Telefonate mit Kunden gehören in vielen Unternehmen nach wie vor zum Alltag, laufen aber häufig über ein separates Telefon oder Softphone-Programm, losgelöst vom CRM. Das hat zur Folge, dass niemand ohne Zusatzaufwand nachvollziehen kann, wann mit welchem Kunden telefoniert wurde und was dabei besprochen worden ist. Gerade wenn mehrere Mitarbeiter mit demselben Kunden in Kontakt stehen, fehlt so oft der Überblick. Auch für die Erreichbarkeit von Mitarbeitern außerhalb eines festen Arbeitsplatzes ist eine reine Festnetzlösung oft unpraktisch. 1Tool integriert deshalb ein Softphone direkt im Browser, technisch auf Basis von Twilio Voice, und dokumentiert jedes Telefonat automatisch im CRM. So entsteht eine einzige Anlaufstelle für Kundendaten und Kundengespräche gleichermaßen.
Ein Softphone direkt im Browser
Statt ein separates Telefon oder ein zusätzliches Softphone-Programm zu betreiben, steht die Telefonie in 1Tool direkt im Browser zur Verfügung. Technische Grundlage dafür ist Twilio Voice, über das die eigentlichen Anrufe abgewickelt werden. Für Mitarbeiter bedeutet das, dass sie zum Telefonieren nicht zwischen Anwendungen wechseln müssen: Das CRM, in dem ohnehin die Kundendaten gepflegt werden, ist gleichzeitig die Oberfläche, über die telefoniert wird. Das reduziert die Anzahl der Werkzeuge, die im Arbeitsalltag parallel benötigt werden, und vermeidet den Medienbruch zwischen Kundendatenbank und Telefonanlage. Unternehmen, die bislang separate Telefonanlagen oder Softphone-Lösungen neben ihrem CRM betrieben haben, können diese Funktionalität stattdessen direkt aus 1Tool heraus nutzen. Das spart nicht nur Zeit im Arbeitsalltag, sondern reduziert auch die Anzahl an Zugangsdaten, Lizenzen und Programmen, die im Unternehmen insgesamt verwaltet werden müssen. Neue Mitarbeiter benötigen für die Telefonie damit keinen separaten Einrichtungsschritt außerhalb ihres gewohnten Zugangs zu 1Tool.
Eingehende Anrufe als Popup
Geht ein Anruf ein, erzeugt 1Tool automatisch ein Popup-Fenster direkt in der Anwendung. Darüber lässt sich der Anruf annehmen, ablehnen oder auch wieder auflegen, ohne dass dafür ein separates Gerät oder Programm nötig wäre. Für Mitarbeiter, die ohnehin mit 1Tool arbeiten, bedeutet das, dass eingehende Anrufe dort auftauchen, wo sie gerade tätig sind, statt an einem physisch getrennten Telefon. Wer gerade an einem Vorgang zu einem Kunden arbeitet, kann einen eingehenden Anruf desselben Kunden damit unmittelbar im passenden Kontext entgegennehmen. Das ist vor allem dann praktisch, wenn Mitarbeiter im Homeoffice oder an wechselnden Standorten arbeiten, weil kein stationäres Telefongerät erforderlich ist, um erreichbar zu sein. Die Anrufsteuerung bleibt dabei einfach: Ein Klick genügt, um einen Anruf entgegenzunehmen oder zu beenden. Für die Erreichbarkeit im Team bedeutet das, dass eingehende Anrufe unabhängig vom physischen Standort eines Mitarbeiters zuverlässig ankommen, solange der Browser mit 1Tool geöffnet ist. Damit lässt sich Telefonie auch in Arbeitsmodellen abbilden, die nicht an einen festen Schreibtisch oder ein festes Bürotelefon gebunden sind.
Lückenlose, durchsuchbare Anruf-Historie
Jedes geführte Telefonat wird in 1Tool automatisch festgehalten, verknüpft mit dem entsprechenden Kontakt und dem zuständigen Mitarbeiter. Zusätzlich lässt sich zu jedem Anruf eine Notiz hinterlegen, etwa um festzuhalten, worum es in dem Gespräch ging oder welche nächsten Schritte vereinbart wurden. Diese Einträge sammeln sich zu einer durchsuchbaren Anruf-Historie, in der sich jederzeit nachvollziehen lässt, wer wann mit welchem Kunden telefoniert hat. Für Teams, die gemeinsam an denselben Kundenbeziehungen arbeiten, entsteht dadurch eine gemeinsame Wissensbasis, unabhängig davon, wer den Anruf ursprünglich geführt hat. Neue Mitarbeiter oder Kollegen, die kurzfristig einspringen, können sich so schnell einen Überblick verschaffen, statt bei null anzufangen. Für die Nachbereitung von Kundengesprächen entfällt damit die Notwendigkeit, Gesprächsnotizen separat, etwa auf Papier oder in einem weiteren Programm, festzuhalten. Alles, was zu einem Telefonat gehört, findet sich direkt am jeweiligen Kontakt in 1Tool wieder.
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich zusätzliche Hardware oder ein separates Telefonprogramm?
Nein, das Softphone läuft direkt im Browser innerhalb von 1Tool, technisch auf Basis von Twilio Voice.
Was passiert bei einem eingehenden Anruf?
Es erscheint ein Popup-Fenster in 1Tool, über das sich der Anruf annehmen, ablehnen oder beenden lässt.
Werden Telefonate automatisch dokumentiert?
Ja, jeder Anruf wird mit Kontakt, zuständigem Mitarbeiter und einer Notizmöglichkeit in einer durchsuchbaren Historie festgehalten.
Wie viel Aufwand bedeutet es in Ihrem Unternehmen aktuell, nachzuvollziehen, wer zuletzt mit einem bestimmten Kunden telefoniert hat?
