Pflichtenheft

Ein Pflichtenheft beschreibt technisch und organisatorisch, wie ein Anbieter die im Lastenheft festgelegten Anforderungen umsetzen will.

Definition

Das Pflichtenheft ist ein Dokument, das im Rahmen eines Beschaffungs- oder Softwareprojekts vom Anbieter erstellt wird. Es beschreibt konkret, mit welchen technischen Mitteln, Prozessen und Ressourcen die im Lastenheft formulierten Anforderungen des Auftraggebers umgesetzt werden sollen. Während das Lastenheft also die Anforderung definiert, definiert das Pflichtenheft die Lösung. Es entsteht typischerweise nach der Ausschreibung, wenn ein Anbieter sein Angebot konkretisiert, und dient während der Projektumsetzung als verbindliche Referenz für Umfang und Vorgehen.

Abgrenzung zu Lastenheft und Ausschreibung

Lastenheft, Pflichtenheft und Ausschreibung werden im Sprachgebrauch häufig vermischt, beschreiben aber unterschiedliche Schritte im Beschaffungsprozess. Das Lastenheft kommt vom Auftraggeber und legt die Anforderungen fest, bevor ein Anbieter ausgewählt wird. Die Ausschreibung ist die öffentliche oder interne Bekanntmachung des Vorhabens, in die das Lastenheft meist eingebettet ist. Das Pflichtenheft folgt darauf und stammt vom Anbieter, der beschreibt, wie er die Anforderungen technisch erfüllen wird. Bei der Beschaffung von CRM- oder ERP-Software lohnt es sich, GoBD-relevante Anforderungen – etwa zur Aufbewahrung von Belegen – schon früh im Lastenheft zu benennen, damit sie im Pflichtenheft konkret beantwortet werden. Vertiefend: Vergabeverfahren, Lastenheft, Pflichtenheft & RFP im Unterschied · Kostenlose Pflichtenheft-Checkliste · Lexikon: AusschreibungPflichtenheft für Ihr Projekt besprechen