De introductie van een CRM-systeem is vooral gericht op een gestructureerde omgang met data en een betere afhandeling van klantprojecten. Toch beschouwen veel bedrijven de implementatie van dergelijke software als een puur IT-project, in plaats van als een holistische bedrijfsstrategie. We leggen de grootste hindernissen bij een CRM-implementatie bloot en helpen u deze te overwinnen.
1.) Onduidelijke oriëntatie
Een van de grootste obstakels bij het introduceren van een CRM-systeem is het ontbreken van een doeldefinitie.Bedrijven besluiten vaak om CRM-software in het bedrijf te brengen voordat ze daadwerkelijk weten wat het systeem moet bereiken. Maar dat is precies waar het om draait bij het kiezen van het juiste CRM-systeem - zonder een duidelijk doel wordt het voor u best lastig om een aanbieder te kiezen. Wij raden u daarom aan om voor installatie na te denken over wat de software moet kunnen en welke werkprocessen verbeterd moeten worden. Het beste is om ook advies in te winnen bij medewerkers, omdat zij het beste weten hoe het dagelijks zakenleven eruit ziet en waar er verbeterpotentieel is. Stel een afdelingoverschrijdend team samen en definieer duidelijke en meetbare doelen voor elke afdeling om ervoor te zorgen dat er rekening wordt gehouden met alle bedrijfsfuncties.
2.) Integratieproblemen
Veel grote implementaties vereisen een latere aanpassing van de applicatie. Het is dan ook onrealistisch om te verwachten dat de CRM-software direct aansluit bij bestaande bedrijfsprocessen. Noodzakelijke aanpassingen kunnen pas worden doorgevoerd nadat CRM-software is ingevoerd. Een tip om in ieder geval ernstige integratieproblemen te voorkomen is het maken van een implementatieplan. Beter U integreert stap voor stap de functies van uw CRM-systeem en concentreert zich altijd op de actuele toepassing.
3.) Geen langetermijnstrategie
CRM-software dient alleen ter ondersteuning van uw gehele klantrelatieproces. Veel bedrijven zijn zich hier echter niet van bewust en vertrouwen erop dat alle processen worden verbeterd zodra de software is geïntroduceerd. Dit is echter niet het geval als u niet vanaf het begin duidelijke taken en verantwoordelijkheden definieert. Om de fout van een gebrek aan strategische afstemming te voorkomen, moet u, voordat u het CRM-systeem implementeert, duidelijk definiëren welke taken en functies elke individuele werknemer in de software op zich zal nemen. En daarmee kom je weer bij punt 1 in onze lijst. Want verantwoordelijkheden kunnen alleen worden verdeeld als u weet wat uw doelen zijn en hoe het systeem uw medewerkers moet ondersteunen bij hun werkzaamheden. Daarnaast dient ook voor de invoering zelf een verantwoordelijk team te worden aangesteld, dat continu het succes van de implementatie bewaakt.
4.) Onvolledige gegevens
De basis van elk succesvol CRM-systeem zijn de ingevoerde gegevens en de juistheid ervan. Onvolledige, onnauwkeurige en verouderde informatie is een ander obstakel voor implementatie.Geen enkel CRM-systeem zal het verwachte succes brengen als de software onjuiste cijfers of gegevens of spelfouten bevat. Daarnaast stellen sommige ontwikkelingen en internetdiensten nieuwe eisen aan CRM-systemen - omdat dankzij het digitale tijdperk het aantal klantcontactpunten de afgelopen jaren is toegenomen en steeds meer mensen gegevens en informatie over zichzelf op verschillende kanalen vrijgeven. Als gegevens automatisch worden overgezet naar het CRM-systeem, kost het u minder moeite, maar controleert u het toch regelmatig op de juistheid ervan. Want onvolledige data zorgt niet alleen voor extra werk voor uw medewerkers, maar ook voor extra kosten. Bijvoorbeeld via marketingmailings naar verkeerde e-mailadressen of, nog gênanter, naar verkeerd geadresseerde personen.
5.) Gebrek aan goedkeuring van de werknemer
Veel medewerkers verzetten zich zodra er een grote verandering op stapel staat. Er kan dus een fout optreden bij de implementatie van uw CRM-systeem als u uw medewerkers onvoldoende overtuigt van de voordelen van CRM-software. Communiceer de voordelen heel duidelijk en versterk het vertrouwen van uw medewerkers in het gekozen systeem. Enthousiasme creëren bij de medewerkers door duidelijk te laten zien hoe hun werk er nu uitziet en hoe het in de toekomst zal verbeteren door het gebruik van een CRM-systeem. Want als je de medewerkers aan je zijde hebt, wordt ook het hele integratieproces aanzienlijk vereenvoudigd.
6.) Gebrek aan verantwoordelijkheid
Niet alleen medewerkers moeten overtuigd zijn van het systeem, ook op managementniveau is volledige goedkeuring nodig. En hier sluipen er vaak fouten in. Want vaak ontbreekt de bereidheid van het topmanagement in bedrijven om verantwoordelijkheid te nemen voor de uitvoering. Maar als leidinggevenden zich afkeren van het CRM-systeem, hoe kunnen medewerkers dan worden overtuigd? Onze tip is dan ook een duidelijke omschrijving van de beheerder die verantwoordelijk is voor de integratie. In het beste geval heeft deze persoon kennis van alle bedrijfsprocessen en van het IT-gebied. Daarnaast moet het topmanagement een voorbeeldfunctie vervullen in het omgaan met het nieuwe CRM-systeem en aan de medewerkers duidelijk maken dat alleen dit systeem wordt geaccepteerd voor het opslaan van alle gegevens.
Wilt u uw CRM-project starten?
Neem dan contact met ons op via telefoon of via kantoor @1tool.com