Eine einheitliche E-Mail-Signatur gehört für viele Unternehmen zum professionellen Auftritt dazu, ist in der Praxis aber oft mühsam umzusetzen. Häufig müssen Signaturen zentral erstellt und dann an jeden Mitarbeiter verteilt werden, der sie wiederum selbst in seinem E-Mail-Programm einrichten muss. Ändert sich etwas, etwa eine Telefonnummer oder das Logo, beginnt der Aufwand von vorne. Gerade bei häufigen Wechseln im Team oder häufigen Änderungen an Kontaktdaten summiert sich dieser Aufwand spürbar. 1Tool löst das, indem jeder Mitarbeiter seine E-Mail-Signatur direkt im System selbst verwalten kann, individuell und unabhängig von Kollegen. Die Pflege der eigenen Signatur wird damit zu einem Bestandteil der gewohnten Arbeit im CRM, statt einer zusätzlichen Aufgabe außerhalb davon.
Signaturen individuell je Mitarbeiter
In 1Tool kann jeder Mitarbeiter seine eigene E-Mail-Signatur anlegen, bearbeiten und bei Bedarf auch wieder löschen. Die Signatur wird dabei pro Mitarbeiter individuell gespeichert, sodass sie unabhängig von den Signaturen anderer Kollegen gepflegt werden kann. Das bedeutet: Ändert ein Mitarbeiter seine eigene Durchwahl oder Position, wirkt sich das nicht auf die Signaturen anderer im Unternehmen aus, und niemand muss zentral eingreifen, damit die Änderung übernommen wird. Für Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern, die alle E-Mails im Namen des Unternehmens verschicken, entsteht dadurch eine Lösung, bei der jeder für seine eigenen Angaben selbst verantwortlich ist, ohne dass dafür Rückstimmung mit einer zentralen Stelle notwendig wäre. Diese Eigenverantwortung entlastet zugleich zentrale Stellen wie IT oder Office-Management, die andernfalls für jede kleine Änderung an einer einzelnen Signatur zuständig wären. Stattdessen kümmert sich jeder Mitarbeiter selbst darum, dass seine eigenen Angaben aktuell sind.
Bearbeitung im Rich-Text-Editor
Zur Bearbeitung der Signatur steht ein Rich-Text-Editor zur Verfügung. Mitarbeiter können ihre Signatur damit direkt formatieren, ohne technisches Vorwissen etwa im Umgang mit HTML mitbringen zu müssen. Das senkt die Hürde, eine eigene Signatur überhaupt anzulegen oder anzupassen, weil die Bearbeitung ähnlich funktioniert wie in einem gewöhnlichen Textverarbeitungsprogramm. Wird die Signatur einmal angelegt, lässt sie sich jederzeit wieder öffnen und verändern, etwa wenn sich Kontaktdaten ändern oder ein neuer Zusatz aufgenommen werden soll. Da die Bearbeitung direkt in 1Tool erfolgt, ist zudem sichergestellt, dass die Signatur an derselben Stelle gepflegt wird, an der auch der übrige E-Mail-Verkehr des Mitarbeiters stattfindet, statt in einem separaten Werkzeug. Damit lassen sich neben reinem Text auch grundlegende Formatierungen wie Hervorhebungen oder Absätze einbauen, ohne dass dafür Kenntnisse in der Bearbeitung von HTML-Code notwendig sind. Wer bereits mit gängigen Textverarbeitungsprogrammen vertraut ist, findet sich in der Bearbeitung der Signatur entsprechend schnell zurecht.
Einheitliches Auftreten ohne zentralen Verteilungsaufwand
Weil jeder Mitarbeiter seine Signatur selbst pflegt, entfällt die klassische zentrale Verteilung, bei der eine Signaturvorlage an alle Mitarbeiter verschickt und von jedem einzeln im eigenen E-Mail-Programm eingerichtet werden muss. Trotzdem lässt sich ein einheitliches Erscheinungsbild erreichen, weil jeder Mitarbeiter mit einer im Grundaufbau vergleichbaren, aber individuell zuordenbaren Signatur kommuniziert, etwa mit eigenem Namen und eigener Durchwahl. Nach außen wirkt das Unternehmen dadurch geschlossen, ohne dass intern jede Signatur bis ins letzte Detail zentral vorgegeben werden müsste. Für Unternehmen bedeutet das weniger Abstimmungsaufwand bei der Einführung oder Aktualisierung von Signaturen, weil nicht mehr jede Änderung zentral organisiert und an jedes einzelne E-Mail-Programm im Unternehmen weitergegeben werden muss. Stattdessen liegt die Pflege dort, wo die jeweiligen Angaben auch tatsächlich stimmen: bei den Mitarbeitern selbst. Für neue Mitarbeiter bedeutet das außerdem einen einfachen Einstieg: Die eigene Signatur lässt sich direkt beim Onboarding im gewohnten System anlegen, ohne dass eine separate Anleitung für das jeweils verwendete E-Mail-Programm nötig wäre. So bleibt der aktuelle Stand aller Signaturen automatisch dort abgebildet, wo die Mitarbeiter ohnehin täglich arbeiten.
Häufig gestellte Fragen
Kann jeder Mitarbeiter seine Signatur selbst bearbeiten?
Ja, jeder Mitarbeiter kann seine eigene Signatur über einen Rich-Text-Editor anlegen, bearbeiten und löschen.
Muss ich die Signatur in jedem E-Mail-Programm einzeln einrichten?
Nein, die Signatur wird direkt in 1Tool pro Mitarbeiter gespeichert und verwaltet.
Beeinflusst die Änderung einer Signatur auch die Signaturen anderer Mitarbeiter?
Nein, jede Signatur wird individuell und unabhängig von den Signaturen der Kollegen gespeichert.
Wie viel Abstimmungsaufwand verursacht die Pflege von E-Mail-Signaturen aktuell in Ihrem Unternehmen?
