Sobald ein Unternehmen mehr als eine Handvoll Mitarbeiter beschäftigt, wird die Rechtevergabe Person für Person schnell unpraktikabel. Neue Mitarbeiter kommen hinzu, wechseln die Abteilung, oder verlassen das Unternehmen wieder, und jede dieser Veränderungen müsste eigentlich sofort in den Zugriffsrechten nachvollzogen werden. 1Tool begegnet dieser Realität mit abteilungsbasierten Zugriffsrechten, die sich nicht nur einfach vergeben, sondern auch zuverlässig synchron halten lassen.
Eine Zugriffsstufe pro Benutzer und Abteilung
Statt für jeden Mitarbeiter einzeln festzulegen, was er sehen darf, erlaubt 1Tool, pro Benutzer und pro Abteilung eine bestimmte Zugriffsstufe zu vergeben. Damit lässt sich zum Beispiel festlegen, dass ein Mitarbeiter in der Buchhaltung eine andere Zugriffsstufe hat als ein Mitarbeiter im Vertrieb, ohne dass für jede einzelne Person eine komplett eigene Rechtekonfiguration angelegt werden muss. Wächst eine Abteilung, wächst die Rechtevergabe mit, ohne dass die Verwaltung linear aufwendiger wird.
Synchronisation statt vollständigem Neusetzen
Technisch interessant ist, wie Änderungen an diesen Zugriffsrechten verarbeitet werden. Statt bei jeder Anpassung sämtliche Abteilungszuordnungen komplett neu zu setzen, arbeitet 1Tool mit einer Warteschlange, die genau berechnet, welche Abteilungszuordnungen tatsächlich neu hinzukommen und welche entfernt werden müssen. Das reduziert nicht nur den Verarbeitungsaufwand, sondern ist vor allem dann wichtig, wenn mehrere Änderungen kurz hintereinander vorgenommen werden, etwa wenn im Rahmen einer Umstrukturierung gleich mehrere Mitarbeiter neue Zuordnungen erhalten. Die synchronisierte Verarbeitung sorgt dafür, dass am Ende ein konsistenter Zustand entsteht, statt dass sich widersprüchliche Zwischenstände überlagern.
Praktikabel für wachsende Unternehmen
Für Unternehmen mit mehreren Abteilungen ist dieser Ansatz deutlich praktikabler als Einzelfreigaben für jeden Mitarbeiter. Die grundlegende Struktur der Zugriffsrechte orientiert sich an der tatsächlichen Organisation, während punktuelle Ausnahmen weiterhin über individuelle Freigaben abgedeckt werden können. So entsteht ein System, das mit der Größe und der Struktur eines Unternehmens mitwächst, statt bei jedem neuen Mitarbeiter oder jeder neuen Abteilung von Grund auf neu konfiguriert werden zu müssen.
Verlässlichkeit bei Umstrukturierungen
Gerade Umstrukturierungen sind der Moment, in dem sich zeigt, ob ein Berechtigungssystem tatsächlich mitwächst oder zur Fehlerquelle wird. Werden mehrere Mitarbeiter gleichzeitig einer neuen Abteilung zugeordnet oder wechseln ganze Teams ihre Struktur, kommt es in vielen Systemen zu kurzfristigen Inkonsistenzen, weil einzelne Änderungen unabhängig voneinander verarbeitet werden. Die Warteschlange in 1Tool berechnet stattdessen für jede Änderung gezielt, welche Zuordnungen neu entstehen und welche wegfallen, und verarbeitet diese Berechnung nachvollziehbar. Für die Praxis bedeutet das, dass sich auch größere organisatorische Veränderungen ohne Sorge vor widersprüchlichen Zwischenständen umsetzen lassen, selbst wenn mehrere Anpassungen kurz aufeinander folgen.
Häufig gestellte Fragen
Wie werden Zugriffsrechte in 1Tool auf Abteilungsebene vergeben?
1Tool erlaubt es, pro Benutzer und pro Abteilung eine bestimmte Zugriffsstufe festzulegen, statt für jede Person eine vollständig eigene Konfiguration zu erstellen.
Was passiert, wenn mehrere Änderungen an den Abteilungsrechten kurz hintereinander vorgenommen werden?
Diese Änderungen werden über eine Warteschlange synchronisiert, die berechnet, welche Abteilungszuordnungen neu hinzukommen und welche entfernt werden. Dadurch bleibt der Endzustand konsistent, auch bei mehreren gleichzeitigen Anpassungen.
Für welche Unternehmen sind abteilungsbasierte Zugriffsrechte besonders geeignet?
Besonders geeignet sind sie für wachsende Unternehmen mit mehreren Abteilungen, in denen Einzelfreigaben für jeden Mitarbeiter nicht mehr praktikabel wären.
Wie verwalten Sie aktuell die Zugriffsrechte, wenn ein Mitarbeiter die Abteilung wechselt?
