma directamente, sin necesidad de conocimientos técnicos, por ejemplo de HTML. Esto reduce la barrera para crear o adaptar una firma, ya que la edición funciona de forma similar a un procesador de textos habitual. Una vez creada, la firma puede volver a abrirse y modificarse en cualquier momento, por ejemplo cuando cambian los datos de contacto o se quiere añadir una nueva línea. Como la edición se realiza directamente en 1Tool, se garantiza además que la firma se mantenga en el mismo lugar en el que transcurre el resto de la correspondencia del empleado, y no en una herramienta aparte. Además de texto sin formato, se pueden incluir formatos básicos como resaltados o párrafos, sin necesidad de saber editar código HTML. Quien ya esté familiarizado con los procesadores de texto habituales se desenvolverá rápidamente en la edición de la firma.
Imagen uniforme sin el esfuerzo de una distribución centralizada
Como cada empleado mantiene su propia firma, desaparece la clásica distribución centralizada, en la que se envía una plantilla de firma a todos los empleados y cada uno tiene que configurarla por separado en su programa de correo. Aun así, se puede lograr una apariencia uniforme, porque cada empleado se comunica con una firma de estructura básica comparable, pero atribuible individualmente, por ejemplo con su propio nombre y extensión. De cara al exterior, la empresa ofrece así una imagen cohesionada, sin que cada firma tenga que definirse de forma centralizada hasta el último detalle. Para las empresas, esto supone menos coordinación al introducir o actualizar las firmas, porque ya no hay que organizar cada cambio de forma centralizada y trasladarlo a cada programa de correo de la empresa. En cambio, el mantenimiento recae donde los datos son realmente correctos: en los propios empleados. Para los nuevos empleados, esto supone además un comienzo sencillo: pueden crear su propia firma durante la incorporación en el sistema habitual, sin necesidad de instrucciones aparte para el programa de correo que utilicen. Así, el estado actual de todas las firmas se mantiene automáticamente allí donde los empleados trabajan a diario de todos modos.
Preguntas frecuentes
¿Puede cada empleado editar su propia firma?
Sí, cada empleado puede crear, editar y eliminar su propia firma mediante un editor de texto enriquecido.
¿Tengo que configurar la firma por separado en cada programa de correo?
No, la firma se guarda y gestiona directamente en 1Tool para cada empleado.
¿Modificar una firma afecta también a las firmas de otros empleados?
No, cada firma se guarda de forma individual e independiente de las firmas de los compañeros.
¿Cuánto esfuerzo de coordinación supone actualmente el mantenimiento de las firmas de correo en su empresa?