1Tool wird kontinuierlich von uns weiterentwickelt und bietet daher auch mit der aktuellen Version 3.3.2 wieder zahlreiche neue Funktionen, die Ihren Geschäftsalltag erleichtern. Egal ob Schnellsuche, Erinnerungen an Verkaufschancen oder Kontakte via Wiedervorlagen oder neue Möglichkeiten der Rechnungsauswertung – 1Tool optimiert Ihre Unternehmensprozesse!
Umsatzdaten Rechnungen
Mit der neuen 1Tool Version ist es Ihnen nun möglich, individuelle Rechnungsberichte zu jedem einzelnen Kontakt anzeigen zu lassen. Hierzu gibt es ein eigenes Widget namens „Umsatzdaten Rechnungen“, das Sie bei jedem Ihrer Kontakte hinzufügen können. Sobald also eine Rechnung zu diesem Kontakt generiert wird, ist dies auch im Rechnungsbericht ersichtlich. Hier können Sie einen selbst definierten Zeitraum wählen, für den anschließend der Umsatz des Kontaktes sowie die Gegenüberstellung bezahlter und nicht bezahlter Rechnungen in grafischer Form, dargestellt werden.
Nähere Informationen, wie Sie das Widget aktivieren, finden Sie in unserem Manual:
https://www.1tool.com/manual/kontakte/umsatzdaten-rechnungen/
Dynamische Attribute für Rechnungen
Auch für Rechnungen können nun eigene dynamische Attribute definiert werden. So haben Sie die Möglichkeit, kundenspezifische Felder selbst festzulegen, um beim Generieren Ihrer Rechnungen jene Informationen eingeben zu können, die für Ihr Unternehmen auch von Relevanz sind. Hierbei steht es Ihnen frei, ob es sich bei diesen Attributen um eine Checkbox, Auswahlliste, Tabelle oder um die Eingabe eines Datums, Textes, einer Ganz- oder Gleitkommazahl handelt.
Wie Sie eigene Felder definieren, wird Ihnen hier erklärt:
https://www.1tool.com/manual/eigene-felder/
Versandkosten
Im Rahmen der Rechnungserstellung können nun mit der aktuellen 1Tool Version 3.3.2 Versandkosten hinterlegt werden. Die Einrichtung der Versandkosten wird von uns durchgeführt und wird, basierend auf dem jeweiligen Land und den Brutto-Kosten, übernommen.
Rechnungsberichte nach Zeitraum
Mit den früheren 1Tool Versionen war nur die Filterung nach Jahren bei Rechnungsberichten möglich. Die neueste Version 3.3.2 erlaubt nun die Anzeige der Rechnungsberichte für einen selbst definierten Zeitraum. So können Sie Umsätze sowie bezahlte/nicht bezahlte Rechnungen auch pro Monat bzw. für mehrere Monate gleichzeitig grafisch darstellen lassen.
Weitere Informationen zu den Rechnungsberichten finden Sie unter:
https://www.1tool.com/manual/rechnungsbericht/
Rechnung in neuer Phase erstellen
Wie bereits bei den Aufträgen umsetzbar, ist es nun auch innerhalb der Rechnungsübersicht möglich, direkt eine zweite Rechnung oder einen Auftrag auf Basis einer bestehenden Rechnung zu generieren. Im Bereich Finanzen – Rechnungen – Übersicht können Sie diese Einstellung über die Spalte „Nächste“ treffen.
Sobald Sie auf das „Pfeil“-Symbol dieser Spalte klicken, erscheint ein neues Fenster mit dem Titel „Rechnung in einer neuen Phase erstellen“. Hier können Sie nun unter „Typ“ wählen, ob anhand der Rechnung ein Angebot, eine Rechnung oder eine Auftragsbestätigung erstellt werden soll. Darüber hinaus haben Sie auch die Möglichkeit, Erstelldatum und -zeit sowie eigene Felder dafür zu definieren.
Hinweise zu Lagerbeständen
Um Ihre Lagervorgänge sowie Ihr Bestellwesen optimal abwickeln zu können, erhalten Sie mit der neuen 1Tool Version 3.3.2 bei Rechnungserstellung Hinweise zu Ihren Lagerbeständen. Dies bedeutet, bei Unterschreitung Ihres hinterlegten Mindestlagerbestandes erhalten Sie darüber eine Information, sodass Sie sofort eine Nachbestellung Ihres Produktes veranlassen können.
Des Weiteren erhalten Sie direkt in der Rechnungserstellung auch einen Hinweis, sollten Sie eine Menge verrechnen wollen, die in Ihrem Lager gar nicht verfügbar ist.
Wie Sie eine Mindestlagermermenge im 1Tool hinterelegen finden Sie unter:
https://www.1tool.com/manual/produktverwaltung/
Gutschrift Lagerbestand
Möchte ein Kunde ein Produkt umtauschen bzw. zurückgeben, so müssen Sie dieses wieder zu Ihrem Lagerbestand hinzufügen. Um diesen Rückbuchungsprozess so einfach wie möglich zu gestalten, erlaubt die neue 1Tool Version die Erstellung einer Gutschrift. Hierfür legen Sie unter Stammdaten – Vertrieb – Aufträge – Auftragskreise einen eigenen Auftragskreis im 1Tool an, oder verwenden einen bereits bestehenden Auftragskreis. In den Einstellungen des Auftragskreises aktivieren Sie anschließend die Checkbox „Lager gutschreiben“. Wenn Sie nun einen neuen Auftrag mit dem entsprechenden Auftragskreis erstellen, wird die eingetragene Menge für das ausgewählte Lager gutgeschrieben.
Eigene Felder im Bereich „Auftrag in neuer Phase erstellen“
Bei der Generierung von Aufträgen haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, eigene Felder sowie Erstelldatum und -zeit hinzuzufügen, wenn Sie einen Auftrag in einer neuen Phase erstellen. Gehen Sie hierfür zu Vertrieb – Aufträge – Übersicht und klicken Sie anschließend auf das gelbe Pfeil-Symbol. Es erscheint ein eigenes Fenster, in dem Sie nun Ihre Einstellungen treffen können. Natürlich können Sie auf Basis eines Auftrages auch eine Rechnung oder Auftragsbestätigung generieren. Wird der „Typ“ Rechnung gewählt, können Sie außerdem den Zahlungstyp (z.B.: Bar, Kreditkarte, Bankeinzug etc.) individuell festlegen.
Weitere Informationen finden Sie unter:
https://www.1tool.com/manual/rechnungen-auftraege-in-neuer-phase-erstellen/
Produktbilder
Mit der neuen 1Tool Version 3.3.2 ist es nicht länger notwendig, die zu einem Produkt hinzugefügten Bilder manuell zuzuschneiden. Diese werden nun automatisch auf eine bestimmte Breite zugeschnitten, sodass das Bild im selben Seitenverhältnis skaliert und als Vorschaubild angezeigt wird. Die Einstellung hierfür treffen Sie unter Stammdaten – Shop – Konfiguration, indem Sie die Checkbox bei „Immer ganzes Bild als Thumbnail verwenden“ aktivieren.
Termine finden über die Schnellsuche
Mit der neuen Version 3.3.2 sind Sie in der Lage, Ihre Kalender-Termine auf einfachste Weise zu suchen – und zwar über die 1Tool Schnellsuche in der oberen rechten Ecke. Sobald Sie die ersten drei Buchstaben in die Suche eingegeben haben, generiert 1Tool automatisch Vorschläge, welche Kontakte, Verkaufschancen, Projekte, und jetzt auch Termine, zu Ihrer Eingabe passen würden. Damit sind wichtige Informationen einfach und schnell auffindbar.
Hinzufügen mehrerer Adressen
Ab der neuen 1Tool Version ist für Ihre Kontakte auch ein eigenes Adressen-Widget verfügbar, mit dem Sie die Möglichkeit haben, mehrere Adressdaten zu Ihren Kontakten zu hinterlegen und verwalten. Dabei können Sie jede hinzugefügte Adresse auch mit einem Klick als Hauptadresse bzw. als Hauptrechnungsadresse festsetzen. Darüber hinaus werden diese Adressen auch in der Kontaktsuche berücksichtigt.
Wie Sie mehrere Adressen zu Ihren Kontakten hinzufügen wird Ihnen hier erklärt:
https://www.1tool.com/manual/hinzufuegen-mehrerer-kontakt-adressen/
Erstellen beliebig vieler Unter-Kontaktgruppen
Mit der neuen Version 3.3.2 wird die Erstellung von Unter-Kontaktgruppen nicht mehr länger beschränkt. So sind nicht wie vorher maximal zwei darüberliegende Kontaktgruppen, sondern eine unbeschränkte Anzahl erlaubt.
Wiedervorlagen
Für das Dashboard gibt es jetzt ebenfalls ein neues Widget. Dieses dient dazu, Wiedervorlagen von Verkaufschancen und Kontakten auf einen Blick erkennbar zu machen, sodass diese nicht in Vergessenheit geraten und Fristen stets eingehalten werden. Das Widget ist, wie jedes andere Modul auch, unter Stammdaten – Benutzereinstellungen – Modul Verwaltung – Dashboard, hinzuzufügen.
Darüber hinaus können die Wiedervorlagen per E-Mail verschickt werden. Diese werden dann in unterschiedlichen Farben, wie ein Ampelsystem, dargestellt. So können Sie auf einen Blick die Dringlichkeit dieser erkennen. Beispielsweise erscheint die Wiedervorlage in Grün, wenn Sie noch genug Tage bis zur Deadline haben, eine Woche vor der Deadline erscheint diese allerdings in Orange, einen Tag vorher in Rot. Die Tage, nach denen sich die Wiedervorlagen färben sollen, kann man individuell unter Stammdaten – Vertrieb – Einstellungen festlegen.
Nähere Ausführungen zum Wiedervorlagen-Widget finden Sie unter:
https://www.1tool.com/manual/wiedervorlagen/
Verkaufschancen Wiedervorlagen
Das Ampelsystem findet mit der neuen 1Tool Version auch Anwendung innerhalb der Verkaufschancen. So wird in der Verkaufschancenübersicht eine eigene Spalte eingeblendet, welche die Dringlichkeit der Verkaufschance über die verschiedene Farbgebung kennzeichnet. Voraussetzung hierbei ist allerdings die Definition eines Wiedervorlage-Datums sowie der Verkaufschancen-Status „Offen“. Die Verkaufschancen werden generell in Orange oder Rot angezeigt, die Kennzeichnung in Grün (= derzeit nichts zu tun) muss manuell bei der Verkaufschance selbst getroffen werden. Die Einstellung nach wie vielen Tagen sich die Farben umstellen sollen, wird ebenfalls wieder unter Stammdaten – Vertrieb – Einstellungen definiert.