Pri izbiri programske opreme CRM so v ospredju običajno prodajni lijaki, avtomatizacije in poročila. To je razumljivo – te funkcije so vidne, dobro se pokažejo v predstavitvi in obljubljajo takojšnjo dodano vrednost. Veliko manj pozornosti pa dobi vprašanje, ki na koncu odloča o tem, kako zanesljivo vse te funkcije dejansko delujejo: kako kakovostni so kontaktni podatki, na katerih temeljijo?
Funkcije so dobre le toliko kot podatki pod njimi
Prodajni lijak, ki temelji na podvojenih kontaktih, popači vsako analizo verjetnosti sklenitve posla. Avtomatizacija, ki znova piše napačnemu ali blokiranemu kontaktu, lahko stane zaupanje ali ima celo pravne posledice. Poročilo o novih strankah, ki šteje tudi dvojnike, daje napačno sliko o dejanski rasti. Nobena od teh funkcij sama po sebi ni napačna – preprosto delajo s podatki, ki jih dobijo. Prav zato kakovost podatkov ni postranska zadeva, temveč temelj, na katerem stoji vsaka druga funkcija CRM.
Trije gradniki, ki ta temelj v 1Tool zavarujejo
1Tool te teme ne rešuje z eno samo funkcijo, temveč z več usklajenimi gradniki, ki delujejo na različnih točkah življenjskega cikla podatkov.
- Združevanje dvojnikov po modelu ohranjeni zapis/dvojnik: namesto samodejnega in pavšalnega združevanja kontaktov se za vsako posamezno polje odloči, katera vrednost ostane. Tako dvojniki izginejo, ne da bi po pomoti zavrgli pravilne podatke.
- Strukturirano upravljanje črnega seznama: kontakti, ki ne smejo več prejemati sporočil, so dokumentirani centralno in enotno za vso ekipo – z nastavljivimi stolpci in filtri namesto ohlapnega seznama ob strani.
- Graditelj obrazcev z vnaprej nastavljenimi skupinami polj in povezavo z organigramom: novi kontakti že od začetka nastajajo v bolj urejeni strukturi, ker so naslovna polja določena kot enoten gradnik namesto posamično, dohodna povpraševanja pa je mogoče dodeliti ob upoštevanju organizacijske strukture.
Kakovost podatkov kot temelj, ne kot dodatek
Skupni imenovalec teh treh gradnikov: ne posegajo šele pri analizi, ko so težave že vidne, temveč pri viru – ob nastanku kontakta, pri združevanju dvojnikov in pri vzdrževanju seznamov izključitev. Kdor ta temelj zanemari, bo prej ali slej ugotovil, da je tudi najboljši pogled na prodajni lijak, najbolj dodelana avtomatizacija ali najlepše poročilo vredno le toliko, kolikor so vredni kontaktni podatki, na katerih temelji. Kakovost podatkov zato ni nadležna obveznost ob robu, temveč disciplina, ki odloča, ali bodo vse druge funkcije CRM res izpolnile svojo obljubo.
Pogosta vprašanja
Zakaj se kakovost podatkov pri izbiri CRM pogosto spregleda?
Ker vidne funkcije, kot so prodajni lijaki ali poročila, v predstavitvi delujejo bolj impresivno, kakovost podatkov pa postane težava šele med vsakodnevno uporabo.
Ali za zagotavljanje kakovosti podatkov zadošča ena sama funkcija?
Ne, kakovost podatkov nastane s sodelovanjem več gradnikov – od združevanja dvojnikov in upravljanja črnega seznama do strukturiranega zajema podatkov prek obrazcev.
Kje konkretno posegajo ustrezne funkcije v 1Tool?
Pri viru: pri združevanju podvojenih kontaktov, pri vzdrževanju seznamov izključitev in pri strukturiranem zajemu novih kontaktov z graditeljem obrazcev.
Na čem dejansko temeljijo vaše naslednje prodajne in marketinške odločitve – na zanesljivih podatkih ali na predpostavkah?