Seminare und Kurse mit begrenzter Teilnehmerzahl bringen eine eigene Planungsherausforderung mit sich: Ist ein Kurs überbucht, müssen Teilnehmer kurzfristig abgesagt oder auf einen anderen Termin verwiesen werden, ist er dagegen deutlich unterbucht, lohnt sich die Durchführung wirtschaftlich womöglich nicht. Wird die tatsächliche Auslastung erst kurz vor dem Termin sichtbar, bleibt kaum noch Zeit zum Gegensteuern. Eine Kapazitätsanzeige, die den Buchungsgrad schon während der laufenden Anmeldephase auf einen Blick zeigt, verschafft Planern hier deutlich mehr Handlungsspielraum. 1Tool bildet diese Auslastung farbig ab und verwaltet mehrtägige oder wiederkehrende Kursreihen als verschachtelte Termine.
Farbige Auslastungsanzeige für Seminare und Kurse
Für Seminare oder Kurse mit einer begrenzten Teilnehmerzahl zeigt 1Tool Planern eine farbige Auslastungsanzeige, die je nach Buchungsgrad grün, gelb oder rot dargestellt wird. Anstatt die Anzahl der Anmeldungen manuell mit der maximalen Teilnehmerzahl abzugleichen, ist der Auslastungsstand eines Kurses damit auf einen Blick erkennbar. Eine drohende Überbuchung fällt so bereits während der laufenden Anmeldephase auf, statt erst dann, wenn bereits mehr Teilnehmer angemeldet sind, als Plätze zur Verfügung stehen. Ebenso wird eine auffällige Unterbuchung frühzeitig sichtbar, sodass rechtzeitig entschieden werden kann, ob zusätzliche Maßnahmen zur Bewerbung des Kurses sinnvoll sind oder ob ein Termin gegebenenfalls zusammengelegt oder verschoben werden sollte. Für Planer, die mehrere Kurse gleichzeitig im Blick behalten müssen, ist diese farbige Kennzeichnung eine deutliche Erleichterung gegenüber dem manuellen Abgleich einzelner Teilnehmerlisten.
Mehrtägige und wiederkehrende Kursreihen als verschachtelte Termine
Mehrtägige oder wiederkehrende Kursreihen werden in 1Tool als verschachtelte Termine verwaltet. Das bedeutet, dass ein übergeordneter Kurs angelegt wird, dem mehrere zugehörige Einzeltermine zugeordnet sind, etwa die einzelnen Tage eines mehrtägigen Seminars oder die einzelnen Einheiten einer wiederkehrenden Kursreihe. Diese Struktur bildet die Realität vieler Kursangebote deutlich genauer ab, als wenn jeder einzelne Termin unabhängig von den übrigen Terminen der gleichen Reihe verwaltet würde. Planer behalten dadurch sowohl den Überblick über den Kurs als Ganzes als auch über die einzelnen Termine, aus denen sich dieser Kurs zusammensetzt.
Gesamtauslastung über alle Einzeltermine hinweg
Die einzelnen Termine einer verschachtelten Kursreihe ergeben gemeinsam die Gesamtauslastung des Kurses. Statt die Auslastung für jeden einzelnen Termin einer Reihe separat zu betrachten, liefert 1Tool damit eine Sicht auf den gesamten Kurs, die alle zugehörigen Einzeltermine berücksichtigt. Das ist besonders bei Kursreihen hilfreich, bei denen sich die Anmeldung auf die gesamte Reihe und nicht auf einzelne Termine bezieht, da die farbige Auslastungsanzeige in diesem Fall den tatsächlichen Buchungsstand des gesamten Kurses widerspiegelt. Planer erhalten damit eine verlässliche Grundlage dafür, wie gut ein Kursangebot insgesamt angenommen wird.
Häufig gestellte Fragen
Wie erkenne ich, ob ein Kurs überbucht ist?
Die farbige Auslastungsanzeige zeigt je nach Buchungsgrad grün, gelb oder rot an, sodass eine drohende Überbuchung sofort erkennbar ist.
Wie werden mehrtägige Kursreihen in 1Tool abgebildet?
Sie werden als verschachtelte Termine verwaltet, also als übergeordneter Kurs mit mehreren zugehörigen Einzelterminen.
Bezieht sich die Auslastungsanzeige nur auf einen einzelnen Termin oder auf die ganze Kursreihe?
Die Einzeltermine einer Kursreihe ergeben gemeinsam die Gesamtauslastung des Kurses, die entsprechend farbig dargestellt wird.
Wie erfahren Sie aktuell, ob eines Ihrer Seminare kurz vor dem Termin über- oder unterbucht ist?
