Per chi lavora sul campo, nei cantieri o tra un appuntamento con i clienti e l’altro, la semplice registrazione delle ore spesso non basta. Senza contesto è difficile ricostruire a posteriori dove si trovasse davvero un collaboratore al momento della timbratura in entrata o in uscita. Per l’azienda questo significa fidarsi ciecamente oppure fare verifiche manuali laboriose con collaboratori, clienti o committenti. Soprattutto con più luoghi di intervento al giorno o progetti che cambiano, un semplice elenco di orari diventa presto confuso e poco significativo. La rilevazione presenze mobile di 1Tool colma questa lacuna collegando automaticamente ogni registrazione a una posizione. In questo modo i semplici valori orari diventano un quadro tracciabile di dove e quando si è effettivamente lavorato, senza alcun onere di registrazione aggiuntivo per il team.
Ogni registrazione con posizione e contesto
Con la rilevazione presenze mobile di 1Tool, la posizione viene registrata automaticamente a ogni entrata e uscita, senza che i collaboratori debbano fornire informazioni aggiuntive. Tutte le registrazioni di una giornata possono poi essere visualizzate su una mappa come indicatori o gruppi di indicatori. Pianificatori e responsabili ottengono così a colpo d’occhio una panoramica geografica degli spostamenti del team, invece di dover scorrere semplici elenchi di orari. Un clic su un indicatore apre un tooltip con i dettagli rilevanti: orario, attività collegata e collaboratore interessato. Soprattutto quando nella stessa giornata si svolgono più interventi o appuntamenti con i clienti in parallelo, questa vista mappa aiuta a ricostruire rapidamente lo svolgimento, ad esempio quando in seguito emergono domande su un intervento specifico o un cliente desidera la conferma della visita di un collaboratore. La rilevazione della posizione avviene in background come parte integrante della timbratura: l’impegno aggiuntivo per il team è pari a zero, mentre la qualità dei dati aumenta sensibilmente, perché ogni registrazione porta con sé automaticamente un contesto geografico.
Geofencing come obbligo opzionale
Per le aziende in cui entrata e uscita devono essere legate a un luogo preciso, 1Tool consente di attivare in via opzionale l’obbligo di geofencing. Quando questa impostazione è attiva, la timbratura è possibile solo entro un raggio definito attorno a un luogo stabilito, ad esempio attorno a una sede aziendale o a un cantiere. In questo modo si garantisce che le registrazioni avvengano davvero sul posto e non per errore o a distanza. La regola vale per tutta l’azienda secondo le impostazioni memorizzate e i collaboratori non devono rispettarla manualmente: se la posizione si trova al di fuori del raggio consentito, la regola interviene automaticamente e in quel punto la timbratura semplicemente non è possibile. Per le aziende con luoghi di lavoro ben delimitati è un modo semplice per rendere più sicura la rilevazione presenze, senza complicare per il team la timbratura in sé. Per le aziende con luoghi di intervento variabili e non noti in anticipo, il geofencing resta invece disattivato, così la rilevazione presenze mobile funziona anche lì senza limitazioni.
Verifica tramite selfie per una sicurezza in più
Oltre alla posizione, in 1Tool è possibile attivare anche una verifica tramite selfie con la fotocamera frontale. Quando questa funzione è attiva, a ogni entrata e uscita viene scattata automaticamente una foto di verifica. Così, oltre al luogo, si può verificare che la registrazione sia stata effettuata davvero dalla persona interessata e non al suo posto dal dispositivo di un’altra persona. Per le aziende che, oltre all’orario e al luogo, hanno bisogno di un ulteriore livello di controllo, ad esempio in ambiti sensibili alla sicurezza o in luoghi di intervento variabili con molte persone diverse, questa opzione rappresenta un’integrazione semplice, che funziona direttamente sul dispositivo mobile già in uso senza hardware aggiuntivo. Come l’obbligo di geofencing, anche la verifica tramite selfie è un’impostazione opzionale che può essere attivata in base alle esigenze aziendali e non è una parte obbligatoria della rilevazione presenze mobile. Le aziende possono quindi decidere autonomamente quanto controllo aggiuntivo abbia senso per il proprio caso d’uso, senza dover utilizzare tutte le funzioni insieme.
Domande frequenti
I collaboratori devono inserire manualmente la propria posizione?
No, la posizione viene registrata automaticamente in background a ogni entrata e uscita; non è necessario alcun inserimento manuale.
L’obbligo di geofencing è attivo automaticamente?
No, il geofencing è un’impostazione opzionale. Solo dopo averlo attivato, la timbratura è possibile esclusivamente entro il raggio definito attorno al luogo stabilito.
A ogni registrazione viene scattata automaticamente una foto?
Solo se è stata attivata la verifica tramite selfie. In tal caso, a ogni entrata e uscita viene scattata una foto di verifica.
Quanto è trasparente oggi la rilevazione presenze mobile nella tua azienda?