In vielen Unternehmen sammeln sich im Lauf der Zeit tausende Dokumente an – Angebote, Verträge, Protokolle, Rechnungen, technische Unterlagen. Wird eine Datei beim Hochladen nicht sauber benannt, ist sie in der klassischen Dateiverwaltung später kaum wiederzufinden, selbst wenn man sich noch genau an einen Satz oder Begriff aus dem Inhalt erinnert. Die Suche nach Dateinamen stößt hier schnell an ihre Grenzen, vor allem wenn viele unterschiedliche Mitarbeiter Dokumente hochladen und dabei jeweils eigene Namenskonventionen verwenden. 1Tool geht deshalb einen anderen Weg und macht nicht nur den Namen, sondern den tatsächlichen Inhalt jeder hochgeladenen Datei durchsuchbar. Wie das im Hintergrund funktioniert und welchen Unterschied das im Arbeitsalltag macht, zeigt dieser Beitrag.
Von der Datei zum durchsuchbaren Text
Sobald eine Datei in 1Tool hochgeladen wird, läuft im Hintergrund automatisch eine Texterkennung ab. Technisch übernimmt das Apache Tika, eine Software, die den Inhalt unterschiedlichster Dateiformate – etwa PDF- oder Word-Dokumente – ausliest und in reinen Klartext umwandelt. Dieser Schritt passiert automatisiert bei jedem Upload, ohne dass Nutzer selbst etwas dafür tun müssen oder eine zusätzliche Aktion auslösen. Das Ergebnis ist eine Textrepräsentation des Dokumentinhalts, die als Grundlage für die weitere Verarbeitung dient. Für Anwender bedeutet das: Es spielt keine Rolle, ob eine Datei „Angebot_final.pdf” oder „Dokument_23.pdf” heißt – entscheidend ist, was tatsächlich im Dokument steht. Damit entfällt die Notwendigkeit, beim Hochladen auf durchdachte, beschreibende Dateinamen zu achten, nur damit ein Dokument später wiedergefunden werden kann. Gerade in gewachsenen Unternehmen, in denen über Jahre unterschiedliche Personen und Abteilungen Dateien abgelegt haben, ist diese Unabhängigkeit vom Dateinamen ein spürbarer Unterschied zur klassischen Ordnerstruktur.
Ein eigener Suchindex pro Mandant
Der aus einer Datei gewonnene Text wird anschließend nicht einfach irgendwo gespeichert, sondern in einem eigenen, mandantenspezifischen Suchindex abgelegt. Dieser Index basiert auf Meilisearch, einer auf Geschwindigkeit ausgelegten Such-Engine. Dadurch bleiben die Suchdaten jedes 1Tool-Mandanten sauber voneinander getrennt, und Suchanfragen liefern auch bei größeren Datenmengen sehr schnell Ergebnisse. Die gesamte Infrastruktur dafür wird von 1Tool selbst betrieben – Anwender müssen sich um nichts kümmern, es entsteht kein zusätzlicher Aufwand für Einrichtung, Betrieb oder Wartung dieser Such-Engine. Der Index wird laufend im Hintergrund aktuell gehalten, sodass neu hochgeladene oder geänderte Dokumente zeitnah auffindbar sind. Für Unternehmen, die mit sensiblen oder vertraulichen Unterlagen arbeiten, ist außerdem relevant, dass die inhaltliche Indexierung ausschließlich innerhalb des eigenen, abgeschotteten Mandantenbereichs stattfindet und nicht mit anderen 1Tool-Kunden geteilt wird. Da Meilisearch speziell für schnelle Antwortzeiten entwickelt wurde, bleibt die Suche auch dann komfortabel nutzbar, wenn über die Zeit sehr viele Dokumente hochgeladen und indexiert wurden.
Praktischer Nutzen im Arbeitsalltag
Der konkrete Effekt zeigt sich in der globalen Suche von 1Tool: Gibt man dort einen Begriff ein, der irgendwo im Text eines hochgeladenen Dokuments vorkommt, wird die betreffende Datei gefunden – unabhängig davon, ob dieser Begriff auch im Dateinamen auftaucht. Das erspart langes Durchklicken durch Ordnerstrukturen oder das Öffnen mehrerer Dokumente auf gut Glück, nur um die richtige Information zu finden. Gerade bei Kundenanfragen, in denen schnell auf eine bestimmte Vereinbarung, eine Preisangabe oder einen Passus aus einem älteren Dokument zurückgegriffen werden muss, zahlt sich das aus, weil Mitarbeiter nicht erst überlegen müssen, wie die gesuchte Datei wohl benannt wurde. Die inhaltliche Volltextsuche funktioniert dabei unabhängig vom jeweiligen Modul, in dem eine Datei abgelegt wurde, und fügt sich nahtlos in die bestehende Suche ein. So wird aus einer reinen Dateiablage tatsächlich eine durchsuchbare Wissensbasis, auf die jeder berechtigte Mitarbeiter im Unternehmen zugreifen kann. Neu eingestellte Mitarbeiter profitieren davon besonders, da sie sich nicht erst über Jahre gewachsene Ablagegewohnheiten der Kolleginnen und Kollegen aneignen müssen, um ein bestimmtes Dokument aufzufinden.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich beim Hochladen einer Datei etwas Zusätzliches einstellen, damit sie durchsuchbar wird?
Nein, die Texterkennung und Indexierung laufen automatisch im Hintergrund ab, sobald eine Datei hochgeladen wird.
Werden auch gescannte oder als Bild vorliegende Dokumente inhaltlich durchsucht?
Die Texterkennung erfolgt über Apache Tika und wertet die in einer Datei enthaltenen Textinformationen aus; welche Formate im Detail unterstützt werden, hängt vom jeweiligen Dateityp ab.
Sehen andere Mandanten von 1Tool die Inhalte meiner Dokumente über die Suche?
Nein, jeder Mandant erhält einen eigenen, getrennten Suchindex, sodass Suchergebnisse ausschließlich innerhalb der eigenen Daten angezeigt werden.
Wie viele Dokumente in Ihrem Unternehmen wären heute schneller gefunden, wenn nicht nur der Dateiname, sondern auch der Inhalt durchsucht werden könnte?
