Povpraševanje, prejeto prek obrazca, je vredno toliko, kolikor hitro pride do prave osebe v podjetju. V mnogih podjetjih ta korak še vedno poteka centralno in ročno: povpraševanje prispe, nekdo ga prebere, odloči, kdo je pristojen, in ga posreduje naprej. To vzame čas in z rastjo števila povpraševanj postane ozko grlo. Graditelj obrazcev v 1Tool ponuja alternativo: mogoče ga je povezati z organigramom podjetja, tako da se organizacijska struktura upošteva že pri dodeljevanju oddanega obrazca.
Težava centralne, ročne razdelitve
Ko vsako dohodno povpraševanje najprej pristane na enem centralnem mestu in se od tam ročno posreduje naprej, nastane ozko grlo. To centralno mesto mora ne le razumeti vsebino vsakega povpraševanja, temveč tudi vedeti, kdo v podjetju je trenutno pristojen za kaj – informacija, ki se z rastjo organizacije in pogostejšimi notranjimi reorganizacijami nenehno spreminja. Če tega znanja v trenutku razdelitve ni, povpraševanje potrebuje več časa, da pride do prave osebe, ali pa je najprej poslano na napačno mesto in ga je treba znova posredovati.
Organizacijska struktura kot del dodeljevanja
Ker je graditelj obrazcev v 1Tool mogoče povezati z organigramom, obstoječa organizacijska struktura podjetja neposredno vpliva na obdelavo oddanega obrazca. Predstavljajte si na primer kontaktni obrazec na spletni strani, prek katerega prihajajo različne zadeve – nekatere tehnične, druge komercialne narave. Ker se organizacijska struktura upošteva pri dodeljevanju, ni več treba za vsako povpraševanje znova od začetka ugotavljati, kateri oddelek ali oseba je pristojna, temveč to dodeljevanje podpira struktura, shranjena v organigramu.
Kaj to pomeni v vsakdanjem delu
Za podjetja z več oddelki ali lokacijami ta povezava občutno razbremeni centralno kontaktno točko. Povpraševanj ni več treba ob vsakem prejemu v celoti znova ocenjevati, saj struktura podjetja, prikazana v organigramu, že zagotavlja osnovo za dodelitev. To skrajša čas med prejemom povpraševanja in njegovo obdelavo pri pravi osebi – prednost, ki neposredno vpliva na odzivne čase in s tem na zadovoljstvo strank.
Pogosta vprašanja
Ali moram povpraševanja iz obrazcev še vedno ročno posredovati pravemu oddelku?
S povezavo graditelja obrazcev z organigramom se organizacijska struktura upošteva že pri dodeljevanju oddanega obrazca.
Od kod izvirajo podatki o pristojnostih?
Iz organigrama, ki ga vzdržuje podjetje in je kot gradnik obrazca vključen prek posebnih nastavitev organigrama.
Ali je ta funkcija del splošnega graditelja obrazcev?
Da, nastavitve organigrama so gradnik, ki ga lahko dodate obrazcu v graditelju obrazcev 1Tool.
Koliko časa pri vas trenutno v povprečju traja, da dohodno povpraševanje pride do prave osebe?