Najti pravo osebo za nalogo je pogosto težje kot nalogo sploh zabeležiti. Načrtovalci morajo spremljati ne le razpoložljivost, temveč tudi, kdo je strokovno najprimernejši. Če se to ureja v preglednicah ali ustno, se pregled hitro izgubi, zlasti v večjih ekipah z različnimi veščinami in več hkrati potekajočimi projekti. Na koncu pogosto odločata naključje ali občutek, kdo bo prevzel nalogo, namesto premišljene presoje razpoložljivosti in primernosti. Modul za načrtovanje virov v 1Tool združuje odprte naloge, razpoložljivost in veščine v enem samem pogledu.
Odprte naloge razporedite s povleci in spusti
V modulu za načrtovanje virov v 1Tool načrtovalci odprte naloge ali zahtevke povlečejo neposredno s seznama na časovnico določenega sodelavca. Ta časovnica je zasnovana kot časovni prikaz virov v slogu koledarja, zato je na prvi pogled razvidno, kdo je kdaj že zaseden in kje so še prosta mesta. Namesto da bi dodelitve vodili na ločenem seznamu in razpoložljivost preverjali posebej v koledarju, se obe informaciji združita v istem pogledu. To zmanjša usklajevanje med več sistemi ali preglednicami in načrtovanje virov spremeni v vizualen, takoj razumljiv postopek, pri katerem so premiki in prerazporeditve takoj vidni. Zlasti ko se prednostne naloge kratkoročno spremenijo, je mogoče nalogo s povleci in spusti preprosto dodeliti drugi osebi ali drugemu terminu. Pri načrtovanju več vzporednih projektov je ta skupni pogled časovnice še posebej dragocen, saj se prekrivanja in ozka grla pokažejo takoj, namesto da bi jih opazili šele pozneje v poročilu.
Prilagodljivo odločite, kaj nastane ob razporeditvi
Ko nalogo ali zahtevek razporedite s povleci in spusti, lahko izberete, ali naj nastane vnos v načrtu virov, naloga ali termin v koledarju. Tako lahko dodelitev prilagodite posamezni situaciji – glede na to, ali gre zgolj za načrtovanje zmogljivosti ali pa naj v koledarju zadevne osebe neposredno nastane konkretna naloga ali termin. Ta prilagodljivost je še posebej koristna v ekipah, kjer se prepletajo različne vrste načrtovanja dela – grobo vnaprejšnje načrtovanje na eni strani in konkretni dogovorjeni termini na drugi – ne da bi za to potrebovali različna orodja ali poglede. Iz enega samega koraka načrtovanja tako nastane natanko tista vrsta vnosa, ki je v dani situaciji dejansko potrebna, ne da bi morali načrtovalci po razporeditvi še ročno dodelati grobo dodelitev v konkretno nalogo ali termin.
Pravo osebo najdete s filtri veščin
Poleg same razpoložljivosti je mogoče načrt virov filtrirati tudi po veščinah. Te veščine so za vsakega sodelavca shranjene z oceno od 1 do 5 zvezdic. Načrtovalci lahko tako ciljno zožijo izbor tistih, ki so za določeno nalogo strokovno najprimernejši, namesto da bi naloge razporejali zgolj glede na prosto zmogljivost. Zlasti pri specializiranih dejavnostih ali nalogah z visokimi strokovnimi zahtevami ta filter pomaga, da nalogo dobi ne le razpoložljiva, temveč najprimernejša oseba. Razpoložljivost in primernost je tako mogoče upoštevati skupaj v enem samem koraku načrtovanja, namesto da bi oboje preverjali zaporedoma v ločenih virih. Za načrtovalce to pomeni manj vprašanj v ekipi o tem, kdo sploh pride v poštev za določeno nalogo. Zlasti pri zahtevkih, ki prispejo v zadnjem trenutku, ali nalogah s posebnimi zahtevami lahko tako neposredno v načrtu virov zožite izbor smiselnih kandidatov, preden nalogo razporedite s povleci in spusti.
Pogosta vprašanja
Kako se naloge dodeljujejo v načrtu virov?
Načrtovalci odprte naloge ali zahtevke s povleci in spusti premaknejo neposredno s seznama na časovnico želenega sodelavca, prikazano kot časovni prikaz virov v slogu koledarja.
Ali ob razporeditvi vedno samodejno nastane termin v koledarju?
Ne, ob razporeditvi lahko izberete, ali naj nastane vnos v načrtu virov, naloga ali termin v koledarju.
Kako se ocenjujejo veščine sodelavcev?
Veščine so za vsakega sodelavca shranjene z oceno od 1 do 5 zvezdic in jih je mogoče v načrtu virov uporabiti kot filter za iskanje najprimernejše osebe.
Kako trenutno zagotavljate, da naloge ne dobijo le razpoložljive osebe, temveč tudi strokovno primerne?
Rezervirajte termin za predstavitev