En el servicio externo, el éxito de una jornada de trabajo no depende solo de cuántas citas se planifican, sino también de si el tiempo entre cada una de ellas está calculado de forma realista. Si se subestima el tiempo de desplazamiento entre dos visitas a clientes, las citas siguientes se retrasan, los clientes esperan innecesariamente y los empleados trabajan bajo presión de tiempo. A menudo, un plan diario demasiado ajustado solo se detecta cuando el técnico o comercial ya está en ruta. Con una indicación fiable de los tiempos de desplazamiento directamente en la planificación de citas, este problema puede evitarse ya en la fase de asignación.
Tiempos de desplazamiento por empleado y día de un vistazo
El plan de recursos de 1Tool calcula y muestra, para cada empleado y cada día, los tiempos de desplazamiento entre citas consecutivas. Así, los planificadores no tienen que estimar ellos mismos las distancias entre los lugares de trabajo ni consultarlas en una aplicación de mapas aparte, sino que ven la información relevante justo donde se crea el plan diario. Esto ahorra tiempo en la planificación y reduce el riesgo de calcular mal los tiempos de desplazamiento. Sobre todo en equipos con varios empleados de servicio externo que a lo largo del día visitan a distintos clientes en distintos lugares, esta visión de conjunto es una pieza esencial de una planificación diaria que funcione. Los tiempos de desplazamiento se muestran automáticamente en el contexto de las citas ya planificadas, de modo que se integran directamente en la rutina diaria de asignación sin generar trabajo manual adicional.
Detectar a tiempo las jornadas poco realistas
La verdadera ventaja se ve cuando entre dos citas se ha previsto muy poco tiempo para el desplazamiento. Como el tiempo de desplazamiento es visible justo al lado o entre las citas correspondientes, el planificador ve de un vistazo si la jornada prevista es realmente viable. En lugar de un plan que sobre el papel parece completo pero que en la práctica resulta demasiado ajustado, la planificación puede corregirse de antemano moviendo o intercambiando citas, o repartiéndolas de otra manera entre los empleados disponibles. Esto reduce los retrasos en el día a día y permite visitar a los clientes de forma más fiable dentro de la franja horaria acordada. Para las empresas con rutas de servicio externo recurrentes, significa además que con el tiempo se obtiene una imagen más realista de cuántas citas por día y empleado tiene realmente sentido planificar.
Planes diarios a mano también en ruta
No todos los empleados de servicio externo tienen acceso continuo a una aplicación o a un dispositivo móvil mientras conducen o están con el cliente. Por eso, en 1Tool los planes diarios pueden exportarse a PDF o imprimirse directamente. Así, el plan final, incluidos los tiempos de desplazamiento calculados, puede llevarse impreso, por ejemplo como alternativa por si en ruta no hay una conexión a internet estable. Para la planificación, esto supone una flexibilidad adicional, ya que el mismo plan puede consultarse en formato digital en 1Tool o entregarse en papel o como archivo PDF, por ejemplo por correo electrónico al empleado correspondiente.
Preguntas frecuentes
¿Los tiempos de desplazamiento se calculan automáticamente o hay que introducirlos a mano?
Los tiempos de desplazamiento entre citas consecutivas se calculan y se muestran automáticamente en el plan de recursos.
¿A quién va dirigida la indicación de tiempos de desplazamiento en el plan de recursos?
Se dirige sobre todo a los planificadores que elaboran los planes diarios del personal de servicio externo y quieren comprobar si la secuencia de citas prevista es realista en cuanto a tiempos.
¿Puedo usar un plan diario también fuera de 1Tool?
Sí, los planes diarios pueden exportarse a PDF o imprimirse directamente, por lo que están disponibles incluso sin acceso continuo a la aplicación.
¿Cuántas veces en las últimas semanas ha tenido su equipo de servicio externo que reorganizar sobre la marcha un plan diario demasiado ajustado?