V mnogih podjetjih je med odobrenim računom in dejanskim nakazilom ročni vmesni korak: plačilne podatke je treba iz knjigovodstva prenesti v obliko, ki jo banka lahko obdela. 1Tool zapolni prav to vrzel, saj omogoča, da SEPA plačilne datoteke v formatu XML ustvarite neposredno iz računa – brez ovinka prek ločenega bančnega orodja ali ročnega vnosa podatkov.
Za kaj podjetja v vsakdanu potrebujejo SEPA plačilne datoteke
SEPA plačilne datoteke so standard, s katerim podjetja svoji banki oddajo zbirna nakazila ali direktne obremenitve. Namesto da bi vsako plačilo posebej vnesli v spletno banko, naložite strukturirano datoteko XML, ki vsebuje vse ustrezne transakcije v enem koraku. Zlasti pri ponavljajočih se plačilnih ciklih – na primer ob koncu meseca, ko hkrati zapade več računov dobaviteljev – ta pot prihrani občutno več časa kot ročni vnos vsakega posameznega nakazila. Prednost ustvarjanja takšne datoteke neposredno iz računa v 1Toolu je očitna: plačilni podatki brez prekinitve prihajajo iz istega sistema, v katerem je bil račun evidentiran in preverjen. Zneskov ali IBAN-ov ni treba ponovno pretipkavati, kar hkrati zmanjša možnost napak.
Sledljivost kot vgrajeni del
Takoj ko je SEPA plačilna datoteka ustvarjena, 1Tool pregledno prikaže konkretne podatke o transakciji: ime datoteke, uporabljeni IBAN, znesek, načrtovani datum plačila in sodelavca, ki je datoteko ustvaril. Ta zapis je več kot tehnična opomba. Ko lahko plačila sproži več ljudi v ekipi, se prej ali slej pojavi vprašanje, kdo je kdaj sprožil katero plačilo – na primer pri vprašanjih računovodstva, pri usklajevanju z bančnim izpiskom ali v primeru dvoma ob neskladju. Ker je vsaka ustvarjena datoteka dokumentirana z avtorjem, časom in vsebino, je na to vprašanje mogoče odgovoriti brez brskanja po e-pošti ali spraševanja po ekipi. To zagotavlja jasnost glede odgovornosti, zlasti kadar je odobritev plačil porazdeljena med več oseb, in olajša notranji nadzor nad odhodnimi plačilnimi tokovi.
En korak manj v plačilnem procesu
Za podjetja, ki redno izvajajo zbirna plačila dobaviteljem ali poslovnim partnerjem, neposredno ustvarjanje plačilne datoteke iz računa pomeni neprekinjen proces: račun evidentirate, preverite, odobrite za plačilo – in iz njega takoj ustvarite datoteko za banko. Celoten postopek ostane dokumentiran v enem sistemu, od prvotnega računa do odhodnega plačila.
Pogosta vprašanja
Ali lahko s to funkcijo v eno plačilno datoteko hkrati vključim več računov?
SEPA plačilna datoteka se ustvari na podlagi podatkov računov, predvidenih za plačilo, in jo je mogoče uporabiti za zbirna nakazila, tako da lahko banki v enem koraku oddate več plačil.
Kdo lahko v 1Toolu vidi, kateri sodelavec je ustvaril plačilno datoteko?
Podatek o avtorju je prikazan skupaj z imenom datoteke, IBAN-om, zneskom in datumom plačila, zato je pooblaščenim osebam v sistemu kadar koli na voljo.
Ali SEPA plačilna datoteka iz 1Toola nadomesti spletno banko moje banke?
Ne. Datoteka se ustvari v 1Toolu in nato odda vaši banki v izvršitev – samo plačilo še naprej izvede vaša banka.
Bi radi videli, kako SEPA plačilne datoteke nastanejo neposredno iz vaših računov?