1Tool x Ricola

Durch die Covid-19-Pandemie verzeichnete Ricola aufgrund der ausgebliebenen Erkältungssaison 2020/21 starke Absatzrückgänge, insbesondere im Apothekenkanal. Zudem war die Präsenz von Ricola-Produkten in den Apotheken eingeschränkt, was die Sichtbarkeit und damit die Kaufanreize bei den Konsumenten reduzierte. Mit April 2023 sollte daher eine Umstrukturierung des Apothekenvertriebs von Ricola und eine komplette Neuausrichtung in der deutschen Apothekenlandschaft vorgenommen werden. In Kooperation mit der MARVECS GmbH entschied man sich für die Aufstellung einer eigenen, nationalen Ricola-Vertriebsmannschaft für die optimale Betreuung der stationären Apotheken, des Apotheken-Großhandels etc. Um die neue Vertriebsstrategie von Ricola bestmöglich umsetzen zu können, war die MARVECS GmbH auf der Suche nach einer intelligenten Software-Lösung, mit der sich die Aufträge der Apotheken direkt vor Ort erfassen und die Verkaufsleistungen auf einen Blick verfolgen lassen. Der Hauptfokus bei der Auswahl des Systems lag dabei insbesondere auf den Möglichkeiten zur optimalen Kundenbetreuung und einer effizienten Auftragsabwicklung.

Mit 1Tool implementierte die MARVECS GmbH eine mobile Auftragserfassung, mit der die Vertriebsmitarbeiter nun direkt bei den Apotheken vor Ort die Aufträge über Smartphone oder Tablet erstellen – ohne zeitliche Verzögerungen oder Papierkram. Das Angebot kann anschließend vom Kunden sofort geprüft, korrigiert und digital auf dem mobilen Gerät unterzeichnet werden. Alle Aufträge werden schließlich im System übersichtlich angelegt, sodass alle verantwortlichen Personen jederzeit einen aktuellen Überblick haben. Dank der direkten Verknüpfung zum Produktlager des Paketdienstleisters DHL können die Vertriebsmitarbeiter von MARVECS Echtzeit-Informationen auf Knopfdruck abrufen und den Apotheken sofort Auskunft über die Verfügbarkeit der Ricola Produkte bzw. etwaige Lieferzeiten geben. Wird die Ware nicht sofort benötigt, kann zudem gemeinsam mit der Apotheke ein gewünschtes Lieferdatum festgelegt werden. Sobald ein Auftrag im System ist, wird dieser direkt an DHL übermittelt, wo aus dem Angebot mit einem Klick ein Lieferschein zum Versand der Ware generiert wird. Nach erfolgreicher Zustellung der Ware durch DHL an die Apotheke, setzt 1Tool den Status des Auftrags automatisch auf „Zugestellt“, sodass auch der Prozess der Rechnungserstellung völlig automatisiert ablaufen kann. Ein weiteres Feature von 1Tool, das bei MARVECS zum Einsatz kommt stellt die sogenannte Kontaktlandkarte dar, die speziell für den Vertriebsprozess von Ricola erweitert wurde. Damit lassen sich die Routen der Außendienstmitarbeiter zu den Apotheken optimal rund um deren Öffnungszeiten planen, sodass der gesamte Arbeitstag effizient gestaltet werden kann.

Durch die Einführung der mobilen Auftragserfassung von 1Tool gelang es der MARVECS GmbH, die Aktivitäten des Verkaufsteams zu rationalisieren, die Effizienz zu steigern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Die Vertriebsmitarbeiter erfuhren eine deutliche Reduzierung der Verwaltungsaufgaben, sodass mehr Zeit für den Kundenkontakt und die Verkaufsförderung bleibt. Die intelligente Software-Lösung von 1Tool sorgt zudem für die Vermeidung manueller Fehler, was zu einer schnelleren Auftragsabwicklung führt. Die Möglichkeit für den Kunden das Angebot sofort zu prüfen, gegebenenfalls umzuändern und direkt auf dem mobilen Gerät zu unterzeichnen, spart wertvolle Zeit und beschleunigt den Prozess der Auftragserstellung wesentlich. Auch der Einsatz des Routenplaners unterstützt die Steigerung der Produktivität, sodass sich Vertriebstouren mit mehreren Kundenbesuchen an einem Tag optimiert planen und die Reisekosten sowie die Zeit im Verkehr reduzieren lassen. Dank der Verfügbarkeit von Echtzeit-Informationen und der direkten Auftragsabwicklung mit dem Paketzusteller inkl. automatisierter Lieferschein- und Rechnungserstellung, konnte das Unternehmen letztlich seine Abläufe straffen, die Produktivität steigern und den Umsatz für Ricola Hals- und Hustenbonbons in der deutschen Apothekenlandschaft bereits erhöhen.

” Als branchenübergreifende Lösung lässt sich die mobile Auftragserfassung von 1Tool bestens in der Pharmaindustrie anwenden. Durch Echtzeitdaten und der nahtlosen Vor-Ort-Auftragsabwicklung konnten wir mit der leistungsstarken Vertriebslösung Abläufe optimieren, die Kundenerfahrung verbessern und den Verkauf von Ricola Hals- und Hustenbonbons in Apotheken nachhaltig ankurbeln.”

– Anja Serra, Director Finance & Human Resources MARVECS GmbH