Ponudba je dogovorjena, pogodba je pripravljena – nato pa se pogosto začne najbolj zamuden del: natisniti, podpisati, skenirati, poslati nazaj. Za stranko je to prekinitev med digitalnim in papirnim svetom, ki stane čas in po nepotrebnem zavlačuje celotno sklenitev posla. Za podjetje pomeni dodatno administracijo, dokler podpisani dokument dejansko ni spet na voljo. 1Tool ponuja funkcijo digitalnega podpisa, vgrajeno neposredno v postopek z dokumenti, s katero ovinek prek tiskalnika in skenerja postane nepotreben.
Osebna povezava namesto papirja in skenerja
Za digitalni podpis zaposleni v 1Tool ustvari osebno povezavo za podpis določenega dokumenta, na primer ponudbe ali pogodbe. Povezava je vezana na e-poštni naslov točno določene stranke in ji je poslana neposredno. Klasična pot s tiskanjem, ročnim podpisom in ponovnim skeniranjem tako v celoti odpade. Za podjetje to pomeni bistveno bolj urejen in sledljiv postopek: dokument ostane digitalen od pošiljanja do podpisane različice, brez vmesnih prehodov med mediji.
Dostop s čarobno povezavo, podpis neposredno v brskalniku
Ob odprtju povezave za podpis se stranka preveri s čarobno povezavo (magic link) – preprosto s klikom na povezavo, prejeto po e-pošti, brez vnosa gesla. Nato lahko podpiše neposredno v brskalniku, z miško na računalniku ali s prstom na zaslonu na dotik. Podpis se takoj prenese v dokument. Za stranko se celoten postopek skrči na dva koraka: odpreti povezavo in podpisati. Ni potreben lasten račun, ni gesla, ki bi si ga morala zapomniti, in ni dodatnega programa za namestitev.
Hitrejša sklenitev poslov, manj administracije
Praktični učinek te poenostavitve se pokaže predvsem v hitrosti: ponudba, ki jo je mogoče podpisati takoj ob prejemu, namesto da bi jo bilo treba natisniti in vrniti po pošti ali kot sken, opazno skrajša čas do zavezujoče sklenitve. Hkrati se zmanjša delo na strani podjetja, saj podpisanih dokumentov ni več treba ročno spremljati, skenirati ali arhivirati – na voljo so neposredno v ustreznem postopku v 1Tool. Za stranke je ovira do podpisa najnižja možna, kar lahko v praksi pozitivno vpliva na delež sklenjenih poslov.
Pogosta vprašanja
Ali stranka potrebuje lasten račun, da podpiše dokument?
Ne. Stranka prejme osebno povezavo za podpis, se prek nje prijavi s čarobno povezavo in lahko takoj podpiše – lasten račun ni potreben.
Kako stranka konkretno podpiše?
Neposredno v brskalniku, z miško na računalniku ali s prstom na zaslonu na dotik. Podpis se takoj prenese v dokument.
Ali si mora stranka zapomniti geslo?
Ne. Preverjanje poteka prek čarobne povezave, poslane po e-pošti – zadostuje en klik, brez gesla.
Bi radi strankam omogočili, da ponudbe in pogodbe podpišejo z enim klikom, namesto da čakate na pošto ali skenirane dokumente?
Preberite tudi
- Deljenje projektnih tabel s strankami – brez prijave
- Interna opomba ali vidno stranki? Komentarji s stikalom za vidnost