Kundenkartei
Eine Kundenkartei ist die geordnete Sammlung aller Daten zu Ihren Kunden – früher als Karteikasten mit einer Karte je Kunde, heute meist als Kundenkartei-Software, in der jeder Mitarbeiter dieselben, aktuellen Daten sieht.
Der Zweck ist derselbe geblieben: Wer mit einem Kunden spricht, soll wissen, wer er ist, was er gekauft hat und was zuletzt besprochen wurde. Die Kundenkartei ist damit der Kern jeder Kundenverwaltung und die Grundlage eines CRM-Systems.
Was gehört in eine Kundenkartei?
Eine brauchbare Kundenkartei enthält mehr als Name und Adresse. Bewährt haben sich diese Angaben:
- Stammdaten: Firma oder Name, Ansprechpartner, Anschrift, Telefon, E-Mail, UID-Nummer, Kundennummer
- Liefer- und Rechnungsadresse, falls sie von der Hauptadresse abweichen
- Kontakthistorie: Telefonate, Termine, E-Mails und Notizen in zeitlicher Reihenfolge
- Verkäufe: Angebote, Aufträge, Rechnungen und offene Posten
- Einordnung: Kundengruppe, Branche, Interessen, zuständiger Mitarbeiter
- Einwilligungen: zum Beispiel für den Newsletter – mit Datum, wann sie erteilt wurde
Karteikasten, Excel oder Kundenkartei-Software?
Der Karteikasten funktioniert, solange eine Person ihn führt und er an einem Ort steht. Sobald zwei Mitarbeiter gleichzeitig auf Kundendaten zugreifen müssen oder jemand im Außendienst ist, stößt er an seine Grenze.
Eine Excel-Liste löst das Ortsproblem nur zum Teil: Sie wird kopiert, per Mail verschickt und liegt bald in mehreren Fassungen vor. Doppelte Einträge, uneinheitliche Schreibweisen und fehlende Historie sind die Regel – wer eine Excel-Liste bereinigen muss, findet die nötigen Formeln in unserer Anleitung zu den Excel-Funktionen für Kontaktlisten.
Eine Kundenkartei-Software führt alle Daten an einer Stelle, für alle Berechtigten gleichzeitig, auch mobil. Sie verknüpft den Kunden mit allem, was mit ihm passiert – vom ersten Telefonat bis zur Rechnung.
Was eine Kundenkartei-Software können sollte
- Suche und Filter über alle Felder, damit Sie Kunden in Sekunden finden
- Dublettenerkennung, die doppelte Einträge beim Anlegen und beim Import meldet
- Import aus Excel, damit bestehende Listen nicht abgetippt werden müssen
- Kontakthistorie, in der jedes Gespräch und jede Mail beim Kunden landet
- Gruppen und Verteilerlisten für gezielte Ansprache und Newsletter
- Rechte je Mitarbeiter, damit jeder nur sieht, was er sehen darf
- Verknüpfung mit Angeboten, Aufträgen und Rechnungen – sonst bleibt die Kartei ein Adressbuch
Kundenkartei und DSGVO
Eine Kundenkartei enthält personenbezogene Daten und fällt damit unter die DSGVO. In der Praxis heißt das: Sie brauchen eine Rechtsgrundlage für jede Speicherung (etwa den Vertrag oder eine Einwilligung), müssen einem Kunden auf Anfrage Auskunft geben, welche Daten Sie über ihn führen, und Daten löschen, wenn der Zweck wegfällt und keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht. Mit einer Software gelingt das deutlich leichter als mit verstreuten Excel-Dateien, weil alle Daten eines Kunden an einer Stelle liegen.
Die Kundenkartei in 1Tool
In 1Tool ist die Kundenkartei die Kontaktverwaltung: Per Knopfdruck öffnet sich das Stammdatenblatt eines Kontakts mit allen Angaben, der Kontakthistorie, Projekten, Angeboten und Rechnungen. Kontaktgruppen und Verteilerlisten ordnen Kunden nach Interessen, die Dublettenerkennung hält die Kartei sauber, und bestehende Listen übernehmen Sie per Excel-Import.
Verwandte Begriffe: Kundendatenbank, Adressverwaltung.