Ein Teil unserer Ausschreibungsprojekte erreicht uns nicht direkt vom Auftraggeber, sondern über spezialisierte Vergabe-Consulting-Unternehmen. Diese Firmen strukturieren den Auswahlprozess für ihre Kunden und evaluieren mehrere Softwareanbieter parallel. Aus Anbietersicht lohnt sich ein Blick darauf, wie diese Consultants eigentlich vorgehen.
Warum Unternehmen überhaupt einen Vergabe-Consultant einschalten
Eine ERP- oder CRM-Auswahl ist für die meisten Unternehmen kein Alltagsgeschäft. Ein spezialisierter Consultant bringt Marktüberblick, eine strukturierte Methodik und — nicht zuletzt — Neutralität in den Auswahlprozess. Das reduziert das Risiko einer Fehlentscheidung, kostet aber zusätzlich Zeit und Geld in der Vorbereitungsphase.
Wie ein solcher Auswahlprozess in der Praxis abläuft
- Erstkontakt und grobe Einordnung, ob das Anbieterprofil überhaupt passt
- Übermittlung eines strukturierten Lastenhefts oder Fragenkatalogs
- Schriftliche Angebotsphase mit klar definierten Rückfragen
- Persönlicher oder remote durchgeführter Workshop mit den Finalisten
- Empfehlung an den eigentlichen Auftraggeber, oft mit einer Bewertungsmatrix
Was Anbieter für Consultants besonders nachvollziehbar machen sollten
Aus unserer Erfahrung überzeugen bei solchen Verfahren vor allem konkrete, überprüfbare Aussagen statt allgemeiner Werbeaussagen. Ein Consultant vergleicht mehrere Anbieter parallel — wer präzise auf einzelne Anforderungspunkte antwortet, statt pauschal “ja, das können wir” zu schreiben, hebt sich in der Bewertungsmatrix deutlich ab.
Der Mehrwert für Auftraggeber, die einen Consultant einschalten
Für Auftraggeber liegt der Wert vor allem in der neutralen Vorauswahl: Statt selbst Dutzende Anbieter zu sichten, erhalten sie eine bereits vorqualifizierte, vergleichbare Auswahl. Für kleinere Beschaffungsvorhaben lohnt sich der zusätzliche Aufwand allerdings oft nicht — hier ist eine Direktanfrage bei wenigen passenden Anbietern meist der schnellere Weg.
Häufig gestellte Fragen
Sind Vergabe-Consultants nur bei öffentlichen Ausschreibungen im Einsatz?
Nein, auch privatwirtschaftliche Unternehmen nutzen solche Beratungsleistungen, besonders bei größeren, unternehmenskritischen Softwareentscheidungen.
Wie unterscheidet sich das von einer klassischen Ausschreibung?
Der Prozess ist meist weniger formal reguliert, folgt aber einer ähnlichen Struktur aus Lastenheft, Angebotsphase und Bewertung.
Sie überlegen, Ihre Softwareauswahl über einen Vergabe-Consultant strukturieren zu lassen — oder sind selbst als Consultant auf der Suche nach einem passenden Anbieter für Ihre Kunden? Wir stehen für ein unverbindliches Gespräch zur Verfügung.
