Un client veut vérifier rapidement où en est un projet – sans devoir créer de compte, définir un mot de passe ou écrire un e-mail au chef de projet. C’est justement dans ce genre de situation que les outils de projet classiques, protégés par un accès, se révèlent souvent trop lourds : soit le client reçoit un accès complet, avec toute la gestion des droits et des mots de passe que cela implique, soit il n’en reçoit aucun et doit demander activement le statut à chaque fois. 1Tool propose une voie intermédiaire plus simple : les tableaux de projet et de tâches peuvent être partagés directement via un lien spécial, sans obligation de connexion.
Un lien suffit pour donner une vue d’ensemble
Dans 1Tool, un tableau de projet ou de tâches peut être partagé publiquement via un lien spécial. Toute personne qui reçoit ce lien peut consulter directement le tableau – sans se connecter et sans avoir besoin de son propre compte. Pour la collaboration quotidienne avec les clients, c’est un gain de temps considérable : au lieu d’écrire des e-mails de suivi ou d’envoyer des captures d’écran, il suffit de partager le lien une seule fois. Le client peut ensuite vérifier lui-même à tout moment où en sont les différentes tâches. Cela réduit non seulement la charge de communication côté entreprise, mais donne aussi au client une image plus juste et plus actuelle de l’avancement du projet qu’un e-mail de statut occasionnel ne le pourrait jamais.
Accès uniquement via le lien personnel, introuvable publiquement
Point important : « partageable publiquement » ne signifie pas que le tableau peut être trouvé par n’importe qui sur Internet. L’accès n’est possible que via le lien personnel, impossible à deviner, qu’un collaborateur transmet délibérément au client concerné. Sans ce lien précis, le tableau reste inaccessible aux tiers. Cet équilibre entre un accès simple pour le destinataire prévu et une protection contre les accès non autorisés permet de partager facilement des informations de projet sans perdre le contrôle sur qui peut les consulter.
Participer activement plutôt que simplement regarder, si besoin
Parfois, un client ne doit pas seulement consulter le statut, mais aussi s’impliquer – par exemple pour laisser un commentaire sur une tâche. Pour cela, la personne qui consulte le tableau peut en plus se connecter de façon légère en tant que contact, via le même système de connexion des contacts que 1Tool utilise ailleurs pour les contacts externes. L’usage reste ainsi flexible : qui veut seulement être informé n’a rien d’autre à faire ; qui veut collaborer peut se connecter en quelques étapes. Les deux variantes passent par le même lien partagé, sans avoir à configurer des partages différents selon les besoins.
Questions fréquentes
N’importe qui sur Internet peut-il trouver le tableau partagé ?
Non. L’accès n’est possible que via le lien personnel, impossible à deviner. Sans ce lien, le tableau est introuvable.
Un client doit-il se connecter pour voir le tableau ?
Non, aucune connexion n’est nécessaire pour la simple consultation. Seuls ceux qui souhaitent collaborer activement, par exemple pour commenter, peuvent en plus se connecter de façon légère en tant que contact.
Combien de clients peuvent recevoir le même lien ?
Le lien peut être transmis à toutes les personnes concernées qui doivent avoir un aperçu du tableau – le partage est lié au lien lui-même.
Vous souhaitez montrer à vos clients d’un coup d’œil où en est un projet – sans effort supplémentaire pour les accès ou les e-mails de statut ?
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