Osrednji poštni predal, kot je info@ ali support@, mora biti običajno dostopen več zaposlenim hkrati, ne da bi vsaka oseba samodejno dobila poln dostop do vseh e-poštnih sporočil. Če se tak predal upravlja le prek enega samega deljenega računa, pogosto ni mogoče stopnjevati dostopa glede na potrebe. 1Tool to reši s poštnimi skupinami, ki združujejo e-poštne račune in jih naredijo skupno dostopne več zaposlenim, z natančno usklajenimi pravicami dostopa za vsako posamezno osebo.
Združevanje e-poštnih računov v poštne skupine
V 1Tool lahko posamezne e-poštne račune združite v poštne skupine. Takšna skupina lahko na primer predstavlja osrednji predal info@ ali support@, do katerega skupaj dostopa cela ekipa. Namesto da bi vsak zaposleni za isti naslov nastavil svoj predal ali ročno posredoval sporočila, celotna ekipa dela na istem mestu z istimi sporočili.
Pravice dostopa po zaposlenem in poštni skupini
Za vsakega posameznega zaposlenega lahko natančno določite, ali ima do določene poštne skupine le bralni dostop ali tudi pisalni, torej lahko na primer odgovarja na sporočila ali jih ureja. Te pravice se dodelijo za vsako poštno skupino posebej, tako da ima lahko oseba v eni skupini bralni, v drugi pa pisalni dostop, odvisno od naloge, ki jo dejansko opravlja.
Nadzor brez omejevanja ekipe
Ta model združuje dve zahtevi, ki si sicer pogosto nasprotujeta: ekipa naj bi lahko skupaj delala z osrednjim poštnim predalom, hkrati pa ne bi smela vsaka oseba samodejno dobiti popolnega nadzora nad vsemi dohodnimi in odhodnimi sporočili. Nove člane ekipe ali začasne sodelavce lahko tako na primer najprej vključite z bralnim dostopom, izkušeni zaposleni pa lahko delajo tudi s pisalnim dostopom. To ustvari preglednost v ekipi, ne da bi se odpovedali nadzoru nad občutljivo komunikacijo.
Pogosta vprašanja
Ali lahko več zaposlenih skupaj uporablja isti poštni predal, kot je info@?
Da, e-poštne račune lahko v 1Tool združite v poštne skupine, do katerih lahko skupaj dostopa več zaposlenih.
Ali vsak zaposleni samodejno dobi poln dostop do poštne skupine?
Ne, za vsakega zaposlenega lahko posebej določite, ali ima do določene poštne skupine le bralni ali tudi pisalni dostop.
Ali ima lahko zaposleni v različnih poštnih skupinah različne pravice?
Da, pravice dostopa se določijo za vsako poštno skupino in vsakega zaposlenega posebej.
Kdo v vaši ekipi ima trenutno poln dostop do vašega osrednjega podpornega predala — in ali bi ga res moral imeti vsak?