Ein Kunde möchte kurz nachsehen, wie weit ein Projekt fortgeschritten ist – ohne dafür extra einen Account anzulegen, ein Passwort zu vergeben oder eine E-Mail an den Projektverantwortlichen zu schreiben. Genau für solche Situationen sind klassische, zugangsgeschützte Projekt-Tools oft zu umständlich: Entweder der Kunde bekommt einen vollständigen Zugang mit allem Rechte- und Passwort-Management, oder er bekommt gar keinen und muss sich den Status jedes Mal aktiv erfragen. 1Tool bietet dafür einen einfacheren Mittelweg: Projekt- und Aufgaben-Boards lassen sich über einen speziellen Link direkt teilen, ganz ohne Login-Zwang.
Ein Link genügt, um den Überblick zu geben
In 1Tool kann ein Projekt- oder Aufgaben-Board über einen speziellen Link öffentlich freigegeben werden. Wer diesen Link erhält, kann das Board direkt einsehen – ohne sich anzumelden und ohne einen eigenen Account zu benötigen. Für die tägliche Zusammenarbeit mit Kunden ist das ein erheblicher Zeitgewinn: Statt Statusmails zu schreiben oder Screenshots zu verschicken, genügt es, einmalig den Link zu teilen. Der Kunde kann anschließend jederzeit selbst nachsehen, in welchem Bearbeitungsstand sich einzelne Aufgaben befinden. Das reduziert nicht nur den Kommunikationsaufwand auf Unternehmensseite, sondern gibt auch dem Kunden ein besseres, aktuelleres Bild vom Projektfortschritt, als es eine gelegentliche Statusmail je könnte.
Zugriff nur mit dem individuellen Link, nicht öffentlich auffindbar
Wichtig dabei: „Öffentlich teilbar” bedeutet nicht, dass das Board für jedermann im Internet auffindbar ist. Der Zugriff ist ausschließlich über den individuellen, nicht erratbaren Link möglich, den ein Mitarbeiter gezielt an den jeweiligen Kunden weitergibt. Ohne diesen konkreten Link bleibt das Board für Außenstehende unzugänglich. Diese Balance aus einfachem Zugang für den vorgesehenen Empfänger und Schutz vor unbefugtem Zugriff macht es möglich, Projektinformationen unkompliziert zu teilen, ohne die Kontrolle darüber zu verlieren, wer sie einsehen kann.
Optional aktiv mitarbeiten statt nur zusehen
Manchmal soll ein Kunde nicht nur den Status ansehen, sondern sich auch aktiv einbringen – etwa um einen Kommentar zu einer Aufgabe zu hinterlassen. Dafür kann sich der Betrachter des Boards zusätzlich leichtgewichtig als Kontakt einloggen, über dasselbe Kontakt-Login-System, das 1Tool auch an anderer Stelle für externe Kontakte nutzt. So bleibt die Nutzung flexibel: Wer nur informiert sein möchte, braucht sich um nichts weiter zu kümmern; wer mitarbeiten möchte, kann sich mit wenigen Schritten anmelden. Beide Varianten laufen über denselben geteilten Link, ohne dass für unterschiedliche Anforderungen unterschiedliche Freigaben eingerichtet werden müssen.
Häufig gestellte Fragen
Kann jeder im Internet das geteilte Board finden?
Nein. Der Zugriff ist ausschließlich über den individuellen, nicht erratbaren Link möglich. Ohne diesen Link ist das Board nicht auffindbar.
Muss sich ein Kunde anmelden, um das Board zu sehen?
Nein, zum reinen Ansehen ist kein Login nötig. Nur wer aktiv mitarbeiten möchte, etwa um zu kommentieren, kann sich zusätzlich leichtgewichtig als Kontakt einloggen.
Wie viele Kunden können denselben Link erhalten?
Der Link kann an alle relevanten Personen weitergegeben werden, die Einblick in das jeweilige Board erhalten sollen – die Freigabe ist an den Link selbst gebunden.
Möchten Sie Ihren Kunden künftig auf einen Blick zeigen, wie weit ein Projekt fortgeschritten ist – ohne zusätzlichen Aufwand für Zugänge oder Statusmails?
