Onder Contacten - Dubbele detectie u kunt dubbele contacten in uw contactenlijst vinden en samenvoegen.
Selecteer vergelijkingscriteria in de weergave die nu verschijnt.
voorbeeld: Onder uw contacten bevinden zich meerdere mensen met hetzelfde e-mailadres. Kies dan als vergelijkingscriterium E-Mail.
U kunt ook verschillende criteria selecteren om de zoekopdracht te beperken. Voorbeeld: Achternaam en adres (adres bestaat uit straat, postcode en plaats).
Klik dan op de knop "Dubbeldetectie".
De gevonden duplicaten worden weergegeven en kunnen nu worden samengevoegd. Er wordt onderscheid gemaakt tussen handmatig en automatisch samenvoegen.
Automatisch samenvoegen
Automatisch samenvoegen betekent dat u instellingen doet voor alle duplicaten.
De Type behandeling geeft aan welke contactgroep het hoofdcontact levert of welke het duplicaat heeft opgeslagen bij het samenvoegen.
Het hoofdcontact is het contact dat zich in de geselecteerde contactgroep bevindt.
Het duplicaat is degene die niet in de contactgroep zit.
Als beide contacten of geen enkele in de contactgroep zitten, wordt de eerst gevonden contactpersoon als hoofdcontact geselecteerd.
De Manier specificeert hoe de gegevens worden samengevoegd. U kunt kiezen tussen: Compleet en Bijwerken te kiezen.
Als u "hoofdcontact" en "Bijwerken", wordt het hoofdcontact bijgewerkt met de bestaande gegevens van het duplicaat.
Bij de "Compleet“ alleen de niet-bestaande gegevens van het hoofdcontact worden bijgewerkt.
Als u kiest voor "Dupliceren" en "Bijwerken", wordt het duplicaat bijgewerkt met de gegevens van de hoofdcontactpersoon.
Bij de "Compleet", worden alleen de niet-bestaande gegevens van het duplicaat bijgewerkt.
Er worden altijd verschillende data toegevoegd.
Als beide contacten bijvoorbeeld in verschillende distributielijsten staan en verschillende lidmaatschappen of functies hebben, worden deze bij de samengevoegde contactpersoon vermeld.
Ter vereenvoudiging de volgende voorbeelden:
| Contactpersoon 1: | Contactpersoon 2: | |||||
| Voornaam: | Maximilian | Voornaam: | Max | |||
| Achternaam: | Mustermann | Achternaam: | Mustermann | |||
| Geboortedatum: | 01.01.1990 | Afdeling: | Ontwikkeling | |||
| E-mail: | max.mustermann@voorbeeld.com | E-mail: | max.mustermann@voorbeeld.com | |||
| Document: | Aanbieding.pdf | Document: | Facturen.pdf | |||
| Contactgroep: | Klanten | contact groep | werknemer |
1.) Als het volgende is geselecteerd: "Hoofdcontact, klanten, aanvulling"
U krijgt nu de volgende contactpersoon:
| Voornaam: | Maximilian | ||
| Achternaam: | Mustermann | ||
| Geboortedatum: | 01.01.1980 | ||
| Afdeling: | Ontwikkeling | ||
| E-mail: | max.mustermann@voorbeeld.com | ||
| Document: | Offerte.pdf, Facturen.pdf | ||
| Contactgroep: | klanten, medewerkers |
- De afdeling is toegevoegd.
2.) Als het volgende is geselecteerd: "Hoofdcontact, klanten, update"
U krijgt nu de volgende contactpersoon:
| Voornaam: | Max | ||
| Achternaam: | Mustermann | ||
| Geboortedatum: | 01.01.1980 | ||
| Afdeling: | Ontwikkeling | ||
| E-mail: | max.mustermann@voorbeeld.com | ||
| Document: | Offerte.pdf, Facturen.pdf | ||
| Contactgroep: | klanten, medewerkers |
3.) Als het volgende is geselecteerd: "Dupliceren, A, bijwerken"
U krijgt nu de volgende contactpersoon:
| Voornaam: | Maximilian | ||
| Achternaam: | Mustermann | ||
| Geboortedatum: | 01.01.1980 | ||
| Afdeling: | Ontwikkeling | ||
| E-mail: | max.mustermann@voorbeeld.com | ||
| Document: | Offerte.pdf, Facturen.pdf | ||
| Contactgroep: | klanten, medewerkers |
4.) Als het volgende is geselecteerd: "Dupliceren, A, Aanvullen"
U krijgt nu de volgende contactpersoon:
| Voornaam: | Max | ||
| Achternaam: | Mustermann | ||
| Geboortedatum: | 01.01.1980 | ||
| Afdeling: | Ontwikkeling | ||
| E-mail: | max.mustermann@voorbeeld.com | ||
| Document: | Offerte.pdf, Facturen.pdf | ||
| Contactgroep: | klanten, medewerkers |
- de Geboortedatum is toegevoegd.
Handmatig samenvoegen
Bij elk duplicaat vindt u in het zoekresultaat de knop "Duplicaatbehandeling".
Alle duplicaten worden nu weergegeven. U kunt kiezen tussen "Alle"Of"Verkiezen" Kiezen.
Door te klikken op "Alle“ u beslist voor precies dit contact, alle gegevens van dit contact worden opgeslagen en het andere duplicaat wordt weggegooid.
Als u echter klikt op "Verkiezen’ knop, worden gegevens van beide duplicaten overgenomen, maar krijgt het ene duplicaat altijd voorrang op het andere duplicaat. Zie de volgende schets voor een beter begrip:
Als beide contactpersonen zich in dezelfde contactgroep bevinden, wat: dynamische attributen bezit, deze worden ook vermeld en kunnen worden behandeld.
Als u "Overdragen van lijsten" selecteert, worden lijsten zoals auto's, onderscheidingen, kalendergebeurtenissen, opmerkingen, documenten, facturen, contactgroepen, producten... overgedragen en niet weggegooid.