Las facturas pendientes no solo cuestan liquidez a las empresas, sino también tiempo cuando hay que hacer el seguimiento de los recordatorios de pago. Los clientes a menudo perciben con retraso las reclamaciones clásicas por correo electrónico o postal, sobre todo si su bandeja de entrada ya está llena o el correo postal se abre días después. WhatsApp, en cambio, lo usan muchas personas varias veces al día. Para la contabilidad, un cobro más rápido supone además menos esfuerzo en el seguimiento de las partidas abiertas. 1Tool aprovecha esto y permite enviar recordatorios de pago automatizados por WhatsApp, basados en la integración de WhatsApp Business en el CRM. Así, el proceso de reclamación existente gana un canal adicional que se percibe rápidamente.
Un canal adicional para la gestión de cobros
El recordatorio de pago por WhatsApp no sustituye a la reclamación clásica por correo electrónico o postal, sino que la complementa. Para las empresas, esto significa que no tienen que cambiar a fondo su proceso de reclamación, sino que pueden añadir WhatsApp como una pieza más. Como muchos clientes miran su smartphone, y por tanto WhatsApp, con mucha más frecuencia que su bandeja de correo o su buzón, aumenta la probabilidad de que un recordatorio de pago se perciba realmente, y además a tiempo. Sobre todo con facturas a punto de vencer o recién vencidas, este contacto más rápido puede marcar la diferencia entre que un pago llegue puntualmente o solo después de un plazo adicional. La integración en 1Tool permite utilizar este canal adicional sin herramientas aparte. Así, las empresas pueden decidir por sí mismas en qué casos tiene sentido WhatsApp como canal adicional, por ejemplo con vencimientos especialmente urgentes, y en cuáles sigue bastando la vía clásica. Esta flexibilidad permite ampliar el proceso de reclamación existente paso a paso, en lugar de cambiarlo por completo.
Plantillas de mensaje con marcadores dinámicos
Para el envío se utiliza una plantilla de mensaje aprobada por Meta que funciona con marcadores dinámicos. En ella pueden insertarse automáticamente, por ejemplo, el número de factura o el importe pendiente, de modo que cada recordatorio de pago se adapta a la factura correspondiente sin tener que redactar el texto de nuevo cada vez. Esto ahorra tiempo cuando hay varios recordatorios pendientes a la vez y garantiza al mismo tiempo una imagen uniforme y profesional ante los clientes. Como la plantilla debe estar aprobada previamente por Meta, también se asegura que el envío automatizado cumple las normas de la comunicación empresarial por WhatsApp, en lugar de enviar mensajes redactados libremente sin aprobación. Además, se reduce el riesgo de errores tipográficos que pueden surgir al copiar a mano importes o números de factura en un mensaje. Y como la plantilla está definida de antemano, el tono de la comunicación se mantiene coherente en los distintos recordatorios de pago.
Vista previa antes del envío
Antes de que un recordatorio de pago se envíe realmente, el mensaje puede verse como vista previa con los marcadores ya rellenados. Quien inicia el recordatorio ve así exactamente cómo llegará el mensaje al cliente, incluidos los datos de la factura insertados automáticamente. Esto aporta control, precisamente porque se trata de una comunicación automatizada, dirigida a clientes, sobre un tema delicado como los pagos pendientes. Así, los errores, por ejemplo importes mal insertados, pueden detectarse antes del envío y no después. Para las empresas, este paso intermedio significa que automatización y control no se contradicen: el envío es automático y no supone trabajo manual adicional, pero la revisión del contenido antes del envío sigue siendo posible. Esta posibilidad de control resulta especialmente valiosa cuando se preparan recordatorios para varios clientes a la vez y un solo error podría repetirse fácilmente. De este modo, la automatización sigue siendo una herramienta que acelera el proceso sin renunciar al control sobre el contenido de cada mensaje.
Preguntas frecuentes
¿El recordatorio por WhatsApp sustituye a la reclamación clásica por correo electrónico o postal?
No, complementa los canales de reclamación existentes con un canal adicional que se percibe rápidamente.
¿Qué datos pueden insertarse automáticamente en el mensaje?
La plantilla funciona con marcadores dinámicos, por ejemplo para el número de factura o el importe pendiente.
¿Puedo revisar el mensaje antes de enviarlo?
Sí, antes del envío el mensaje puede verse como vista previa con los datos insertados.
¿Cuánto tiempo dedica actualmente su equipo al seguimiento manual de los pagos pendientes?