V številnih podjetjih zahteve za podporo najprej pristanejo v običajnem e-poštnem nabiralniku, od tam pa jih je treba ročno prenesti v sistem zahtevkov. To zahteva čas, je podvrženo napakam in vodi do tega, da so zahteve glede na obremenitev obravnavane različno hitro. Poleg tega mora nekdo odločiti, kateri oddelek ali katera skupina kontaktov je pristojna za prispelo zahtevo. 1Tool ta ročni korak odstrani iz procesa, saj samodejno spremlja prispela e-poštna sporočila in jih neposredno pretvori v zahtevke.
Samodejno spremljanje nabiralnikov
1Tool lahko e-poštne nabiralnike samodejno spremlja prek protokola IMAP ali prek računov Microsoft. Takoj ko v spremljani nabiralnik prispe novo e-poštno sporočilo, ga sistem zazna, ne da bi moral kdo ročno preverjati nabiralnik ali posredovati sporočilo. Postopek poteka v ozadju, ne glede na to, ob kateri uri dneva zahteva prispe.
Samodejna pretvorba v zahtevke in komentarje
Prispela e-poštna sporočila se samodejno pretvorijo v zahtevke oziroma, če ustrezen zahtevek že obstaja, v komentarje k zahtevku. Tako iz vsakega pomembnega e-poštnega sporočila samodejno nastane sledljiv primer v sistemu zahtevkov, ne da bi bilo treba vsebino ročno kopirati ali znova vnašati. Odgovori na že potekajoč pogovor se dodelijo obstoječemu zahtevku, tako da celoten potek zahteve ostane viden na enem mestu.
Samodejna dodelitev oddelku ali skupini kontaktov
Poleg same pretvorbe 1Tool nov zahtevek samodejno dodeli ustreznemu oddelku ali skupini kontaktov. Zahteva tako pristane neposredno tam, kjer jo je treba obravnavati, ne da bi moral kdo najprej pregledati e-poštno sporočilo in ga ročno posredovati. Za vašo ekipo to pomeni krajše odzivne čase in enakomernejšo porazdelitev zahtev, ne glede na to, koliko e-poštnih sporočil trenutno prispe.
Pogosta vprašanja
Katere vrste nabiralnikov lahko spremlja 1Tool?
1Tool lahko samodejno spremlja tako klasične nabiralnike IMAP kot tudi račune Microsoft.
Ali vsako prispelo e-poštno sporočilo postane nov zahtevek?
Prispela e-poštna sporočila se samodejno pretvorijo v zahtevke oziroma, če ustrezen zahtevek že obstaja, dodelijo kot komentar k zahtevku.
Ali moram prispele zahteve ročno dodeliti oddelku?
Ne, 1Tool nov zahtevek samodejno dodeli ustreznemu oddelku ali skupini kontaktov.
Koliko e-poštnih sporočil podpore pri vas še vedno ročno prenašate v zahtevke?