Povpraševanja po terminih z zunanjimi udeleženci, kot so stranke ali partnerji, se v praksi redko zataknejo pri koledarju – zataknejo se pri odgovoru. Mnogi prejemniki pustijo vabila neodgovorjena, ker odgovor zahteva dodatno prijavo, aplikacijo ali zamuden dodaten korak. Posledica so dolgotrajni telefonski klici in izmenjava e-pošte samo zato, da bi dobili preprost da ali ne. Zato 1Tool potrjevanje terminov za zunanje udeležence poenostavi, kolikor je mogoče – povsem brez prijave.
Vabilo z osebno povezavo za potrditev
Ko je v 1Tool dogovorjen termin z zunanjimi udeleženci, prejemnik dobi vabilo po e-pošti, ki vsebuje osebno povezavo za potrditev. Ta povezava je enolično dodeljena posameznemu terminu in prejemniku ter ga v brskalniku vodi neposredno na preprosto stran za potrditev. Ni potrebna nobena dodatna programska oprema, prenos ali namestitev aplikacije – povezava deluje na vsaki napravi, na kateri je mogoče odpreti e-pošto in uporabljati brskalnik. Podjetjem, ki redno usklajujejo termine s strankami ali partnerji zunaj lastne organizacije, tako ni več treba ustvarjati ali upravljati dostopa za vsakega zunanjega udeleženca. Celoten postopek potrjevanja zagotavlja in upravlja 1Tool kot platforma.
Potrditev ali zavrnitev z enim samim klikom
Prek povezave za potrditev se prejemnik lahko neposredno odloči, ali termin sprejme ali zavrne – z enim samim klikom, brez prijave ali vnosa gesla. Odpade vsak ovinek prek uporabniškega računa: zunanjemu udeležencu se ni treba registrirati niti si zapomniti, s katerimi podatki bi se moral prijaviti. Zmanjšanje postopka na edini res potreben korak – potrditev ali zavrnitev – bistveno zniža prag za odziv. Zlasti pri strankah, ki so s podjetjem v stiku le občasno, je to razlika med hitrim odgovorom in vabilom, ki dneve ostane neodgovorjeno v nabiralniku.
Večja odzivnost za podjetje, ki vabi
Za podjetja, ki povprašujejo po terminih, se ta preprostost takoj obrestuje: manj truda zahteva odgovor, večja je verjetnost, da se prejemnik dejansko odzove. Namesto da bi ekipa vabilo preverjala po telefonu ali pošiljala več opomnikov po e-pošti, se lahko zanese, da bo termin hitro potrjen ali zavrnjen. To opazno olajša načrtovanje, zlasti kadar je treba hkrati uskladiti veliko zunanjih udeležencev. Tudi za prejemnike je postopek prijetnejši: namesto da bi morali oblikovati odgovor, zadostuje klik na »Potrdi« ali »Zavrni« neposredno iz e-pošte. To prihrani čas na obeh straneh in usklajevanje terminov z zunanjimi stiki naredi bolj tekoč del vsakodnevnega sodelovanja.
Pogosta vprašanja
Ali mora prejemnik povpraševanja po terminu imeti račun 1Tool?
Ne. Povezava za potrditev deluje neposredno v brskalniku, brez prijave ali lastnega računa.
Kako zunanji udeleženec prejme povezavo za potrditev?
Po e-pošti, kot del vabila na termin, posebej za vsakega prejemnika.
Kaj mora prejemnik storiti, da termin potrdi ali zavrne?
Le klikniti povezavo v e-pošti in v brskalniku izbrati želeno možnost – zadostuje en sam klik.
Kako pogosto danes dneve čakate na odgovor na preprosto povpraševanje po terminu?
Preberite tudi
- Zahtevki za podporo, ki jih stranke spremljajo same
- Videoklici, ki se jih lahko udeležijo tudi zunanji gostje brez računa 1Tool