Under Kontakter - Duplikatdeteksjon du kan finne og slå sammen dupliserte kontakter i kontaktlisten din.
Velg sammenligningskriterier i visningen som nå vises.
Eksempel: Blant kontaktene dine er det flere personer med samme e-postadresse. Velg deretter som sammenligningskriterium E-post.
Du kan også velge flere kriterier for å begrense søket. Eksempel: Etternavn og adresse (adresse består av gate, postnummer og by).
Klikk deretter på knappen "Duplikatdeteksjon".
Duplikatene som ble funnet er oppført og kan nå slås sammen. Det skilles mellom manuell og automatisk sammenslåing.
Automatisk sammenslåing
Automatisk sammenslåing betyr at du gjør innstillinger for alle duplikater.
Die Type behandling angir hvilken kontaktgruppe som gir hovedkontakten eller hvem som lagret duplikatet ved sammenslåing.
Hovedkontakten er kontakten som er i den valgte kontaktgruppen.
Duplikatet er det som ikke er i kontaktgruppen.
Hvis begge kontaktene eller ingen er i kontaktgruppen, velges kontakten som ble funnet først som hovedkontakt.
Det modus spesifiserer hvordan dataene slås sammen. Du kan velge mellom Fullstendig og oppdatering velger.
Hvis du velger "hovedkontakt" og "oppdatering", vil hovedkontakten bli oppdatert med duplikatets eksisterende data.
På "Fullstendig" bare de ikke-eksisterende dataene til hovedkontakten oppdateres.
Hvis du velger "Dupliser" og "oppdatering", vil duplikatet bli oppdatert med hovedkontaktens detaljer.
På "Fullstendig", vil bare de ikke-eksisterende dataene til duplikatet bli oppdatert.
Ulike datoer legges alltid til.
Hvis for eksempel begge kontaktene er i ulike distribusjonslister og har ulike medlemskap eller funksjoner, vil disse bli oppført med den sammenslåtte kontakten.
Følgende eksempler for forenkling:
| Kontakt 1: | Kontakt 2: | |||||
| Fornavn: | Maximilian | Fornavn: | max | |||
| Etternavn: | Mustermann | Etternavn: | Mustermann | |||
| Fødselsdato: | 01.01.1990 | Avdeling: | Utvikling | |||
| E-post: | max.mustermann@example.com | E-post: | max.mustermann@example.com | |||
| Dokument: | Offer.pdf | Dokument: | Fakturaer.pdf | |||
| Kontaktgruppe: | Kunder | kontaktgruppe | Ansatt |
1.) Hvis følgende er valgt: "Hovedkontakt, kunder, supplement"
Du vil nå motta følgende kontakt:
| Fornavn: | Maximilian | ||
| Etternavn: | Mustermann | ||
| Fødselsdato: | 01.01.1980 | ||
| Avdeling: | Utvikling | ||
| E-post: | max.mustermann@example.com | ||
| Dokument: | Offer.pdf, Fakturaer.pdf | ||
| Kontaktgruppe: | kunder, ansatte |
- Avdelingen er lagt til.
2.) Hvis følgende er valgt: "Hovedkontakt, kunder, oppdatering"
Du vil nå motta følgende kontakt:
| Fornavn: | max | ||
| Etternavn: | Mustermann | ||
| Fødselsdato: | 01.01.1980 | ||
| Avdeling: | Utvikling | ||
| E-post: | max.mustermann@example.com | ||
| Dokument: | Offer.pdf, Fakturaer.pdf | ||
| Kontaktgruppe: | kunder, ansatte |
3.) Hvis følgende er valgt: "Duplicate, A, Update"
Du vil nå motta følgende kontakt:
| Fornavn: | Maximilian | ||
| Etternavn: | Mustermann | ||
| Fødselsdato: | 01.01.1980 | ||
| Avdeling: | Utvikling | ||
| E-post: | max.mustermann@example.com | ||
| Dokument: | Offer.pdf, Fakturaer.pdf | ||
| Kontaktgruppe: | kunder, ansatte |
4.) Hvis følgende er valgt: "Duplicate, A, Supplement"
Du vil nå motta følgende kontakt:
| Fornavn: | max | ||
| Etternavn: | Mustermann | ||
| Fødselsdato: | 01.01.1980 | ||
| Avdeling: | Utvikling | ||
| E-post: | max.mustermann@example.com | ||
| Dokument: | Offer.pdf, Fakturaer.pdf | ||
| Kontaktgruppe: | kunder, ansatte |
- Det Fødselsdato ble lagt til.
Manuell sammenslåing
For hvert duplikat finner du knappen "Duplikatbehandling" i søkeresultatet.
Alle duplikater vil nå vises. Du kan velge mellom "alt"Eller"Foretrekker"velg.
Ved å klikke på "alt“ du bestemmer deg for akkurat denne kontakten, alle data til denne kontakten lagres og det andre duplikatet forkastes.
Men hvis du klikker "Foretrekker’-knappen, vil data fra begge duplikatene bli tatt i bruk, men ett duplikat vil alltid bli prioritert over det andre duplikatet. For enklere forståelse se følgende skisse:
Hvis begge kontaktene er i samme kontaktgruppe, hvilken dynamiske attributter eier, er disse også oppført og kan behandles.
Hvis du velger "Overfør fra lister", vil lister som biler, premier, kalenderhendelser, kommentarer, dokumenter, fakturaer, kontaktgrupper, produkter... bli overført og ikke forkastet.