Les factures impayées coûtent aux entreprises non seulement de la trésorerie, mais aussi, en cas de litige, beaucoup d'énergie – surtout lorsqu'on ne sait plus exactement quelle relance a été envoyée à qui et quand. Un processus de relance structuré et documenté est donc important, tant sur le plan pratique que juridique. 1Tool propose pour cela un processus de relance à plusieurs niveaux, du premier rappel courtois jusqu'à la transmission à une agence de recouvrement – y compris un rappel de paiement par WhatsApp pour les clients qui réagissent rarement aux e-mails.
Jusqu'à cinq niveaux de relance, entièrement documentés
Dans 1Tool, vous pouvez configurer jusqu'à cinq niveaux de relance. Pour chaque facture et chaque niveau, le système enregistre la date de la relance et le collaborateur qui l'a déclenchée – en cas de litige ou de question interne, tout l'historique des relances reste ainsi traçable à tout moment. Pour les cas particuliers, il existe un blocage des relances, applicable aussi bien à une facture qu'à un contact entier : un client donné – par exemple parce qu'un accord de paiement individuel a été conclu – peut ainsi être totalement exclu des relances automatiques. Les frais de relance sont enregistrés à la fois par relance et de manière cumulée sur tous les niveaux, ce qui permet de voir à tout moment le coût total déjà engendré par une facture impayée.
De la lettre de relance à la transmission au recouvrement
Les mises en demeure peuvent être téléchargées en PDF dans 1Tool – également en envoi groupé, lorsque plusieurs factures sélectionnées doivent être envoyées en même temps par e-mail avec le PDF de relance. Si une relance reste sans effet, 1Tool propose un export séparé des postes ouverts, qui peut inclure en option un commentaire ainsi que des informations pour la transmission au recouvrement. Le processus de relance couvre ainsi non seulement le rappel classique, mais aussi le passage effectif à une procédure de recouvrement lorsqu'une créance doit être poursuivie à l'amiable hors tribunal.
Rappel de paiement WhatsApp : bien plus que l'e-mail
Chez les particuliers ou les petites entreprises notamment, les relances par e-mail restent souvent non lues dans la boîte de réception, alors qu'un message WhatsApp est remarqué beaucoup plus rapidement. 1Tool permet donc de configurer un modèle WhatsApp Business spécialement dédié aux rappels de paiement. Ce modèle fonctionne avec des variables – par exemple pour le numéro de facture ou le montant dû – et affiche un aperçu en direct du message complété avant l'envoi. Vous adaptez ainsi le ton du rappel à votre propre communication client, sans devoir reformuler le texte à chaque envoi.
Questions fréquentes
Pourquoi plusieurs niveaux de relance plutôt qu'un seul rappel ?
Une démarche progressive – du rappel courtois à la dernière relance avant transmission au recouvrement – documente le retard de paiement de manière traçable et pose les bases d'éventuelles démarches juridiques ultérieures.
Puis-je exclure certains clients des relances ?
Oui, le blocage des relances permet d'exclure entièrement du processus une facture individuelle ou un contact complet.
Le rappel WhatsApp remplace-t-il la relance classique par e-mail ou par courrier ?
Le rappel de paiement WhatsApp est un modèle supplémentaire et configurable au sein du processus de relance. Il complète les lettres de relance classiques, en particulier pour les groupes de clients qui réagissent plus vite sur ce canal.
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