Za tiste, ki delajo na terenu, na gradbiščih ali pri menjajočih se terminih pri strankah, golo beleženje ur pogosto ne zadostuje. Brez konteksta je pozneje težko ugotoviti, kje je bil sodelavec dejansko, ko se je prijavil ali odjavil. Za podjetja to pomeni bodisi slepo zaupanje bodisi zamudno ročno preverjanje pri sodelavcih, strankah ali naročnikih. Zlasti pri več delovnih lokacijah na dan ali menjajočih se projektih postane goli seznam časov hitro nepregleden in malo poveden. Mobilno beleženje časa v 1Tool to vrzel zapolni, saj vsak vnos samodejno poveže z lokacijo. Tako iz golih časovnih vrednosti nastane sledljiva slika o tem, kje in kdaj se je dejansko delalo, ne da bi ekipa imela pri tem dodatno delo z vnosi.
Vsak vnos z lokacijo in kontekstom
Pri mobilnem beleženju časa v 1Tool se lokacija ob vsakem prihodu in odhodu zabeleži samodejno, ne da bi morali sodelavci vnašati dodatne podatke. Vse vnose posameznega dne je nato mogoče prikazati kot oznake oziroma gruče na zemljevidu. Tako načrtovalci in vodje na prvi pogled dobijo prostorski pregled nad gibanjem ekipe, namesto da bi se prebijali skozi gole sezname časov. Klik na oznako odpre okno z ustreznimi podrobnostmi: čas, povezana naloga in zadevni sodelavec. Zlasti pri več vzporednih intervencijah ali terminih pri strankah v enem dnevu ta pogled na zemljevidu pomaga hitro rekonstruirati potek, na primer ko se pozneje pojavijo vprašanja o določeni intervenciji ali ko stranka želi potrditev obiska sodelavca. Beleženje lokacije poteka v ozadju kot sestavni del prijave in odjave, zato je dodatno delo za ekipo enako nič, kakovost podatkov pa se opazno izboljša, saj vsak vnos sam po sebi prinaša prostorski kontekst.
Geofencing kot neobvezna zahteva
Za podjetja, pri katerih naj bosta prihod in odhod vezana na določen kraj, lahko v 1Tool po želji vklopite zahtevo za geofencing. Ko je ta nastavitev aktivna, sta prijava in odjava mogoči le znotraj določenega polmera okoli izbrane lokacije, na primer okoli sedeža podjetja ali gradbišča. Tako zagotovite, da se časi res beležijo na kraju samem in ne pomotoma ali na daljavo. To pravilo velja za celotno podjetje v skladu s shranjenimi nastavitvami in ga sodelavcem ni treba ročno upoštevati: če je lokacija zunaj dovoljenega polmera, pravilo začne veljati samodejno in prijava na tem mestu preprosto ni mogoča. Za podjetja z jasno opredeljenimi delovnimi mesti je to preprost način za dodatno zaščito beleženja časa, ne da bi samo prijavo za ekipo zapletli. Za podjetja z menjajočimi se delovnimi lokacijami, ki niso znane vnaprej, pa geofencing ostane izklopljen, tako da mobilno beleženje časa tudi tam deluje brez omejitev.
Preverjanje s selfijem za dodatno varnost
Poleg lokacije lahko v 1Tool vklopite tudi preverjanje s selfijem prek sprednje kamere. Ko je ta funkcija vklopljena, se ob vsaki prijavi in odjavi samodejno posname fotografija za preverjanje. Tako lahko poleg kraja preverite tudi, ali je vnos res opravila zadevna oseba sama in ne kdo drug v njenem imenu z napravo druge osebe. Za podjetja, ki poleg časa in kraja potrebujejo še eno raven nadzora, na primer na varnostno občutljivih področjih ali na menjajočih se lokacijah z veliko različnimi ljudmi, je ta možnost preprosta dopolnitev, ki deluje neposredno na že uporabljeni mobilni napravi brez dodatne strojne opreme. Tako kot zahteva za geofencing je tudi preverjanje s selfijem neobvezna nastavitev, ki jo je mogoče vklopiti glede na potrebe podjetja in ni obvezen del mobilnega beleženja časa. Podjetja lahko tako sama odločijo, koliko dodatnega nadzora je smiselno za njihov primer uporabe, ne da bi morala vse funkcije uporabljati skupaj.
Pogosta vprašanja
Ali morajo sodelavci lokacijo vnašati ročno?
Ne, lokacija se ob vsakem prihodu in odhodu samodejno zabeleži v ozadju, ročni vnos ni potreben.
Ali je zahteva za geofencing samodejno aktivna?
Ne, geofencing je neobvezna nastavitev. Šele ko je vklopljena, sta prijava in odjava mogoči le znotraj določenega polmera okoli izbrane lokacije.
Ali se ob vsakem vnosu časa samodejno posname fotografija?
Le če je vklopljeno preverjanje s selfijem. V tem primeru se ob vsaki prijavi in odjavi posname fotografija za preverjanje.
Kako pregledno je mobilno beleženje časa v vašem podjetju danes?