Wozu
Auf dieser Seite legen Sie fest, welche Werte in E-Mails eingesetzt werden, wenn zu einem Kontakt keine passenden Daten vorliegen. Sie bestimmen unter anderem die Art der Anrede und die Ersatztexte für Anrede, Titel, Vorname, Nachname und Firma. Damit vermeiden Sie leere Lücken oder unpassende Formulierungen in versendeten E-Mails. Die Seite ist eine Unterseite der Mail-Einstellungen und im Menü nicht direkt aufgeführt.
So arbeiten Sie
- Anredeform wählen — Legen Sie unter der ersten Auswahl fest, ob im Platzhalter die Sie-Anrede oder die Du-Anrede verwendet werden soll.
- Geschlecht als Standard setzen — Wählen Sie über die zweite Auswahl den Standardwert, wenn das Geschlecht unbekannt ist (Unbekannt, Frau oder Herr).
- Ersatztexte eintragen — Hinterlegen Sie die Texte, die als Platzhalter für Anrede, Titel, Vorname, Nachname und Firma dienen, falls beim Kontakt keine Angabe vorhanden ist.
- Werte prüfen — Nutzen Sie die Info-Hinweise neben den einzelnen Feldern, um sicherzugehen, dass jeder Platzhalter im gewünschten Zusammenhang sinnvoll ist.
- Änderungen übernehmen — Ihre Eingaben werden pro Feld gespeichert. Kontrollieren Sie nach der Eingabe, ob der neue Wert übernommen wurde.
Fallen
- Die eingetragenen Ersatztexte greifen nur dann, wenn beim jeweiligen Kontakt keine echten Daten vorliegen. Vorhandene Kontaktdaten haben immer Vorrang.
- Die gewählte Anredeform (Sie-Anrede oder Du-Anrede) wirkt sich auf alle E-Mails aus, die diese Platzhalter verwenden. Prüfen Sie vor einer Umstellung, welche Vorlagen betroffen sind.
- Wenn Sie hier zu allgemeine oder leere Ersatztexte hinterlegen, können E-Mails unpersönlich oder lückenhaft wirken. Wählen Sie neutrale, aber sinnvolle Formulierungen.
- Der Standardwert für das Geschlecht beeinflusst die automatisch erzeugte Anrede bei unbekannten Kontakten. Setzen Sie ihn bewusst, um Fehlanreden zu vermeiden.