Supprimer purement et simplement une facture erronée semble être la solution la plus rapide, mais d'un point de vue comptable c'est problématique : les suppressions vont à l'encontre du principe de traçabilité et peuvent susciter des questions lors d'un contrôle fiscal. 1Tool mise donc sur une fonction d'annulation dédiée aux factures, qui documente proprement les corrections au lieu de simplement effacer des données.
Une boîte de dialogue d'annulation dédiée plutôt qu'une simple suppression
Pour annuler une facture, 1Tool propose une boîte de dialogue d'annulation dédiée. Au lieu de retirer la facture du système, celle-ci guide pas à pas à travers le processus d'annulation et garantit que la correction est enregistrée en bonne et due forme. Un paramètre configurable permet en outre de définir précisément le comportement du système lors des annulations, afin d'adapter le processus à vos exigences.
La facture d'origine est conservée
Une annulation génère une écriture de correction sous forme d'avoir, qui reste liée à la facture d'origine. La facture initiale ne disparaît donc pas du système : avec la correction correspondante, elle reste traçable à tout moment. En consultant plus tard l'historique d'une facture, on voit immédiatement qu'elle a été annulée et pourquoi, et l'on trouve l'écriture de correction juste à côté.
Pourquoi c'est important d'un point de vue comptable
Dans une comptabilité conforme aux GoBD (les principes allemands de tenue régulière des comptes), la traçabilité des modifications est un principe central : les opérations commerciales une fois enregistrées ne doivent pas être modifiées ou supprimées rétroactivement sans laisser de trace. Une écriture d'annulation qui reste liée à la facture d'origine respecte ce principe, alors qu'une simple suppression effacerait justement cette trace. C'est aussi important vis-à-vis des clients : en cas de question sur une facture annulée, la correction liée permet de retracer exactement ce qui a été facturé à l'origine et comment cela a été corrigé ensuite.
Questions fréquentes
Une facture annulée est-elle supprimée du système ?
Non. La facture d'origine est conservée et reste traçable avec l'écriture de correction.
Comment se déroule une annulation sur le plan technique ?
Via une boîte de dialogue d'annulation dédiée, qui génère une écriture de correction sous forme d'avoir, liée à la facture d'origine.
Puis-je adapter le comportement lors des annulations ?
Oui, un paramètre configurable permet de piloter le comportement lors des annulations.
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