Viele Termine in einem Unternehmen wiederholen sich nach einem festen Muster: das wöchentliche Jour fixe, die monatliche Wartung, oder ein Kurs, der immer am selben Wochentag zur selben Uhrzeit stattfindet. Werden solche Termine einzeln von Hand angelegt, entsteht schnell wiederkehrender Pflegeaufwand, und Fehler wie ein vergessener oder falsch übertragener Termin sind naheliegend. Eine Kalenderfunktion, die wiederkehrende Muster von vornherein abbildet, spart hier spürbar Zeit. In 1Tool lassen sich Termine deshalb mit echten Wiederholungsregeln anlegen, und für Kontakte mit einem fixen Rhythmus gibt es zusätzlich eigene Kurspläne.
Wiederholungsregeln statt Einzeltermine
Kalendertermine in 1Tool unterstützen echte Wiederholungsregeln, etwa täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich. Grundlage dafür ist der verbreitete RRULE-Standard, der auch in vielen anderen Kalenderanwendungen für die Definition wiederkehrender Termine verwendet wird. Ein Termin muss damit nur einmal mit dem gewünschten Wiederholungsmuster angelegt werden, statt für jeden einzelnen Termin einen eigenen Eintrag im Kalender zu erstellen. Das reduziert nicht nur den Pflegeaufwand, sondern verringert auch die Gefahr, dass bei der manuellen Anlage vieler Einzeltermine ein Termin vergessen oder mit einem falschen Datum eingetragen wird. Für alle Arten von regelmäßig wiederkehrenden Terminen im Tagesgeschäft, von internen Besprechungen bis zu wiederkehrenden Kundenterminen, steht damit eine einheitliche Grundlage zur Verfügung.
Eigene Kurspläne für Kontakte mit festem Rhythmus
Für Kontakte mit einem fixen, wiederkehrenden Rhythmus, etwa Kursteilnehmer, bietet 1Tool zusätzlich eigene Kurspläne pro Kontakt. Darin werden Wochentag, Uhrzeit und Wiederholungsmuster für den jeweiligen Kontakt hinterlegt. Diese Information ist damit direkt am Kontakt selbst gespeichert und nicht nur irgendwo im Kalender verstreut, was besonders bei einer größeren Zahl an Kursteilnehmern mit unterschiedlichen Terminmustern für Übersicht sorgt. Wer regelmäßig nachvollziehen möchte, wann ein bestimmter Kursteilnehmer üblicherweise erscheint, findet diese Angabe direkt am Kontakt, statt sie erst im Kalender suchen zu müssen.
Automatisch erzeugte Kalendertermine
Aus den Angaben im Kursplan eines Kontakts erzeugt 1Tool automatisch die passenden Kalendertermine. Der hinterlegte Wochentag, die Uhrzeit und das Wiederholungsmuster müssen also nicht zusätzlich manuell in den Kalender übertragen werden. Das spart Zeit bei der Einrichtung neuer Kursteilnehmer und stellt gleichzeitig sicher, dass die im Kalender sichtbaren Termine stets mit dem am Kontakt hinterlegten Rhythmus übereinstimmen. Ändert sich der Rhythmus eines Kursteilnehmers, kann diese Änderung zentral am Kursplan des Kontakts vorgenommen werden, anstatt bestehende Kalendertermine einzeln durchsuchen und anpassen zu müssen.
Häufig gestellte Fragen
Welche Wiederholungsmuster unterstützt der Kalender in 1Tool?
Kalendertermine können täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederholt werden, basierend auf dem RRULE-Standard.
Wofür sind die Kurspläne pro Kontakt gedacht?
Sie sind für Kontakte mit einem fixen, wiederkehrenden Rhythmus gedacht, etwa Kursteilnehmer, und speichern Wochentag, Uhrzeit und Wiederholungsmuster direkt am Kontakt.
Muss ich die Kalendertermine für einen Kursteilnehmer zusätzlich manuell anlegen?
Nein, 1Tool erzeugt aus den Angaben im Kursplan automatisch die passenden Kalendertermine.
Wie viele wiederkehrende Termine legen Sie und Ihr Team aktuell noch einzeln von Hand an?
