Die neue 1Tool Version 3.0.7 steht Ihnen ab sofort zur Verfügung und hält viele neue Features für Sie bereit! Um eine optimale Lösung für Ihren Betrieb bereitstellen zu können sowie einen reibungslosen Ablauf Ihres Geschäftsalltages zu gewährleisten, arbeiten wir laufend an unserer Software. Wir möchten Ihnen hiermit einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Features geben und unsere neue Version 3.0.7 vorstellen.
Kontaktansicht
Die Kontaktansicht des 1Tools wurde komplett überarbeitet und steht nun in einem völlig neuen Design zur Verfügung. Um diese Ansicht zu nutzen, können Sie dies unter Einstellungen – Kontakt festlegen, indem Sie das Kontrollkästchen bei „Verwende neue Kontaktansicht“, aktivieren. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit Ihre ganz persönlichen, individuellen Ansichten für Ihre Kontakte zu definieren. So können Sie unter Stammdaten – Kontakte – Ansichten bestimmen, welche Felder bei Ihren Kontakten angezeigt werden sollen. Durch das Setzen der Häkchen bei den jeweiligen Checkboxen können außerdem die Pflichtfelder definiert werden.
Benutzeroberfläche
Ab sofort können Sie mit der neuen 1Tool Version selbst bestimmen, wie Ihre Oberfläche aussehen soll. So hat jeder die Möglichkeit seine Ansicht selbst zusammenzustellen und zu konfigurieren. Man sieht somit nur jene Bereiche, die für die eigene Arbeit von Bedeutung sind, und kann so einen effizienteren Ablauf des Alltagsgeschäftes gewährleisten
Tabs
Im Bereich der Kontakte und Verkaufschancen haben Sie mit der neuen 1Tool Version die Möglichkeit individuelle Tabs festzulegen. Dies bedeutet, dass Sie, je nachdem welche Bereiche für Sie im Unternehmen von Bedeutung sind, Ihre persönliche Kontakt- und Verkaufschancen-Ansicht gestalten und verwalten können.
Dashboard
Auch Ihr Dashboard kann nun so gestaltet werden, wie Sie es gerne hätten. Welche Felder am Dashboard wo erscheinen sollen bestimmen nun Sie selbst. Damit können Sie Ihre Startseite so einrichten, dass Sie auf einen Blick genau jene Informationen erfahren, die für Sie relevant sind.
Aufgabenansicht
Die Aufgabenansicht wurde ebenfalls an das neue Design bereits angepasst und soll Ihnen einen besseren Überblick über all Ihre offenen Aufgaben geben. Auch das neue Design der Detailansicht erlaubt es Ihnen, auf einen Blick erkennen zu können, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss bzw. wie viel Zeit bereits in diese investiert wurde.
Zeiterfassung
Das Zeiterfassungsmodul erscheint nicht nur im neuen Design, sondern hält auch zusätzliche Funktionen zur Erfassung von Überstunden und Urlaubstage, bereit. Um diese optimal auswerten zu können, haben Sie die Möglichkeit in den jeweiligen Zeiterfassungs-Berichten die Arbeitszeiten jedes Mitarbeiters sowie dessen offene Überstunden oder Resturlaubstage einzusehen.
Kontaktlandkarte
1Tool hält für Sie auch eine neue Kontaktlandkarte bereit. Dies bedeutet, dass Sie mittels einer (Weg-) Umkreissuche Ihre Kontakte und Kontaktgruppen einfach und schnell suchen können. Die Software findet für Sie alle relevanten Kontakte eines Ortes bzw. auf einer definierten Strecke innerhalb eines bestimmten Radius.
Auftragsverwaltung
Mit der überarbeiteten Auftragsverwaltung sind Sie nun in der Lage per Mausklick einen Auftrag in einer neuen Phase zu erstellen. So bleibt beispielsweise Ihr Angebot gespeichert, gleichzeitig können Sie aber auch durch einen Klick den Auftrag in eine Rechnung generieren. Damit lässt sich Ihr Zeitaufwand wesentlich reduzieren, da Angebote, Rechnungen, Lieferscheine etc. nicht mehr einzeln angelegt werden müssen. Unter Vertrieb – Auftragsverwaltung – Übersicht können Sie diese Einstellung vornehmen, indem Sie bei Ihrem gewünschten Auftrag auf den gelben Pfeil klicken und die neue Phase auswählen.
Dokumentenvorlage
Schluss mit dem manuellen Eintippen sämtlicher Adressen bei Briefen, Verträgen oder anderen Unterlagen. Die 1Tool Version 3.0.7 generiert automatisch für Sie alle notwendigen Dokumente mit den jeweiligen Kontaktdaten. Mit der neuen Version des 1Tools haben Sie die Möglichkeit, Microsoft Word-Vorlagen hochzuladen und diese bei jedem Kontakt aufzurufen, sodass die Word Datei mit den Stammdaten des jeweiligen Kontaktes geöffnet wird. Damit können im 1Tool direkt Briefe an Kunden oder auch Lebensläufe von Bewerbern automatisiert erstellt werden.
Dokumentenmanagement
Um den Überblick über Ihre hochgeladenen Dokumente zu behalten und eine noch bessere Struktur in all Ihre Dateien zu bringen, stellt die neue Version des 1Tools ein verbessertes Dokumentenmanagement für Sie zur Verfügung. Unter Stammdaten – Dokumente – Kategorien haben Sie die Möglichkeit, eigene Kategorien für Ihre Dokumente anzulegen.
Auch dynamische Attribute und ein erweiterter Upload für Dokumente stehen Ihnen zur Verfügung. Dies bedeutet, dass neben einem normalen Upload durch Klick auf den Stern das Hochladen von Dokumenten inklusive Angabe von zusätzlichen Informationen möglich ist. So ersparen Sie sich das nachträgliche Bearbeiten Ihrer Dateien und sind in der Lage sofort das Dokument einem Kontakt, einer Kategorie oder einem Ordner zuzuweisen oder eine Beschreibung dafür hinzuzufügen. Des Weiteren können Sie nun ohne großen Aufwand über einen neu eingeführten Filter nach wichtigen Dokumenten suchen. Die Checkboxen erlauben es Ihnen markierte Dokumente auf einmal zu löschen oder als ZIP-Datei herunterzuladen.
Verkaufschancen
Mit der neuen Version wird Ihnen auch im Bereich der Verkaufschancen ein neues Design sowie überarbeitete Features zur Verfügung gestellt. Die Verkaufschancen-Übersicht und Detailansicht, wie auch die Verkaufschancen-Berichte erscheinen für Sie von nun an in einem neuen, übersichtlicheren Design. Innerhalb der Berichte wurde der Bereich „Zuständiger“ neu eingerichtet, um Ihnen einen besseren Überblick über gewonnene Verkaufschancen all Ihrer Mitarbeiter geben zu können. Des Weiteren gibt es mit der neuen Version des 1Tools bei den Verkaufschancen auch sogenannte Produkt-Berichte, mit dessen Hilfe Sie ganz einfach die Verkaufszahlen von Produkten auswerten können.
Umsatzziele-Berichte
Mit der neuen 1Tool Version haben Sie nun die Möglichkeit neben Verkaufschancen-Berichten auch Umsatzziele-Berichte zu erstellen. Hierfür können Sie zunächst unter Stammdaten – Vertrieb – Verkaufsziele Ihre Vertriebspartner, wie auch Verkaufsziele eines jeden einzelnen Mitarbeiters definieren. In den Umsatzziele-Berichten erlangen Sie dann einen Einblick inwieweit der Soll-Umsatz Ihrer Mitarbeiter vom Ist-Umsatz abweicht bzw. ob diese ihre Verkaufsziele erreicht haben.
Zahlungsmodul
Mit dem neuen Zahlungsmodul des 1Tools lassen sich ganz einfach wichtige Einstellungen für Ihre Rechnungslegen einrichten. Unter Stammdaten – Finanzen – Zahlungen können Sie alle relevanten Daten für Ihre Rechnungen einstellen. So können Sie beispielsweise Ihre Wirecard-Daten, Zahlungsart, wie auch die E-Mail Adresse für Zahlungsbenachrichtigungen festlegen. Des Weiteren kann zum Titel der Rechnung auch das Logo Ihres Unternehmens direkt hinzugefügt werden.
In den Rechnungsmails ist es außerdem möglich, neue Platzhalter zu definieren. So kann zum Beispiel ein URL angehängt werden, sodass Kunden durch einen Klick darauf, ihre Rechnung sofort online bezahlen können. Diese haben ab sofort außerdem die Möglichkeit ihre Rechnungen per Kreditkarte oder Sofortüberweisung zu begleichen. Im Bereich der Finanzen können Sie des Weiteren auch unter Stammdaten – Finanzen – Rechnungskreise die Währung für Ihre Rechnungen festlegen.
Mahnwesen
Ab sofort können Sie mit 1Tool eine eigene Mahnungsvorlage erstellen, welche es ermöglicht, Mahnungen nun direkt als PDF auszudrucken.
Newsletter
Im Bereich der Newsletter-Berichte erhalten Sie einen Überblick über all Ihre bisherig versendeten Newsletter. Hier wurde für Sie ein Löschen Button eingefügt, mit dem Sie per Mausklick alle von Ihnen ausgewählten Newsletter löschen können, ohne diese Aktion für jeden einzeln ausführen zu müssen.
Ebenfalls eine wichtige Rolle für die Auswertung in den Newsletter-Berichten spielt die neue interne Beschreibung, die zu jedem einzelnen Newsletter bei der Erstellung hinzugefügt werden kann. So haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, genau aufzuzeichnen an welche Kontaktgruppen der Newsletter versandt wurde. Darüber hinaus wurde das Newsletter-Formular mit den Feldern Straße, PLZ und Ort erweitert.
Telefonanlagen
Mit der neuen 1Tool Version ist es nun außerdem möglich, Telefonanlagen anzubinden. Damit können Sie ganz einfach Kundenanrufe protokollieren und auswerten.
Buchungsmodul
Für dieses Modul wurden in der neuen Version, statische Inhalte festgelegt, welche Sie unter Stammdaten – Buchungen – Statische Inhalte bearbeiten können. Dies bedeutet, dass Sie Ihren AGB’s, Stornobedingungen, wie auch Vertragshinweisen eine fixe Positionierung zuweisen können, sodass diese Daten bei jeder Buchung automatisch an einem bestimmten Platz erscheinen und nicht extra für jede Buchung definiert werden müssen. Bearbeiten lassen sich die Inhalte mittels Richt Text Editor.
Weiters lassen sich nun über konfigurierbare Felder unter Stammdaten – Buchungen – Felder, jene Bereiche definieren, die in Ihrem Buchungsformular erscheinen sollen. So können Sie selbst einstellen, welche Felder sichtbar sein sollen und ein Pflichtfeld bzw. optionales Feld darstellen. Auch die Reihenfolge kann durch Sie individuell festgelegt werden.