V mnogih podjetjih se stanja dopusta in nadur še vedno vodijo v ločenih Excelovih tabelah, ki jih je treba ročno posodabljati vzporedno z dejansko evidenco delovnega časa. To vzame čas, je dovzetno za napake in redno sproža vprašanja, koliko dni dopusta ali nadur je dejansko še ostalo. Zlasti ob koncu leta ali pri pogovorih z zaposlenimi hitro postane jasno, kako zamudno je, če se te številke ne posodabljajo sproti, temveč le občasno. 1Tool ta stanja neposredno poveže z evidenco delovnega časa in z individualnim modelom delovnega časa vsakega zaposlenega. Tako nastane vedno ažuren pregled, ne da bi moral kdo ročno ponavljati izračun ali ga voditi v ločeni tabeli.
Individualni model delovnega časa kot osnova
Vsak zaposleni ima v 1Tool shranjen individualni model delovnega časa. V njem so med drugim opredeljene ure na dan v tednu, urna postavka in pravica do dopusta. S tem je upoštevano, da ne dela vsak po enakem vzorcu, na primer pri krajšem delovnem času, različnih tedenskih razporeditvah ali različnih pravicah do dopusta. Ta model je osnova za vse nadaljnje izračune v zvezi z delovnim časom in stanji ter ga je treba za vsakega zaposlenega nastaviti le enkrat. Če se delovno razmerje spremeni, na primer zaradi spremembe obsega zaposlitve, lahko shranjeni model ustrezno prilagodite, nadaljnji izračuni pa samodejno upoštevajo nove vrednosti. Tako je zagotovljeno, da osnova za izračun dopusta in nadur vedno ustreza dejanskemu pogodbenemu stanju, tudi če se to sčasoma spreminja. Za podjetja z mnogimi različnimi modeli delovnega časa, na primer kombinacijo polnega delovnega časa, krajšega delovnega časa in občasnega dela, to pomeni, da se vsaka oseba obravnava po svojem individualno shranjenem modelu, namesto da bi jo primerjali z enotnim pavšalnim pravilom.
Stanja, ki se sproti samodejno izračunavajo
Na podlagi tega modela delovnega časa 1Tool sproti samodejno izračunava stanje dopusta in nadur vsakega zaposlenega. Stanja so prikazana v poročilu evidence delovnega časa, in sicer na začetku oziroma na koncu meseca. Tako je mogoče kadarkoli spremljati, kako se je stanje razvijalo v teku meseca, ne da bi bilo treba pripraviti ločeno poročilo. Za zaposlene to pomeni več preglednosti nad lastnim stanjem dopusta in nadur, za kadrovsko službo pa občutno razbremenitev pri ponavljajočih se vprašanjih, na primer ko želi nekdo na hitro izvedeti, koliko dni dopusta mu je še ostalo. Ker izračun temelji neposredno na vnesenih časovnih vpisih, prikazano stanje samodejno odraža dejansko opravljeni in vpisani delovni čas, ne da bi bilo treba številke voditi dvakrat. Zaposleni in kadrovski odgovorni pri tem dostopajo do iste, enotno izračunane številke, kar že vnaprej prepreči razprave o različnih vmesnih stanjih na različnih seznamih.
Lastne vrste časovnih vpisov vstopajo v izračun
Dopust, poldnevni dopust in bolniška odsotnost so v 1Tool lastne vrste časovnih vpisov, vsaka s svojo logiko ur. Ko je tak vpis vnesen, samodejno vstopi v izračun stanja, ne da bi bilo treba te čase ločeno dopisovati ali preračunavati. Pomembno pri tem: gre za samodejni izračun stanja na podlagi vnesenih časovnih vpisov, ne za formalni potek odobritve, pri katerem bi moral vodja posebej odobriti zahtevek za dopust. 1Tool torej pokrije računski del dopusta in nadur ter ga kadarkoli naredi viden, medtem ko organizacijsko usklajevanje v ekipi še naprej poteka na ustaljen način. Tako ostane razmejitev jasna: časovni vpis poskrbi za pravilno evidentiranje, poročilo prikaže iz tega izhajajoča stanja, dogovor o tem, kdaj si kdo dejansko vzame prosto, pa ostane stvar ekipe. Za podjetja, ki so morala doslej dopust, poldnevni dopust in bolniško odsotnost ročno seštevati iz različnih virov, to pomeni bistveno preprostejšo in doslednejšo osnovo za kadrovsko načrtovanje.
Pogosta vprašanja
Ali mora vodja dopust zaposlenega formalno odobriti?
Ne, 1Tool na tem mestu ne vključuje formalnega poteka odobritve. Stanja dopusta in nadur se samodejno izračunajo na podlagi vnesenih časovnih vpisov.
Kako pogosto se stanje posodablja?
Stanje dopusta in nadur se sproti samodejno izračunava in je prikazano v poročilu evidence delovnega časa na začetku oziroma na koncu meseca.
Ali se bolniška odsotnost in poldnevni dopust upoštevata ločeno?
Da, »Dopust«, »Poldnevni dopust« in »Bolniška odsotnost« so lastne vrste časovnih vpisov z lastno logiko ur, ki vstopajo v izračun stanja.
Koliko časa vaša kadrovska služba trenutno porabi za ročno vodenje seznamov dopustov in nadur?