Veliko terminov v podjetju se ponavlja po stalnem vzorcu: tedenski sestanek, mesečno vzdrževanje ali tečaj, ki vedno poteka na isti dan v tednu ob isti uri. Če se takšni termini ročno ustvarjajo enega za drugim, se hitro nabere ponavljajoče se delo, napake, kot je pozabljen ali napačno prepisan termin, pa so skoraj neizogibne. Koledarska funkcija, ki ponavljajoče se vzorce upošteva že od začetka, tu prihrani opazno veliko časa. Zato je v 1Tool mogoče termine ustvariti s pravimi pravili ponavljanja, za kontakte s stalnim ritmom pa so na voljo še lastni urniki tečajev.
Pravila ponavljanja namesto posameznih terminov
Koledarski termini v 1Tool podpirajo prava pravila ponavljanja, na primer dnevno, tedensko, mesečno ali letno. Temeljijo na razširjenem standardu RRULE, ki ga za določanje ponavljajočih se terminov uporabljajo tudi številne druge koledarske aplikacije. Termin je tako treba ustvariti le enkrat z želenim vzorcem ponavljanja, namesto da bi za vsako posamezno ponovitev ustvarili ločen vnos v koledarju. To ne zmanjša le dela z vzdrževanjem, temveč tudi tveganje, da bi pri ročnem vnašanju številnih posameznih terminov kakšen termin pozabili ali vnesli z napačnim datumom. Za vse vrste redno ponavljajočih se terminov v vsakdanjem poslovanju, od internih sestankov do ponavljajočih se terminov s strankami, je tako na voljo enotna osnova.
Lastni urniki tečajev za kontakte s stalnim ritmom
Za kontakte s stalnim, ponavljajočim se ritmom, na primer udeležence tečajev, 1Tool ponuja še lastne urnike tečajev za vsak kontakt. V njih so za posamezni kontakt shranjeni dan v tednu, ura in vzorec ponavljanja. Ti podatki so tako shranjeni neposredno pri kontaktu in niso nekje raztreseni po koledarju, kar zagotavlja preglednost zlasti pri večjem številu udeležencev z različnimi vzorci terminov. Kdor želi redno preveriti, kdaj določen udeleženec običajno pride, ta podatek najde neposredno pri kontaktu, namesto da bi ga moral najprej iskati v koledarju.
Samodejno ustvarjeni koledarski termini
Iz podatkov v urniku tečaja posameznega kontakta 1Tool samodejno ustvari ustrezne koledarske termine. Shranjenega dneva v tednu, ure in vzorca ponavljanja torej ni treba dodatno ročno prenašati v koledar. To prihrani čas pri vpisu novih udeležencev in hkrati zagotavlja, da se termini, vidni v koledarju, vedno ujemajo z ritmom, shranjenim pri kontaktu. Če se ritem udeleženca spremeni, je spremembo mogoče opraviti centralno v urniku tečaja kontakta, namesto da bi morali obstoječe koledarske termine iskati in prilagajati enega za drugim.
Pogosta vprašanja
Katere vzorce ponavljanja podpira koledar v 1Tool?
Koledarski termini se lahko ponavljajo dnevno, tedensko, mesečno ali letno, na podlagi standarda RRULE.
Čemu so namenjeni urniki tečajev za posamezne kontakte?
Namenjeni so kontaktom s stalnim, ponavljajočim se ritmom, na primer udeležencem tečajev, in shranjujejo dan v tednu, uro in vzorec ponavljanja neposredno pri kontaktu.
Ali moram koledarske termine za udeleženca tečaja dodatno ustvariti ročno?
Ne, 1Tool iz podatkov v urniku tečaja samodejno ustvari ustrezne koledarske termine.
Koliko ponavljajočih se terminov vi in vaša ekipa še vedno ustvarjate ročno, enega za drugim?