Wozu
Auf dieser Seite legen Sie fest, wann 1Tool einen Kontakt als mögliches Duplikat erkennt, und pflegen individuelle Texte und Meldungen für das Kontaktmodul. Die Duplikatsprüfung arbeitet mit Feldgruppen: Jede Gruppe enthält eine Liste von Feldern, die gemeinsam auf Übereinstimmung geprüft werden. Es handelt sich um eine Unterseite der Kontakt-Einstellungen ohne eigenen Menüeintrag.
So arbeiten Sie
- Logik verstehen — Innerhalb einer Gruppe müssen alle Felder übereinstimmen, damit ein Kontakt als mögliches Duplikat gilt. Zwischen den Gruppen gilt die ODER-Logik: Sobald eine einzelne Gruppe übereinstimmt, wird der Treffer gemeldet.
- Feldgruppen definieren — Legen Sie unter Kontakt-Dublettenprüfung: Feldgruppen eine oder mehrere Gruppen an, jeweils als Liste von Feldern. Beispiele sind eine Gruppe nur mit Firma, eine nur mit Handy oder eine mit Name + Vorname.
- Kombinationen wählen — Bilden Sie Gruppen so, dass echte Duplikate zuverlässig gefunden werden, etwa „Name+Vorname“ oder „Straße+PLZ+Ort“. Die Reihenfolge der Felder innerhalb einer Gruppe spielt keine Rolle.
- Individuelle Texte pflegen — Hinterlegen Sie im Bereich Individuelle Texte und Meldungen bzw. Hinweistexte die gewünschten Meldungen.
- Speichern — Sichern Sie Ihre Einstellungen, damit die Konfiguration wirksam wird.
Fallen
- Sind keine Gruppen konfiguriert, findet keine Duplikatsprüfung statt. Es gibt dann keine Warnung bei doppelten Kontakten.
- Zu weit gefasste Gruppen (z. B. nur ein einzelnes, häufiges Feld) erzeugen viele falsche Treffer. Zu enge Gruppen übersehen echte Duplikate.
- Weil innerhalb einer Gruppe alle Felder übereinstimmen müssen, führt bereits eine kleine Abweichung in einem einzigen Feld dazu, dass die Gruppe nicht anschlägt.
- Änderungen wirken sich auf die künftige Erkennung im gesamten Kontaktmodul aus; bereits bestehende Kontakte werden dadurch nicht rückwirkend zusammengeführt.