Kdor redno vodi knjigovodstvo, pozna vzorec: najemnina odide prvega, naročnina na programsko opremo petega, plačilo istemu dobavitelju petnajstega. Ročno razporejanje vsakega od teh bančnih prometov na konte je čisto rutinsko delo – in prav zato 1Tool ponuja pravila knjiženja, s katerimi se ponavljajoči se bančni prometi knjižijo samodejno.
Kako je zgrajeno pravilo knjiženja
V 1Tool lahko določite pravila, ki bančne promete knjižijo samodejno. Kot merila za ujemanje so na voljo IBAN nasprotne stranke, njeno ime in besedilo v namenu plačila – posamično ali v kombinaciji. Ko plačilo ustreza tem merilom, se pravilo uporabi. Vsako pravilo je povezano s fiksnim parom kontov v breme in v dobro ter z davčno šifro, tako da knjižba nastane samodejno, vključno s pravilno davčno obravnavo. Pomembno: pravilo je odvisno od smeri plačila, kar pomeni, da se prilivi in odlivi obravnavajo ločeno – pravilo za priliv torej ne deluje samodejno tudi v nasprotni smeri.
Prihranek časa pri ponavljajočih se plačilih
Učinek je najbolj opazen tam, kjer se plačila ponavljajo iz meseca v mesec: najemnina, naročnine na programsko opremo, obroki lizinga ali plačila stalnim dobaviteljem. Namesto da bi vsako od teh knjižb ročno preverjali in razporejali, sistem prevzame razporeditev na konte, ko je ustrezno pravilo enkrat nastavljeno. Za podjetja z veliko ponavljajočimi se postavkami se to v mesecih sešteje v občutno razbremenitev tekočega knjigovodstva.
Vgrajeno preverjanje smiselnosti
Avtomatizacija je dobra le toliko, kolikor je dober njen nadzor. Zato 1Tool ob ustvarjanju pravila samodejno preveri, ali izbrani konti ustrezajo smeri knjiženja. Če je videti, da je pravilo obrnjeno – na primer ker konto v breme in konto v dobro delujeta ravno obratno, kot bi bilo običajno za izbrano smer – sistem opozori. Tako se napačno nastavljeno pravilo pokaže že ob nastavitvi in ne šele mesece pozneje pri pregledu knjigovodstva, ko je bilo napačno knjiženih že veliko prometov.
Pogosta vprašanja
Katera merila lahko uporabim za pravilo knjiženja?
Določite lahko IBAN, ime nasprotne stranke in/ali besedilo v namenu plačila. Ta merila lahko uporabite posamično ali v kombinaciji, da bančni promet nedvoumno prepoznate.
Ali pravilo samodejno velja za prilive in odlive?
Ne. Vsako pravilo je odvisno od smeri plačila in ga je treba ustvariti ločeno za prilive oziroma odlive, da razporeditev na konte ustreza posamezni smeri plačila.
Kaj se zgodi, če ustvarim pravilo z zamenjanima kontoma?
1Tool samodejno preveri, ali izbrana konta v breme in v dobro ustrezata smeri knjiženja, in opozori, če je videti, da je pravilo obrnjeno. Tako lahko napako popravite, preden nastanejo napačne knjižbe.
Koliko vaših ponavljajočih se bančnih prometov bi lahko že danes knjižili samodejno?