Podvojeni kontakti so med najpogostejšimi težavami s podatki v vsakem sistemu CRM. Nastanejo zaradi večkratnih uvozov, ročnega vnosa, kontaktov s sejmov ali preprosto zaradi različnega zapisa istega imena. Mnogi ponudniki obljubljajo samodejno združevanje s klikom na gumb – a prav to je pogosto slabša rešitev. 1Tool namesto tega stavi na lastno orodje za dvojnike, ki nadzor prepušča vam in združevanje naredi sledljivo polje za poljem.
Zakaj je slepo samodejno združevanje tvegano
Samodejno združevanje praviloma sledi togim pravilom: zmaga novejši zapis, ali zmaga popolnejši zapis, ali pa ima določeno polje vedno prednost. Težava je v tem, da so resnični podatki o kontaktih redko tako jasno porazdeljeni. Pogosto ima starejši zapis pravilno telefonsko številko, novejši pa napačne ali nepopolne podatke o naslovu podjetja. Pravilo, ki povprek daje prednost enemu od obeh zapisov, v takih primerih neizogibno povzroči izgubo podatkov – in ta izguba se pogosto pokaže šele tedne pozneje, ko klic ostane brez odgovora ali račun odide na napačen naslov. Prav v bazah CRM, ki so rasle mnogo let, je to tveganje resnično. Vsako samodejno pravilo, ki temelji na popolnosti ali aktualnosti, se lahko v posameznem primeru zmoti – in pri dvojniku ni druge priložnosti, ko je zavrženi zapis enkrat izbrisan.
Odločanje polje za poljem namesto vse ali nič
Zato orodje za dvojnike v 1Tool ubere drugo pot. Pri združevanju dveh kontaktov se kot zmagovalec ali poraženec ne označi celoten zapis, temveč se vsako posamezno polje obravnava ločeno. Za telefonsko številko, e-poštni naslov, naslov in vsa druga polja sami določite, kateri od obeh zapisov velja za t. i. Survivor – torej katera vrednost ostane – in katera se kot Duplicate zavrže. Tako lahko združite najboljše iz obeh zapisov: aktualno telefonsko številko iz enega kontakta, pravilen naslov podjetja iz drugega. Nič se ne izgubi, ker se nobeno polje ne prepiše samodejno, ne da bi ga videli. Združevanje se tako iz slepega zaupanja v programsko pravilo spremeni v zavestno, sledljivo odločitev.
Praktična korist pri vsakdanjem delu
Za prodajne in marketinške ekipe to pomeni: preden se dva kontakta dokončno združita, na prvi pogled vidite, kje se zapisa razlikujeta, in se ciljno odločite. To ne zmanjša le tveganja napačnih podatkov o kontaktih, temveč ustvarja tudi zaupanje v lastno podatkovno osnovo – vidik, ki je neposredno pomemben za vse nadaljnje procese, kot so pošiljanje novic, priprava ponudb ali podporni zahtevki.
Pogosta vprašanja
Ali se pri združevanju podatki samodejno izbrišejo?
Ne. Za vsako polje posebej se odločite, katera vrednost ostane. Brez vaše potrditve se nič ne zavrže.
Kaj se po združitvi zgodi z zavrženim kontaktom?
Zapis, označen kot Duplicate, se v postopku združevanja razpusti, vrednosti, ki ste jih izbrali, pa ostanejo združene v preostalem kontaktu.
Ali je orodje za dvojnike primerno tudi za velike baze podatkov, ki so rasle skozi leta?
Da, prav tam je nadzor polje za poljem še posebej dragocen, saj se je kakovost podatkov v različnih poljih skozi leta lahko razvijala različno.
Kako čista je vaša baza kontaktov v resnici – in koliko dvojnikov se v njej še skriva neodkritih?