Software für Architektur- & Innenarchitekturbüros

Architektur- und Innenarchitekturbüros leben von einem durchgängigen, projektgetriebenen Geschäftsmodell – von der ersten Kundenanfrage über Planung und Umsetzung bis hin zu After Sales und langfristiger Kundenbindung. Viele Büros arbeiten dabei mit Insellösungen: Projektmanagement in einem Tool, Zeiterfassung in einem anderen, Bestellwesen in Excel, Finanzbuchhaltung in einem dritten System. 1Tool bildet Akquise, Projektabwicklung, Einkauf, Leistungserbringung und Abrechnung stattdessen durchgängig in einem System ab – mit einer führenden Datenquelle pro Datenobjekt, ohne Doppelpflege und ohne Redundanzen.

CRM mit Softfact-Tracking – die persönliche Kundenbeziehung im Mittelpunkt

Neben klassischen CRM-Funktionen wie Lead- und Opportunity-Management ab dem ersten Kontakt, einer 360°-Kundenakte mit Kontakten, Beteiligten, Dokumenten und Terminen sowie einer Akquise-Pipeline mit Phasen, Wahrscheinlichkeiten und Forecast bietet 1Tool strukturiertes Softfact-Tracking: persönliche Vorlieben und Abneigungen, Familie und persönliches Umfeld, wichtige Termine und Anlässe, Stilpräferenzen und No-Gos, Hobbys und Interessen. All das wird nicht in einem Freitextfeld verschenkt, sondern frei definierbar, strukturiert auswertbar, suchbar, filterbar und bei jeder Kundeninteraktion sichtbar erfasst. Vor jedem Kundentermin, beim Einrichtungsbesuch oder im After-Sales-Kontakt steht so die volle persönliche Geschichte der Kundenbeziehung zur Verfügung.

Projekt- und Auftragsmanagement entlang des gesamten Prozesses

Mehrere Aufträge je Kunde – Planungsauftrag, Einrichtungsauftrag, Nachträge – erhalten dabei eine eindeutige Auftragsnummer als Kostenträger. Projektkalkulation, Plan/Ist-Vergleich und Deckungsbeitragsrechnung pro Projekt, Aufgaben- und Meilensteinmanagement mit Vorlagen pro Projekttyp, detaillierte Ressourcen- und Kapazitätsplanung über alle Geschäftsbereiche sowie Nachtragsmanagement mit Genehmigungs-Workflow geben Geschäftsführung und Projektleitung jederzeit den Überblick. Dokumentenmanagement direkt am Projekt – Verträge, Pläne, Protokolle, Lieferscheine, Freigaben – sorgt dafür, dass alle Beteiligten immer den aktuellen Stand vor Augen haben.

Angebot, Auftragsbestätigung und Fakturierung aus einer Hand

Von der Angebotserstellung mit Positionen, Varianten, Kalkulationsbasis und Vorlagen über die Auftragsbestätigung mit Anzahlungslogik, Zahlungsplänen und Phasenrechnungen bis zur Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnung inklusive Verknüpfung mit dem Baufortschritt: 1Tool bildet den gesamten Faktura-Prozess ab, mit Freigabe-Workflow vor Versand und der Übergabe strukturierter Rechnungs- und Belegdaten an die Finanzbuchhaltung – ganz ohne Doppelerfassung.

Einkauf und Bestellwesen mit Projektbezug

Lieferantenstammdaten mit Konditionen und Preislisten, Produktkataloge nach Kategorien wie Beleuchtung, Möbel, Tischler, Glaser oder Textilien, ein Bestellprozess mit Projektbezug, Lieferterminen und Erinnerungsfunktion sowie der Wareneingang inklusive Mengen- und Qualitätsprüfung und abweichender Lieferorte – ob Werkstatt, Showroom, Baustelle oder direkt beim Kunden: Einkauf und Bestellwesen werden vollständig in den Projektablauf integriert, inklusive Rechnungsprüfung mit Abgleich von Bestellung und Lieferschein sowie Reklamations- und Garantiemanagement mit Historie.

Zeiterfassung und Personalkosten im Griff

Projekt- und auftragsbezogene Stundenerfassung für alle Mitarbeitenden – web und mobil – mit klarer Trennung von verrechenbaren und nicht verrechenbaren Stunden, individuellen Stundensätzen je Mitarbeiter und Tätigkeit sowie einem Freigabe-Workflow für Kontrolle und Projektzuordnung. Urlaubs-, Krankenstands- und Fehlzeitenverwaltung sowie die Auswertung von Soll/Ist-Stunden je Projekt und Mitarbeiter runden die Zeiterfassung ab.

Mandantenfähigkeit, Rollen und Intercompany-Verrechnung

Für Unternehmensgruppen mit mehreren Gesellschaften – etwa einer Handelsgesellschaft und einer Ziviltechniker-Gesellschaft – bietet 1Tool echte Mandantenfähigkeit mit getrennten Belegkreisen inklusive Intercompany-Verrechnung sowie ein granulares Rollen- und Berechtigungskonzept für Geschäftsführung, Abteilungsleitung, operative Rollen und externe Beteiligte. Mandantenübergreifende Auswertungen geben der Geschäftsführung jederzeit den Gesamtblick über alle Gesellschaften.

Mobile-first für die operative Nutzung unterwegs

Ein erheblicher Teil der Wertschöpfung findet außerhalb des Büros statt – auf der Baustelle, im Kundentermin, im Showroom, beim Lieferanten oder bei der Bestandsaufnahme. Die mobile App für iOS und Android ist deshalb kein optionales Add-on, sondern fester Bestandteil der Lösung: Kundenakte und Softfacts sind vor jedem Termin abrufbar, inklusive Vorlieben, Familienkonstellation und Notizen aus vergangenen Begegnungen. Dazu kommen Projekt- und Aufgabenzugriff mit aktuellem Stand, mobile Zeiterfassung mit Start/Stopp-Timer, Foto- und Dokumentenupload direkt aus der Kamera zum Projekt, Wareneingang mobil mit Barcode-/QR-Scan sowie mobile Belegerfassung für Spesen und Eingangsrechnungen per Foto und OCR. Push-Benachrichtigungen erinnern an Freigaben, Kundengeburtstage oder Lieferterminänderungen, und dank Offline-Fähigkeit funktioniert die App auch auf Baustellen ohne stabile Netzverbindung – mit automatischer Synchronisation bei Wiederverbindung.

API-first statt manueller Exporte

1Tool versteht sich nicht als Ersatz für bewährte Systeme wie die Finanzbuchhaltung, sondern als Ergänzung. Über offene, dokumentierte Schnittstellen (API-first) lassen sich Buchhaltungssysteme, Projektmanagement-Tools, Bauzeitenpläne, Power BI und Microsoft 365 anbinden – Schnittstellen statt manueller Exporte, damit Daten dort fließen, wo sie gebraucht werden, ohne Redundanzen und ohne Doppelpflege. Reporting-seitig stehen Projekt-Cockpit, Auftragsbestand, Pipeline, Auslastung und Liquiditätsindikatoren als Out-of-the-box-Dashboards zur Verfügung.

Systeme sollen unterstützen, nicht Prozesse diktieren

Architektur- und Designfreiheit muss erhalten bleiben. 1Tool steht für keine Überstandardisierung kreativer Prozesse, sondern für eine flexible Projektlogik, die sich an die Arbeitsweise von Architektur- und Innenarchitekturbüros anpasst – nicht umgekehrt. Genau das ist der Anspruch: ein System, das den gesamten Weg von der ersten Kundenanfrage bis zur langfristigen Kundenbindung abbildet, ohne die kreative Freiheit einzuschränken, die das Premium-Segment in Architektur, Innenarchitektur und Handel mit Premium-Einrichtung ausmacht.